تعرف على نموذج الـ Workshop وطريقة تنظيم هذا الحدث الهام بنجاح

تعرف على نموذج الـ Workshop وطريقة تنظيم هذا الحدث الهام بنجاح

أحضر ورقة وقلم ودّون المراحل التي ستساعدك على تنظيم ورشة عمل لجمهورك المستهدف.

إحدى أفضل الخيارات لمَن يريد ريادة الأعمال والعمل في مجال الاعمال هو مشاركة المعارف والخبرات التي لديه مع الناس، ولهذا يوجد عدة طرق وخيارات، منها الكورسات، المحاضرات، الدورات وكذلك ورشات العمل أو الـ Workshops. ولهذا في هذا المقال بالذات سوف نتحدث عن طريقة تنظيم ورشة عمل .

من خلال هذه الأحداث (الورشات) التي تقوم على فترة زمنية أقصر في العادة من وسائل وصيغ المحتويات الأخرى، باتت الورشات تأسر قلوب الكثير من الناس خصوصاً صانعي المحتوى الراغبين في ربح مال إضافي وكسب تفاعل أكبر من جانب الجمهور.

إذا كان هذا هو حالك بالضبط، لكن لا زالت لديك بعض التساؤلات حول طريقة إعداد هذا الحدث المهم، تابع قراءة هذا المقال. سوف نشرح لك معنى ورشة العمل، الميزات التي تتكون منها وكذلك النقاط الرئيسية التي تحتاج لها لتنظيم ورشتك بأسلوب مميز.

ما معنى ورشة عمل ؟

ورشة العمل هي نوع من أنواع المحتوى (حدث) يتم تنظيمه ويجمع أشخاصاً مهتمة بتعلم المهارات أو المعارف التي تتعلق بموضوع معين أو مجال محدد. وهو نوع من التدريبات التي يكون الهدف منها هو تطوير مهارة محددة عن طريق أنشطة معينة.

يتم تقديم هذه الورشة بواسطة أحد المنسقين أو أكثر، المسؤولين عن المحتوى، ويقومون بتوجيه الأشخاص والمشاركين أثناء سير الحديث، ومن المعتاد أن تدوم الورشة لوقت قصير نسبياً، حيث يكون التركيز منصباً على إنتاجية المشاركين.

بهذا المعنى، يشارك هؤلاء الأشخاص بشكل فعلي وعملي في الحدث، سواء من خلال النقاش والحديث عن حالات معينة أو عن طريق أنشطة وأعمال أخرى.

وأخيراً، كل جلسة ندوة من المعتاد أن تقدم عرضاً موجزاً عن الموضوع الذي تتحدث عنه، ومن ثم يتخلل الجلسة حوار ضمن مجموعات وكذلك عن الأعمال والأنشطة من الناحية العملية. 

ما الفرق بين ورشة العمل والدورة التدريبية ؟

في الحقيقة، وعلى الرغم من الخلط الذي قد يحدث بين هذين المفهومين، إلا أن هناك أموراً واختلافات موجودة بينهما وتكمن الرئيسية منها فيما يلي.

هذه الفكرة تم استهلامها من هذا الفيديو الذي عثرنا عليه على يوتيوب، والذي يقدم نظرة متكاملة عن الفرق بين هاتين الصيغتين، وطبعاً عندما تدرك هذه الفروقات وتضعها نصب عينيك يمكنك التركيز على المحتوى والاستفادة من هذين الحدثين فيما يتناسب مع أهدافك في البزنس.

عادة الدورة التدريبية تكون لمدة أطول من الزمن مقارنة مع ورشة العمل أو الـ workshop والتي تدوم عادة لساعات محدودة على مدار يوم او يومين، على حسب الغاية المرجوة منها.

كما أن القائم على الورشة ويديرها يسمى المنسق أما في الدورة التعليمية فمن الشائع أن يتم إطلاق اسم “المدرب” عليه. والمشتركون في الورشة اسمهم  “المشاركون”، لأنه وكما تحدثنا في بداية هذا المقال، يكون لهم دور فاعل وانتاجي في ورشة العمل وليس حضور بالاسم فقط. أما المشتركون في الدورة التعليمية عادة ما يُطلق عليهم اسم “المتدربون”.

