تعلم كيف تتعامل مع مسألة الأولوية في العمل والأعمال، وكيف تبهر مديرك وشركتك بأدائك وتفكيرك الاستراتيجي

تعلم كيف تتعامل مع مسألة الأولوية في العمل والأعمال، وكيف تبهر مديرك وشركتك بأدائك وتفكيرك الاستراتيجي

8 نصائح ذكية واستراتيجية سوف تساعدك على خطف الأنظار في العمل ونيل إعجاب الجميع

كل بيئة من بيئات العمل ولها ظروفها الخاصة بها، وكذلك أنماط التعايش معها. في الحقيقة بيئة الشركات هي بيئة تتمتع في العادة بنمط متسارع، وهذا ينتج عنه الكثير من الطلبات والمشاريع، ومن هنا في ظل هذه الأوضاع تأتي بالسؤال التالي: “كيف احدد اولوياتي في العمل ؟”

والتحدي الكبير الذي يكمن هنا هو: ما هي درجة الأولوية بالنسبة لكل مشروع من المشاريع، وكيف يمكن للعامل أو الموظف أن يحدد الترتيب الصحيح للأعمال والمهام؟

وعن هذا بالذات سوف أتحدث في هذا النص. سوف تتعلم كيف يمكنك التعامل مع الكثير من الطلبات والأعمال والمشاريع المهمة في العمل. ترى هل يمكن بالفعل أن تحدد وتكشف عن الطلبات الأكثر أولوية وأهمية وعجلة من غيرها من الطلبات الهامة؟

تابع القراءة وسوف تكتشف بنفسك.

ما الفرق بين: مهمة لها أولوية   ×   مهمة مستعجلة ؟ 

الخطوة الأولى لكي تتمكن من التعامل مع الأعمال والمشاريع التي لها أولوية هي أن تتمكن من تحديد درجة الأولوية التي تقوم عليها كل وظيفة أو كل مشروع. بهذا الأسلوب يمكنك منح الأولوية اللازمة على حسب درجة العجالة أو السرعة التي يجب أن يتم تسليم المشروع أو المهمة خلالها.

عندما نقول أنه لدينا مهمة لها أولوية فهذا يعني أنه يجب أن يتم تسليمها قبل المهام والأعمال والمشاريع اليومية التي تزاولها في العادة.

إذاً الوظائف والمشاريع التي تعتبر اولوية تستحق اهتماماً خاصاً من الموظف أو العامل، باعتبار أنه يجب تسليمها خلال وقت محدد، ربما كان قصيراً أو يخرج عن المدة المعتادة.

الآن، عندما نتحدث عن أنه لدينا مهمة أو مشروع يقوم على درجة عالية من الأولوية (مستعجل) وأن إتمام ذلك مرهون بقدرة الفريق أو أحد فرق الشركة على إتمام وإكمال مشاريع أخرى هامة ذات صلة، فهنا بالذات نتعامل مع مهمة عاجلة أو مستعجلة ويجب على هذا النوع من المشاريع أو الاعمال أن يحظى بكل الاهتمام والعناية من جانب العامل.

بهذا يتفرغ الفريق أو الموظف الذي تلقى هذه المسألة أو هذا المشروع لكي يسلمه في أسرع وقت ممكن أو على الأقل ضمن الفترة الزمنية التي حددتها الشركة له أو الفريق صاحب الطلب.

بالنظر إلى هذه التفاصيل، أضمن لك أنك تسير على الطريق الصحيحة وستبدأ بإدراك الوقت اللازم تخصيصه على كل مهمة أو وظيفة.

ولكي نساعدك على التألق في هذا، ونيل إعجاب مديرك وزملائك، كتبنا لك بعض النصائح التي ننصحك بقراءتها بإمعان وانتباه لكي تحقق الفائدة منها.

وإليك رسالة أخيرة: تذكّر أن نجاح شركة من الشركات يعتمد كثيراً على عمل ونتائج كل عامل وموظف فيها، اتفقنا؟                                                                     

كيف احدد اولوياتي في العمل ؟ 8 نصائح واقعية

لا يمكننا اعتبار التعامل مع الأعمال والمهام التي تقوم على الأولوية العالية أمراً مستحيلاً، بل هو أمر يمكن القيام به من خلال التدريب والتمرين.

