تعلم طريقة إعداد تقرير إداري يخبرك بشكل جيد عن أعمالك التجارية

تعلم طريقة إعداد تقرير إداري يخبرك بشكل جيد عن أعمالك التجارية

التقرير الإداري الناجح يمكن أن يكون الأداة التي توصلك إلى النجاح في أعمالك التجارية، تعرف على الأسباب

هل لديك أعمال تجارية حرة أو تعمل في شركة وتحتاج إلى إعداد تقرير إداري بشكل دوري يخبرك عن وضع أعمالك والمسار الذي يسلكه النشاط التجاري؟

في الحقيقة يعتبر قيادة عمل تجاري تحدياً كبيراً يواجه رائد الأعمال، لكن مع هذا لا يمكن اعتباره أمراً مستحيلاً. في المحصلة، هناك العديد من الأساليب والاستراتيجيات والموارد التي تساعد رواد الأعمال على الوصول إلى النجاح في أعمالهم.

إدارة الموارد المالية، العاملين، المستودعات، التسويق واستراتيجيات البيع هي بعض المسؤوليات التي يجب أن يقوم بها كل مدير. ومن النظرة الأولى لجميع هذه الموارد نلاحظ أنه أمام المدير الكثير من المهام والمسؤوليات لكن صدقنا أن وجود تقرير إداري منظم يسهل كل ذلك.

والفرضية بسيطة جداً، لكن هناك بعض المدراء لا يعلمون كيف يضعون التقارير كما يجب، إذا كنت تعاني من بعض المشاكل في إعداد التقارير أيضاً، لا تقلق! فقط تابع قراءة هذا المقال وسوف تكتشف لوحدك كيف يمكنك التغلب على مثل هذه المشكلة.

أهمية إعداد تقرير إداري

قبل أن نتحدث عن طريقة وضع تقرير إداري، مما لا غنى عنه أن نشرح لك الأهمية والفوائد التي تتحقق من وضع التقارير وانعكاسات ذلك على الوضع الاقتصادي.

على الرغم من أننا نعيش في ظل وضع اقتصادي لا يتمتع بالاستقرار، إلا أن هناك الكثير من رواد الأعمال في العالم العربي يفكرون في مزاولة ريادة الأعمال.

عثرنا على تقرير نشره موقع Statista (عام 2018) ويتحدث عن الدول العربية التي يميل فيها الشباب إلى مزاولة ريادة الأعمال ويفضلون أن يكون لديهم عملهم التجاري الخاص بهم.

شملت الدراسة التي تم القيام بها 3500 شخص من دول الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، كانت الفئة العمرية المختارة بين 18 و 24 عاماً… 

من التقرير يتضح أن دولة الإمارات العربية المتحدة كانت من أعلى الدول العربية التي يرغب شبابها في أن يكون لهم عمل خاص بهم، بنسبة بلغت 24% من نسبة الخاضعين للدراسة، وفي السعودية بلغت نسبتهم 18%، أما في دولة قطر فكانت النسبة 13%.

في الصورة تقرير عن أكثر الدول العربية التي يزاول سكانها ريادة الأعمال والبدء بعمل خاص بهم

تقرير عن أكثر الدول العربية التي يزاول سكانها ريادة الأعمال والبدء بعمل خاص بهم

مصدر الصورة: موقع Statista

في ظل هذه الأرقام، يعتبر ترك الخوف جانباً والرهان على الحلم الخطوة الأولى، يجب أن تكون استراتيجياً وتعمل بكل جد واجتهاد للوصول إلى أعلى مستوى أداء يمكنك تحقيقه.

في هذا السياق، يأتي دور التقرير الإداري فيبرز أداة أساسية في متابعة الأعمال التجارية، يقدم الوضع على حقيقته بوضوح أكبر وهذا ما يساعد رائد الأعمال كثيراً في ساعات اتخاذ القرارات ليكون أكثر صواباً ودقة.