شاهد الفيديو القصير والمفيد:

مصدر الفيديو: يوتيوب

على سبيل المثال 

إنشاء ورشة عمل تتحدث عن التسويق الرقمي أو الـ Digital Marketing يمكن أن تبدأ من خلال عرض تقديمي تقني يتحدث عن هذا الموضوع، ومن ثم يتخلل ذلك نقاش أو حوار بين المشاركين في الورشة. 

بعد ذلك، يتم تقسيم الحضور إلى مجموعات ويتم توزيع عمل أو مهمة معينة على كل مجموعة، وفي هذه الفرصة بالذات يضع أعضاء الفريق الواحد المهارات والعلوم التي اكتسبوها للخروج الى حلول من الناحية العملية.

يتم اختتام ورشة العمل هذه بتحليل للنتائج التي تم التوصل إليها.

بشكل عام، تعد الكورسات التعليمية وورشات العمل خيارات عظيمة لنقل ومشاركة المعارف وتمكين المشاركين والمتدربين.

ما سبب عقد workshop ؟

الآن بعد أن فهمت معنى ورشة العمل، يجب عليك أن تتساءل إذا كان حقاً يستحق العناء تنظيم ورشة عمل أم لا.

وفي الحقيقة لا يمكن اعتبار تنظيم ورشة عمل بالأمر الصعب أو المعقد جداً كما يبدو عليه، بل الفوائد التي تتحقق من ذلك بالفعل تستحق العناء.

يريد الناس التقدم دوماً وتعلم أموراً أخرى، وهذا ما يسبب نمو سوق الكورسات والتخصصات بشكل دائم. بكلمات أخرى يقدم ذلك إمكانات كبيرة لكسب العملاء المحتملين من أجل منتجاتك وخدماتك.

ولا يتوقف الأمر عند ذلك وحسب، بل عند عقد ورشة عمل تتألق في هذا الحدث الخاص كمرجع في مجال الحديث، في المحصلة إذا تمكنت من تنظيم حدث من هذا النوع فهذا برهان على أنك تدرك تماماً ما تتحدث عنه ويمكن للجمهور بذلك أن يثق بك أكثر.

وبالطبع لا يمكننا نسيان فرصة محاولة كسب المزيد من العملاء الملائمين للبزنس لديك من جراء ورشات العمل هذه، نطلق على مثل هذا الاسم وهذه التقنية اسم “prospecting“.

تخيل أنك تعلم الجمهور طريقة حل مشكلة من المشكلات وتقدم لهم الحلول التي بإمكان البزنس لديك تقديمها لهم، بالتأكيد في مثل هذه الحالة، سيكون المشاركون أكثر استعداداً للتعاون معك والعمل إلى جانبك بعد أن أصبحوا يدركون تماماً إمكانات منتجاتك وخدماتك التي تقدمها لهم.

طريقة تنظيم ورشة العمل – خطوة بخطوة

بعد قراءة هذه المعلومات الآن، واتخذت قرارك بالتحضير لورشة عمل، يكون الوقت قد حان لمشاركة المعارف والمعلومات مع الناس. والآن من المهم أن تقرأ الخطوات التفصيلية لتتمكن من ذلك على أكمل وجه.

الفهرس
1- اختر الموضوع أو المجال الذي ستتحدث عنه في ورشة العمل 2- اختر الجمهور الذي تريد استهدافه بالورشة 3- حدد المكان والتاريخ والتوقيت 4- حدد التفاصيل التي تتعلق بالحدث ورتب لها 5- اجمع المواد والأدوات اللازمة 6- سوّق لورشة العمل وروّج لها 7- رحب بالمشاركين في الـ workshop أجمل ترحيب 8- لا تنسَ الاهتمام بمرحلة ما بعد الورشة – ما بعد الحدث

1- اختر الموضوع أو المجال الذي ستتحدث عنه في ورشة العمل

الخطوة الأولى التي يجب عليك أن تخطط لها عندما تبدأ التحضير لورشة العمل هي اختيار الموضوع الذي سوف تتحدث عنه.

فقط بعد أن تحدد المجال أو الموضوع الذي ستتطرق له سوف تكون قادراً على اتباع الخطوات الأخرى كما يجب.

النصيحة الأولى التي نقدمها لك هي أن تختار موضوعاً تجيد الحديث عنه كما يجب، إن الحديث عن موضوع لا تعرفه جيداً يمكن أن يعرضك إلى ارتكاب الكثير من الأخطاء، مما يؤثر سلباً على صورتك وسمعتك بين العملاء.

وكذلك يمكن أن يجعلك تشعر بالمزيد من التوتر أثناء الحديث إلى الجمهور.