خصوصاً أنه بقراءة النصائح الي كتبناها لك، سوف تتمكن بالفعل من الاستعداد أكثر لذلك.

الفهرس
1- عندما تصل إليك المهمة أو المشروع لا تتفاعل فوراً 2- حاول أن يكون لديك تدوين شخصي للمهام التي تقوم على أولوية 3- اقترح تاريخاً معقولاً لتقدم رد 4- كُن استباقياً لتعديل تواريخ إتمام المهام والوظائف الأخرى غير الطارئة 5- عندما يكون لديك تساؤلات حاول الاعتماد على الأصدقاء 6- قدر الإمكان حاول تأجيل بعض الأعمال اليومية التي لا تعتبر ضرورية في مثل هذه اللحظات 7- حاول استغلال الفترة الزمنية التي تعتبر فيها أكثر إنتاجية  8- حاول أن تحترم حدود طاقاتك
 

1- عندما تصل إليك المهمة أو المشروع لا تتفاعل فوراً

عندما تصل مهمة من المهام او مشروع، خصوصاً الذي يقوم على درجة من الأولوية، من المعتاد أن يتفاعل الموظف أو العامل مباشرة مع هذا الظرف، سواء من الناحية اللفظية أو عن طريق الكتابة، ويعبر عن عدم تأكده من أنه سيكون لديه الوقت الكافي لتسليم هذه المهمة أو المشروع.

إن مثل هذا التصرف والسلوك طبيعي، حيث بمجرد أن نتلقى مهمة أكثر علاوة على ما لدينا، يبدأ دماغنا بالتفكير في جميع المهام التي نقوم بها ككل، وهذا يجعل وعينا وإدراكنا للوقت محدوداً، و يمنعنا من رؤية البدائل الممكنة التي أمامنا في تلك اللحظة.

لهذا السبب، أنصحك بأن تتنفس الصعداء، تتمهل قليلاً عن الرد، وتفتح الأجندة أو المكان الذي تسجل فيه مواعيدك، وتلقي نظرة على مهل على التواريخ التي لديك، الممتلئة والشاغرة، وبهذا سيكون لديك وعي أفضل بالبدائل المتاحة أمامك، وإذا كان بالفعل هناك إمكانية لتبديل تاريخ مهمة بمهمة أخرى لا تعتبر عاجلة كثيراً. بهذا الأمر يمكنك حل الكثير من المسائل. 

2- حاول أن يكون لديك تدوين شخصي للمهام التي تقوم على أولوية

هذه النصيحة أساسية إذا كان سؤالك: “كيف احدد اولوياتي في العمل ؟”

أن يكون لديك مكان أو مفكرة تدون فيها المشاريع والمهام الاستثنائية التي تحصل عليها هو ما يساعدك على إدارة الوقت بأسلوب رائع.

عندما لا تقوم بذلك، كيف يمكن أن تكون على يقين من أنك لن تتمكن بالفعل من العثور على الوقت لإتمام ذلك؟ 

3- اقترح تاريخاً معقولاً لتقدم رد

كما شرحنا في النصيحة الأولى، لا يمكن دوماً أن تقدم رداً أو إجابة للشخص الآخر فوراً، لكن لا يعتبر أبداً احترافياً أن تترك الشخص من دون أي جواب ولفترة طويلة.

هذا التصرف يؤثر سلباً على التواصل بين فرق العمل، ويُضعف الحماس للعمل المشترك بين الفريق، والعمل التعاوني أيضاً بين فرق العمل، وبالطبع، لا تتمنى أبداً حدوث مثل هذا الشيء معك، صحيح؟

وكنتيجة على ذلك، يعدم ذلك التواصل الجيد والفعال في الشركة.

4- كُن استباقياً لتعديل تواريخ إتمام المهام والوظائف الأخرى غير الطارئة

لتعلم أنك الشخص المسؤول تماماً و100% عن وقتك وتنظيم الأعمال.

إذاً لمَ لا تستغل ذلك قدر الإمكان إذا كانت شركتك تمنحك الاستقلالية في العمل، لكي تتمكن من تغيير تواريخ تسليم بعض الأعمال أو حتى الترتيب الذي ستعمل فيه، خصوصاً فيما يتعلق بالمهام والأعمال اليومية الأقل عجلة.

