تعلم أسلوب إدارة فرق العمل الافتراضية بنجاح - أصبح كل شيء ممكن بالانترنت

تعلم أسلوب إدارة فرق العمل الافتراضية بنجاح - أصبح كل شيء ممكن بالانترنت

اكتشف كيف يمكنك الإشراف على عمل العاملين معك عن بعد، حتى لو لم يكونوا في المكتب ذاته.

اليوم وفي عصر الانترنت، لا داعٍ أبداً لتواجد العاملين في شركة من الشركات في مكان واحد أو ضمن المبنى ذاته، فمن خلال التكنولوجيا، يمكنك الآن الاعتماد على فكرة إدارة فرق العمل من بعيد أو كما نقول لها استراتيجية إدارة فرق العمل الافتراضية عن بعد.

في هذه الحالة، يلزم وجود نظام إداري فعال وقوي لتتمكن من المحافظة على إنتاجية أعضاء كل فريق من فرق العمل عن بعد، وكذلك مساعدة الشركة على أداء أعمالها ومهامها.

هناك أعداد لا تحصى من المزايا والفوائد التي تتحقق من العمل بالاعتماد على وجود فرق عمل افتراضية، يمكنك توسيع نطاق عمل البزنس لديك، وفي الوقت نفسه، التعاقد مع العاملين الاحترافيين المؤهلين كما يجب ومن أي مكان كان، وتنويع فريق العمل.

لكن، في الحقيقة إدارة هذه الفرق تساعد على جلب كمية لا يستهان بها من التحديات في الحياة اليومية للبزنس، ومن دون العمل كما يجب على هذا النوع من الأعمال، يمكن أن يعاني عملك التجاري من مشكلات في الإنتاجية والعلاقات ضمن فرق العمل.

ولهذا السبب، حضرنا لك هذه المقالة التي تساعدك في التعرف على المزايا والخصائص التي يمكن أن تنعم بها شركتك من خلال إدارة منظمة لفرق عملك افتراضياً عبر الانترنت.

بعض المتطلبات الرئيسية لضمان إدارة فرق العمل الافتراضية

قبل البدء بإعداد المخطط التنظيمي الناظم لفريق العمل اونلاين، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار الخصائص والأمور المميزة التي يقوم عليها نظام ريادة الأعمال الخاص بشركتك وكذلك فرق العمل الاحترافيين فيها. من الضروري تقييم الاحتياجات، وبشكل أساسي، المشكلات المحتملة التي يجب على أعمالك تجنب الوقوع فيها.

يعتبر التنظيم واحداً من المتطلبات الأساسية الأكثر أهمية لضمان السير الجيد والمنظم لفرق العمل الافتراضية.

كما هو الحال في إدارة الوثائق بالشكل الملائم ليكون ممكناً مراجعتها من دون أية مشكلات، سواء لمَن يتواجد في المكتب أو مَن يعمل عن بعد.

لكي تتمتع بالفوائد والمزايا التي تتحقق لك من وجود فرق عمل افتراضية، تحتاج إلى وضع بنية منظمة وملائمة لكي يعملوا فيها.

تعتبر التقنية واحدة من الحلفاء الأكبر لك في مثل هذه اللحظات، وكما يعتبر ضرورياً إعادة قولبة وتنظيم العمليات لكي تتعامل وكما يجب مع مثل هذا النموذج الجديد.

كيف يمكن إدارة فرق العمل الافتراضية ؟ 

إدارة فرق العمل الافتراضية تجلب لك سلسلة من التحديات، كما ذكرنا، والتي تحتاج إلى مواجهة في كل يوم، ولكن جزءاً جيداً منها يتم تسهيله بتحسين نوعية عملك كمدير لها.

من الضروري أن تلتزم بعض الحذر أثناء اتخاذ بعض القرارات لضمان زيادة الإنتاجية بالأسلوب الأمثل.

تعرف فيما يلي على النصائح التي نقدمها لك لتسهيل هذه الإدارة عليك وزيادة إنتاجية العاملين:

1- حدد الأمور التي تنوي تحقيقها

كل عامل من العاملين في فرق العمل لديك يجب أن تكون لديه فكرة واضحة عما تتوقع الشركة منه، لكن هذا الأمر يمكن أن يصبح أكثر أهمية وقيمة عندما يتعلق الأمر بفرق العمل على الانترنت، العاملين عن بعد. في المحصلة، لا يتواجد هؤلاء العاملون في المكتب معك، وفي ظل ذلك، يكون أمامك فرص أقل للاجتماع بهم ومناقشة موضوع ما او تفصيل معين يتعلق بمشروع من المشاريع.

لهذا السبب، قبل البدء بالعمل مع الفرق ضمن هذا الموديل، تأكد من أنك تتحدث كما يجب مع أعضاء الفريق حول الأعمال المحددة والمطلوبة من كل عامل من العاملين.

إلى جانب أن هذا الأسلوب في العمل يسمح لك بإنجاز الأعمال بالشكل اللائق، كذلك يسهّل الإشراف على الأعمال والمهام بين أعضاء فريق العمل الواحد.

2- تعاقد مع العاملين المؤهلين والخبراء

هناك جزء حاسم وأساسي تقوم عليه إدارة فرق العمل الافتراضية وهو اختيار العاملين عن بعد للتعاقد معهم ليكونوا جزءاً من الفريق.