حتى لو كنت بالفعل تتقن مجال عملك، حاول أن تتعلم أكثر عنه، ابحث عن حالات من النجاح على الويب، تحدث إلى العاملين في المجال وقدم المواد التي تساعد الجمهور، مثل الكتب، الرسوم البيانية، الفيديوهات والصور، وبهذا تغني المحتوى وتقدم المزيد من القيمة للمشاركين معك.

اخيراً يجب على الموضوع أن يكون مهماً بالنسبة للجمهور المستهدف، ويثير اهتمامهم، كما يجب أن يكون موضوعاً مبتكراً ويوحي بالجديد. حاول تقديم قيمة للناس الذين يسجلون في الحدث، فمثل هذه الأوقات تعتبر اللحظات الملائمة للتفكير بشكل يفوق المألوف.

2- اختر الجمهور الذي تريد استهدافه بالورشة

إذا كان يجب على الموضوع أن يكون مهماً لجمهورك، فيجب أن تعرف جمهورك كما يجب لكي تتمكن بالفعل من اختيار الموضوعات التي تثير اهتمامهم ويحتاجون لها.

لهذا السبب، حاول أن يكون لديك رسم واضح لملامح شخصية العميل التي تلائم أعمالك، persona، لكي تفهم المشكلات التي يعاني منها هذا الجمهور، وتتعرف على الطرق التي يمكن من خلالها لورشة العمل لديك أن تساعدهم على حل المشكلات والصعوبات لديهم.

بالإضافة لذلك، يعتبر التعرف على جمهور المثالي أمراً يقدم لك المزيد من التفاصيل المهمة حول طريقة التحدث إليهم، نبرة الحديث، الترتيب للحدث أو الفعالية، نوع المواد التعليمية التي ستقدمها لهم وكذلك الأنشطة والتمارين العملية التي ستوزّعها عليهم وغير ذلك.

3- حدد المكان والتاريخ والتوقيت

بعد أن تحدد موضوع الورشة وتتعرف قليلاً على جمهورك وما ستقدمه لهم بالمبدأ. يكون الوقت قد حان لتحدد المكان والزمان الملائمين لورشة العمل، وكذلك يجب أن تفكر في كل ما تحتاج إليه مكانياً لإنجاز هذه الورشة على أكمل وجه.

من المهم أن تبحث عن مكان لطيف وملائم لكي تحدث الورشة فيه، وهذا يساعد على تجسيد ونقل المعارف والعلوم بسهولة ووضوح إلى المشاركين، كما يجب أن تفكر في حجم الجمهور، ونوع البنية المادية التي ستكون ضرورية في مكان انعقاد الورشة.

4- حدد التفاصيل التي تتعلق بالحدث ورتب لها

هناك تفصيل آخر مهم ويجب أن تأخذه في عين الاعتبار، وهو المخطط التفصيلي للورشة ومدتها. 

ليس هناك قاعدة ثابتة لمثل هذه التفاصيل، حيث تعتمد على المجال الذي تريد الحديث عنه والظروف.

لكن تذكّر أنه وسطياً تصل مدة ورشة العمل إلى 6 أو 8 ساعات مع وجود فترة استراحة للغداء، وكذلك فترات لإقامة علاقات تعارف بين المشاركين وتعزيز الـ networking.

بشكل عام، يمكن تقسيم ورشة العمل إلى اللحظات التالية:

  • الافتتاح، ويتخلله تقديم سريع للمنسقين.
  • شرح للمحتوى الذي يتم تقديمه
  • فترة استراحة للغداء أو تناول فنجان من القهوة بعد الظهر
  • الأنشطة والتمارين العملية أو مجال للتفاعل بين المشاركين
  • فاصل لتناول فنجان من القهوة (استراحة أخرى)
  • تحليل للنتائج التي تم الحصول عليها بواسطة المشاركين واختتم الحدث.

5- اجمع المواد والأدوات اللازمة

بعد إتمام التفاصيل التي تتعلق بالمخطط التفصيلي للحدث أو ورشة العمل، حاول تأمين المعدات والأدوات التفصيلية التي ستحتاج إليها في ورشة العمل.

وهذا يشمل جميع الأجهزة الالكترونية، البافلات الصوتية، الميكروفونات، أجهزة العرض التقديمي، جهاز الإسقاط وشاشة الإسقاط، الحواسيب، المواد التعليمية وحتى الدفاتر التي ستوزّعها على المشاركين لتدوين النقاط المهمة ومشاركاتهم عليها.