من خلال هذا التقرير يمكن أن تلاحظ بدقة النتائج التي تم الوصول لها، وإعادة التفكير في الأعمال والإجراءات التي لم تعد عليك بالنتائج المرجوة، هذا لأن التقرير يقدم لك التفاصيل التي تتعلق بالبيزنس ويعطيك فكرة واقعية عن أدائك خلال الفترة الزمنية التي تختار تقييم أدائك خلالها.

6 عناصر يتمتع بها التقرير الإداري الجيد 

بعد أن تعرفت على أهمية إعداد تقرير إداري جيد ومفيد عن أعمالك التجارية، حان الوقت لكي تتعلم طريقة وضع مثل هذا التقرير، ولهذا سنتحدث عن 6 عناصر يعتبر وجودها أساسياً لنقول بالفعل أنه لدينا تقرير إداري جيد جداً.

بهذا الأسلوب، سنتحدث عن العناصر بكل بساطة ومن دون أية تعقيدات ليسهل عليك تنفيذها والقيام بها لتصل إلى التقرير الذي تحلم به.

الفهرس
1- ابدأ بالعنوان عند إعداد التقرير الإداري 2- مقدمة وتمهيد للتقرير الإداري 3- أهداف التقرير 4- ملخص التقرير 5- نتائج التقرير 6- خاتمة التقرير

1- ابدأ بالعنوان عند إعداد التقرير الإداري

يعتبر التقرير وثيقة تفيد في قياس الأداء المتحقق من أعمالك التجارية ومساعدتك على اتخاذ القرارات، لهذا السبب، من المهم جداً أن يكون لهذا التقريرعنوان يوضح الغاية منه.

باعتبار أنه يمكن أن يكون على طاولة رائد الأعمال الكثير من التقارير في شتى المجالات، فإن وضع عنوان واضح لكل تقرير هو أمر لا غنى عنه ليتعرف بسهولة وسرعة على مضمون التقرير بطريقة سهلة وفعالة.

2- مقدمة وتمهيد للتقرير الإداري

وضع سياق وتوضيح معنى التقارير الإدارية هو عنصر هام جداً لأنه يسمح للشخص الذي يتم توجيه هذا التقرير له، سواء كنت أنت أم شخص آخر، بأن يحدد ويفهم أكثر الجوانب التي سيجري تحليلها ضمن التقرير.

من الضروري أن تضع نصاً يمهد للتقرير الإداري، ويجب أن يكون مختصراً وهادفاً لكي يعطي المحلل أو الشخص القائم على المراجعة المعلومات الضرورية، الإحصائيات والنتائج التي سيتم تقديمها.

3- أهداف التقرير

من البديهي أن يتم وضع كل تقرير من التقارير وفق غاية محددة، بهذا الأسلوب، لا تنس أن تضيف إلى تقريرك الأهداف المرجوة من هذا التقرير وركّز على ذكر الجوانب التي تهم بالفعل والمفيدة لأعمالك.

يجب على كل تقرير أن يكون أداة ووثيقة سهلة التحليل والفهم، وأن يكون لها هدف واضح جداً. بهذا الأسلوب، قبل أن تبدأ العملية، اختر بعناية المعلومات التي سيجري تقديمها لتكون متناسقة و متلائمة مع أهدافك.

4- ملخص التقرير

يمثل الملخص نصاً يمكن قراءته بسرعة ويجب أن يتضمن المعلومات الأكثر أهمية للتقرير. بهذا الأسلوب، تتجنب أن يتم قراءة التقرير بالكامل في كل مرة يحتاج فيها المدير للاطلاع على ما يحتويه هذا التقرير عند حاجته لاتخاذ قرار من القرارات.

وضع خلاصة معينة للتقرير يعمل على تحسين إدارتك للوقت ويقودك جيداً في اتخاذ القرارات بسرعة وأمان، في المحصلة، يتم تقديم المعلومات بطريقة هادفة أكثر ويمكن أن يكون على شكل خريطة ذهنية mental map.