بما أنه ليس هناك حاجة إلى اختيار أشخاص ومرشحين من منطقة إقامتك، يزداد أمامك نطاق البحث وفرص الحصول على المزيد من الخيارات. لهذا السبب، تذكّر دوماً الخصائص التي تجسد العامل المثالي الذي يمكن أن يكون هدفاً صحيحاً لك و لشركتك.

3- وثق كل المعلومات المهمة 

من المحتمل أن يعاني الفريق الذي يعمل على الانترنت عن بعد من صعوبة في الرجوع إلى المعلومات إذا لم تكن مكتوبة وموثقة كما يجب في مستند، ويزداد احتمال أن يرتكب أحد العاملين الأخطاء إذا لم يعلم أو لم يعرف الطرق الصحيحة التي يجب عليه السلوك فيها.

هناك جزء من الإدارة الجيدة لمثل هذه الفرق تقوم على كتابة المعلومات المهمة بطريقة واضحة ويمكن الوصول إليها بسهولة. تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يمكنهم العثور بسهولة على ما يحتاجون إليه.

4- استعمل الأدوات الملائمة

في الحقيقة يمكن ربط ووصل العاملين عن بعد بسهولة من خلال استخدام بعض الأدوات والمعدات المخصصة لذلك. يجب عليك كقائد فريق أن تجمع لهم هذه الأدوات والمعدات الأساسية في مكان محدد والبدء بطريقة إنتاجية.

على سبيل المثال، سوف تحتاج إلى برمجيات أو برنامج يساعدك على إجراء مكالمات الفيديو، والتواصل بشكل آني مع أعضاء الفريق الواحد ومشاركة المعلومات والملفات بينكم.

صفات فريق العمل الافتراضي الناجح

تُرى، هل يمكنك أن تتخيل ماذا يعني أن يكون لديك فريق عمل يعمل عن بعد ويكون ناجحاً؟ عندما تعثر على العاملين المناسبين لك، يمكنك بالفعل أن تفيد أعمالك وتحقق النجاح.

والتعرف على الصفات والخصائص المرغوبة لمثل هؤلاء العاملين يسهّل عليك الأمر كثيراً، ويساعدك أثناء وضع الأهداف التي يجب الوصول إليها ضمن مستوى الجودة والنوعية التي تصف عمل الموظفين.

1- التوافق والانسجام مع فريق العمل المحلي

إن مَن يعمل مع مزيج من فرق العمل المحلية والافتراضية عن بعد يحتاج إلى ضمان أنهم يعملون بكل انسجام وتوافق مع بعضهم. وهذا يعني تقديم الأدوات الضرورية لهؤلاء العاملين ليتفاعلوا بطريقة إنتاجية مع بعضهم ومع العمل، والتعاون فيما بينهم.

على سبيل المثال: لا يمكننا اعتبار أنه لمجرد أن فريق العمل الذي يتواجد في المكتب، ولكونه يعمل داخلياً، هو الوحيد القادر على العثور على المعلومات المحددة، بل جميع العاملين المعنيين بالأمر يجب أن يكون لديهم إمكانية الحصول على هذه المعلومات والاستعانة بها متى أرادوا.

2- شحنة عالية من التحفيز

فريق العمل الافتراضي الجيد يحتاج أيضاً إلى أن يكون محفزاً، ويشعر بالحماس. في الحقيقة يُعتبر أسهل عليك تحفيز مَن يعمل ضمن المكتب من العاملين عن بعد، هذا في الحقيقة قد يصبح أصعب على مَن يعمل عن بعد.

يمكنك أن تتأكد من أنك تعمل مع فريق عمل عن بعد بنوعية جيدة عندما تلاحظ أن هؤلاء العاملين يمكنهم المحافظة على حماسهم للعمل وتحفيزهم له في ظل التحديات والمواقف المختلفة والمتنوعة التي تواجههم.

3- خبرة في العمل عن بعد

أن يشكل الموظف جزءاً من فريق عمل افتراضي هو أمر قد يعتبر صعباً كثيراً على مَن ليست لديه الخبرة في هذا النموذج من الأعمال. ولهذا السبب، يجب عليك أن تبقى مترقباً لكل ما يحدث أثناء العمل على الانترنت بشكل بعيد عن الشركة أو مكان العمل.

بهذه الطريقة، يمكنك العمل مَع مَن يمكنه مواجهة التحديات في هذا النوع من الأعمال، ولديه الخبرة الضرورية لتقديم النوعية الجيدة من الأعمال بهذا السياق.

خاتمة

الآن، وبعد أن تعرفت على الخصائص والصفات التي تميز إدارة فرق العمل الافتراضية يكون الوقت قد حان لتبدأ التنفيذ، والتنعم بالمزايا والفوائد التي يقدمها لك هذا النوع من الأعمال.

بمعنى آخر، حان وقت التطبيق! 

اعتمد على الأدوات والمعدات التي تساعدك على إبقاء فرق العمل مرتبطين مع بعضهم، وهنا يكمن السر في نجاح هذا الموديل من العمل.

ما رأيك؟ هل لديك أية تساؤلات أو تعليق على الموضوع؟ شاركنا برأيك عبر مساحة التعليقات أسفل المقال.

في الختام، نترك لك مقالاً يتحدث عن 6 أساليب تساعدك على تدريب وتطوير العاملين

كل التوفيق 

وإلى اللقاء في منشور آخر و تدوينة أخرى

والسلام عليكم

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط - الكوكيز (cookies) لتحسين تجربة التصفح لديك.‎‎