حاول تحضير كل شيء بشكل مسبق وبوقت كافٍ لكي لا تتعرض لأي نوع من المفاجآت في هذا السياق، جرب جميع المعدات لكي تكون على استعداد لاستبدال ما لا يعمل منها كما يجب.

6- سوّق لورشة العمل وروّج لها

يكون الوقت الآن قد حان للتسويق والترويج لهذا الحدث، لكي يتم كل شيء على أكمل وجه، ابدأ بالترويج لهذه الورشة على الأقل خلال مدة شهر من موعدها.

ابحث عن وسائل التواصل الاجتماعي التي يتواجد عليها جمهورك المستهدف، وركز أعمالك التسويقية عليها، يمكنك إعداد المنشورات على فيسبوك، انستقرام أو حتى لينكيد إن مثلاً، أو التخطيط للحملات التسويقية عبر البريد.

عند إنشاء المحتويات التسويقية، حاول تمرير جميع المعلومات الأساسية للمشاركين، مثل الموضوع، التاريخ، التوقيت، المكان والأشخاص المسؤولين عن إدارة الورشة (المنسقون) وكذلك المدعوون وذكر مدة الورشة (بالساعات) لكي يستعد الجمهور المشارك على أكمل وجه.

7- رحب بالمشاركين في الـ workshop أجمل ترحيب

في هذه المرحلة تكون على استعداد لاستقبال المشاركين في يوم انعقاد الورشة، استقبل المشاركين بأفضل صورة، قدم الإرشادات لهم وللفريق الذي سيعمل معك عن طريقة تثبيت حجزهم والمصادقة على أسمائهم.

ولا تنسَ أن تبقي ناظريك على الساعة والتوقيت! احترم المواعيد التي وضعتها لبداية ونهاية هذا الحدث، بهذا الأسلوب تتجنب الأخطاء والمشكلات التي قد تؤثر سلباً على نوعية وجودة الـ workshop ككل.

8- لا تنسَ الاهتمام بمرحلة ما بعد الورشة – ما بعد الحدث

لا تفكر أن العمل على الورشة ينتهي بمجرد انتهاء الجلسة وخروج المشاركين. بل في الحقيقة كل ما مررت به يشكل البداية فقط.

مرحلة ما بعد الحدث هي مرحلة مهمة جداً وتعادل أهميتها الحدث ككل، باعتبار أنه في مثل هذه المرحلة يجب أن تعمل على كسب تفاعل الجمهور والمشاركين.

بعد نهاية الورشة، ارسل ايميل لهم تشكرهم فيه على مشاركتهم وحضورهم، وأخبرهم عن الوقت الذي ستكون فيه شهادة الحضور متوفرة لهم.

إذا كنت قد سجّلت محتوى الورشة، تعتبر فكرة جيدة جداً ان تقدم هذا المحتوى الذي جرى تسجيله لهم، أو حتى للناس الذين لم يتمكنوا من الحضور رغم الإعلان عن رغبتهم بذلك.

ولا تنسَ أن ترافق تقديمك لهذا المحتوى الذي جرى تسجيله باستمارة في صفحة الإعلان عن ذلك لكي يضع الناس معلوماتهم التسجيلية لكي تتعرف عليهم أكثر وتكسبهم عملاء محتملين أكثر لأعمالك.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، أن تتعرف على طريقة تنظيم ورشة عمل للزبائن المحتملين لأعمالك هو استراتيجية لطيفة وذكية تساعدك على كسب العديد من الفرص، في كسب عملاء جدد والتوسع في حضور ماركتك في السوق.

فقط ركز على اتباع الخطوات التي شرحناها هنا للورشة لتكسب الاستفادة منها وركز على تقديم كل ما هو مفيد بالفعل للجمهور، لكي تكسب ثقتهم واحتمال أن يشتروا منك بالفعل.

ما رأيك؟ شاركنا برأيك أو تساؤلاتك عبر مساحة التعليقات أسفل المقال ونحن نجيب.

كل التوفيق!

في الختام، نترك لك مقالاً يتحدث عن استراتيجية توفير استمارة لمعرفة آراء الناس.

إلى اللقاء في منشور آخر و تدوينة أخرى

والسلام عليكم

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط - الكوكيز (cookies) لتحسين تجربة التصفح لديك.‎‎