5- نتائج التقرير 

هناك عنصر هام من العناصر لا يتوجب على تقريرك أن يهمل ذكره وهو النتائج!

في مثل هذا الحيز يجب أن تذكر جميع الملاحظات التي تعتبر هامة، مثل الإحصائيات، الجداول، الرسوم البيانية والمقاييس التي تشرح الأداء والنتائج.

6- خاتمة التقرير

الخاتمة عنصر يعمل على اختتام التقرير الإداري بمفتاح من ذهب كما يُقال. تعد الخاتمة أداة لتسليط الضوء على النتائج التي تم التوصل لها، والبيانات التي تم جمعها في هذا الصدد.

لاحظ أن إعداد تقرير إداري لا يقوم على ذكر الآراء الشخصية، من خلال مساعدة البيانات، يتم إثبات الخاتمة من خلال استخدام المعلومات الحقيقية والتي تعتبر حديثة العهد، لهذا السبب، تعد خاتمة التقرير حيزاً مهماً جداً يساعدك على إدارة البيزنس بالأسلوب الصحيح.

تعلم طريقة إعداد تقرير إداري بـ 8 خطوات فقط

هناك الكثير من رواد الأعمال الذين يتعاملون مع مسألة وضع تقرير إداري على أنه مسألة تقوم على الكثير من التحديات، لكن في الحقيقة يعتبر وضع تقرير مسألة تشكل جزءاً من إدارة المشاريع وحازت على المزيد من الاهتمام والصدى في الآونة الأخيرة.

أمام هذا السيناريو، سوف نحدثك عن الخطوات الثمانية التي تحتاج لها لإعداد تقرير إداري احترافي ويساعدك في التعرف أكثر على وضع أعمالك وكسب المال واستغلال جميع الفرص الكامنة في السوق.

الفهرس
1- قم بالتخطيط قبل أن تبدأ إعداد تقرير إداري 2- راهن على استخدام الأدوات والمعدات المفيدة 3- استخدم لغة واضحة وسهلة عند وضع التقرير 4- اعتمد على أسلوب رواية القصص لجذب الانتباه في التقرير 5- حدد المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية KPIs التي سيتم استخدامها 6- اعتمد على أسلوب المقارنات في التقرير الإداري 7- اعتمد على إدخال عناصر مرئية في التقرير 8- قم بمراجعة سريعة ونهائية

1- قم بالتخطيط قبل أن تبدأ إعداد تقرير إداري

يعتبر التخطيط أفضل طريقة لإعداد تقرير إداري شامل وكامل بحيث يكون قادراً على جلب الفوائد والمزايا لأعمالك التجارية. وإلا، من الممكن أن تخسر الوقت على التحضير لتقرير غير كامل أو يحتوي على بيانات غير مفيدة.

قبل تقديم أي نوع من التقارير، حدد الأهداف، وقرر المعلومات التي سيتم عرضها في التقرير والتي يمكن أن تساعد البيزنس لديك على النمو. لهذا السبب، ابدأ بالإجابة على الأسئلة التالية:

  • لمَن يتم إعداد هذا التقرير؟ 
  • الغاية من هذا التقرير؟
  • المعلومات التي سيتم جمعها في التقرير؟
  • ما هي البيانات التي يمكن أن تساعد رائد الأعمال على اتخاذ القرارات؟

2- راهن على استخدام الأدوات والمعدات المفيدة

تعتبر الكفاءة في إدارة الشركات هدفاً شائعاً لكل رائد أعمال، صحيح؟ ما رأيك في استغلال أدوات ومعدات الإدارة المؤتمتة لإنشاء تقرير إداري؟

لهذا السبب، توجد العديد من التقنيات التي تعمل على تبسيط هذه المهمة، وتحسين الوقت وضمان نتيجة تبعث على الرضا والقبول.

إن الاقتراح الأول لمثل هذه الأدوات هو Google Data Studio وهي أداة تساعد على عرض البيانات والقادرة على تحويل المعلومات إلى تقارير جميلة عن الإدارة، سهلة القراءة وبسيطة الفهم.

الاقتراح الثاني من هذه الأدوات والمعدات هو:  Oracle وهي منصة تساعد على إدارة المشروعات ومراقبة النتائج بكل سهولة.

من بين الوظائف التي تقدمها هذه المنصة خدمة التكامل مع برمجيات أخرى للإدارة، تحليل البيانات وإدارة التقارير.

في الصورة موقع oracle وهو من الأدوات الأساسية لإعداد تقرير إداري - من أدوات إعداد تقرير إداري

موقع oracle وهو من الأدوات الأساسية لإعداد تقرير إداري

مصدر الصورة: موقع Oracle

ننصح أيضاً بأن تستثمر في استخدام أدوات ومعدات في مجال الذكاء الصناعي Artificial Intelligence والذي يعني خصائص معينة تتمتع بها البرامج الحاسوبية بحيث يتم إجراء تعديلات عليها وتطويرها لتقومَ بأفعال تشبه الأفعال التي يقوم بها البشر، ويتمتع هذا الذكاء بالقدرة على التعلم والاستنتاج وحل المشكلات (بحسب الفيديو التالي)

مصدر الفيديو: اليوتيوب – قناة العين الإخبارية

تعد أدوات الذكاء الاصطناعي جوهرية لاتخاذ القرارات السريعة والآمنة. تقوم أفضل الأنظمة بجمع البيانات، تنظيمها، تصنيفها وتحليلها، وبهذا تعمل على تسهيل العمل.

3- استخدم لغة واضحة وسهلة عند وضع التقرير

إذا كنت تعتقد أن التقرير الإداري يجب أن يتضمن مفاهيم محددة ولغة معقدة، حان الوقت لتغيير هذه الفكرة بالكامل.

المثالي هو أن يكون التقرير الإداري سهل الفهم والقراءة والتفسير. لهذا السبب، حاول أن تكون واضحاً وراهن على استعمال لغة خفيفة وذكر العناصر الضرورية فقط.

بهذه الطريقة، لا تطيل الشرح وتذكّر أن النشاط اليومي المثقل بالأعمال لرائد الأعمال يتطلب منه أن يقوم بقراءة التقرير.كلما كان من السهل قراءة وتفسير التقرير الإداري كلما كان أكثر فائدة وأهمية للبيزنس.

4- اعتمد على أسلوب رواية القصص لجذب الانتباه في التقرير

بشكل عام، يتكون التقرير الإداري من العديد من البيانات والمعلومات، وهذا يمثل أحد الأسباب التي تجعل الكثير من المدراء يعتبرونه وثيقة صعبة الإعداد والتفسير.

لكن من الضروري توضيح أن كل شيء يعتمد على الاستراتيجية أثناء إعداد التقرير، وحتى يكون المحتوى جذاباً ولا يجعل القارئ أو المحلل يشعر بالملل من المفيد أن تصيغ من الصور في التقرير قصة مفيدة.

بهذا الأسلوب، تتمكن من توحيد العرض ووصف الوضع الذي يتم تحليله بطريقة بسيطة وتقدم النتائج.

وهذا يسمح بفهم النتائج وتوليد تفاعل أثناء القراءة.

5- حدد المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية KPIs التي سيتم استخدامها

هل لديك عادة استخدام مقاييس الأداء ومؤشرات الأداء لإدارة أعمالك التجارية؟

إذا لم يكن ذلك جزءاً من استراتيجياتك حتى الآن، من المفيد والضروري أن تبدأ الآن بذلك.

عادةً ترتبط مؤشرات الأداء هذه بالأهداف الرئيسية المرجو تحقيقها، ولهذا السبب، يتم توجيه التقارير الإدارية بالأسلوب الملائم.

لهذا اختر المقاييس التي سيتم استعمالها، استخرج البيانات وقم بعملية فصل للمعلومات. في المحصلة، ليس من الضروري أن يتم إضافة كل ما لديك من معلومات في التقرير الإداري.

6- اعتمد على أسلوب المقارنات في التقرير الإداري

عندما نرغب في تقييم أداء الاستراتيجيات، الأقسام العاملة، المنتجات أو حتى العاملين في شركة، من الجوهري أن نضع نقطة معينة أو مجال للمقارنة، أليس كذلك؟

لهذا السبب، يجب أن تفكر في ذلك الآن فيما يتعلق بإعداد تقرير إداري، اختر الفترة التي يتم فيها جمع البيانات وتحليلها، حدد الأهداف والغايات لرسم الخطوات المقبلة.

في حال كنت تريد استخدام الجداول، قم برسم أعمدة بحيث تكون سهلة المشاهدة والمقارنة.

يمكنك، على سبيل المثال، وضع عمود يحتوي على الأهداف، وعمود آخر يتضمن النتائج التي تم الوصول لها.

وهذا يسهّل فهم النتائج بكل اختصار ويساعد على وضع الخاتمة في نهاية التقرير.

7- اعتمد على إدخال عناصر مرئية في التقرير

كما ذكرنا سابقاً، يجب على التقرير الإداري أن يكون واضحاً وسهل التفسير، من أجل الوصول إلى هذه النتيجة، مما لا غنى عنه أن تستغل العناصر المرئية.

إن الأعمال الروتينية الثقيلة والتي تمتلئ بالإلتزامات تتطلب الأدوات والأعمال الديناميكية. تقديم تقرير يتضمن مئات الصفحات لا يمكن اعتباره أمراً جيداً أو يتصف بالإنتاجية.

لكن بالمقابل يشكل استخدام الرسوم البيانية، الخرائط الذهنية وحتى الفيديوهات خلال عرض تقديمي أسلوباً يمكن أن يسهل فهم المعلومات.

8- قم بمراجعة سريعة ونهائية

بعد أن يكون كل شيء جاهز، يكون الوقت قد حان لإجراء عملية مراجعة سريعة. في هذه المرحلة، تحتاج إلى بذل الجهد كيلا يحتوي النص النهائي على أية أخطاء إملائية، وبيانات غير متوافقة مع بعضها، ومعلومات لا تتعلق ببعضها أو غير الحقيقية.

تذكّر أن مثل هذه المراجعة تجلب لك الكثير من المصداقية للتقرير الإداري، وبالتالي ضمان فائدة حقيقية تتولّد منه. أي بهذا الأسلوب يمكن للتقرير أن يفي بالغرض المرجو منه في تسهيل إدارة الأعمال أو البيزنس.

خاتمة

بعد قراءة هذا المقال، بالتأكيد أصبحت تعلم تماماً مدى أهمية إعداد تقرير إداري يتحدث عن أعمالك ويضيء أمامك الطريق لاتخاذ القرارات بشأن الخطوات المقبلة.

والأهم من ذلك، هو أنه أصبحت لديك فكرة كاملة عن طريقة وضع التقرير الإداري بكامل المراحل والخطوات، وضمان إعداد تقرير يتمتع بالاحترافية ويفي بالغرض بالفعل.

ما رأيك؟ هل جربت من قبل إعداد تقرير إداري يلزم لأعمالك التجارية؟

شاركنا برأيك أو مشاكلك التي واجهتها عبر مساحة التعليقات.

نترك لك أخيراً مقالاً يقدم لك العديد من النصائح الذكية بشأن إعداد عرض تقديمي جذاب ويبهر الحضور.

بالتوفيق وإلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

السلام عليكم

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط - الكوكيز (cookies) لتحسين تجربة التصفح لديك.‎‎