مثلاً: إذا كان لديك تقريراً يجب تسليمه حتى يوم الخميس مساءً، ولم يكن عاجلاً، يمكنك التواصل ربما مع الفريق الذي طلب منك ذلك او من مديرك وتقترح عليه تاريخاً آخر للتسليم؟ يوم الثلاثاء المقبل مثلاً؟ مَن يدري؟ قد يسير الأمر على ما يرام وأنت تربح وقتاً إضافياً.

بهذا الأسلوب يدرك مديرك أنك تسير على الطريق الصحيح في التفاوض على تسليم الأعمال والمشاريع، وهذا يجعل زملائك في العمل يتعلمون ذلك منك، وبهذا تساهم في إيجاد مناخ إيجابي في العمل، أليس صحيحاً؟

5- عندما يكون لديك تساؤلات حاول الاعتماد على الأصدقاء

عندما تمر بشكل مفاجئ بالكثير من المهام والمشاريع، وتشعر أنه لن يكون ممكناً حلها لوحدك، يمكنك الاعتماد على مساعدة من أصدقائك.

تذكّر أنك تعمل في بيئة شركات متنوعة، ويمكنك الاعتماد على مساعدة رفاقك وزملائك، وهذا الأمر صحي، ويغني معلوماتك وخبراتك، ويحفز على تبادل الخبرات والمعارف.

تخيل ملامح مديرك عندما يراك تطلب مساعدة زميل أو زميلة لك في العمل، أراهن على أنه سيكون سعيداً، لأنه بذلك تبرهن على أنك منفتح لتقبل الآخر وطلب المساعدة منه أو مساعدته عند الحاجة.

فزملائك، خصوصاً عندما يكون لديهم خبرة أكثر، يمكنهم مساعدتك كما يجب على تنظيم المهام الأساسية والأعمال، ولهذا السبب، حاول الاستفادة من خبراتهم قدر الإمكان.

6- قدر الإمكان حاول تأجيل بعض الأعمال اليومية التي لا تعتبر ضرورية في مثل هذه اللحظات

إليك نصيحة أخرى مهمة، وفي نفس الوقت، تعتبر استراتيجية وذكية.

في الحقيقة، هنا يكمن السر لمَن يريد التألق والتميز في حل الأعمال والمشاريع العاجلة التي يتم طلبها.

صدّق أن هذه التقنية لا تساعدك فقط على منحك المزيد من الوقت وحسب، بل تساعدك على العمل بإبداع، واستراتيجية وتخطيط رائد، وتجعلك أكثر مرونة.

ربما الكثير من العاملين يفكرون كذلك: “اليوم هو الخميس، وليس لدي الكثير من الأعمال لأقوم بها اليوم، فضلاً عن أنها نهاية الأسبوع. سأنهي ما هو مطلوب مني اليوم وبعد ذلك أحاول التحدث مع أصدقائي على الواتساب، أو مع زملائي….”.

أراهن على أنك ربما قد مررت بمثل هذا الوضع من قبل، صحيح؟ لكن صدقنا أنك ستحصل على نتائج رائعة إذا فكرت بالطريقة التالية: “سوف أحاول استباق بعض الأعمال والمهام المطلوبة مني ليوم السبت”.

إن مثل هذه التقنية سوف تمنحك المزيد من الوقت، وهذا سيجعلك أكثر سعادة لتبدأ الأسبوع الجديد.

7- حاول استغلال الفترة الزمنية التي تعتبر فيها أكثر إنتاجية 

ربما تفكر في مدى تأثير ذلك على أدائك لكي تتعامل مع الطلبات الأكثر اولوية، صحيح؟

هل سمعت بمبدأ باريتو في العمل؟

 

مصدر الفيديو: يوتيوب

يقوم هذا المبدأ على القاعدة التالية:

“20% من الأسباب مسؤولة عن 80% من المنجزات”، وهذا ما هو معروف بالقاعدة 80/20

فيما يتعلق بالإنتاجية:

يمكننا الوصول إلى قاعدة أن 20% من إنتاجيتنا مسؤولة عن 80% من النتائج التي سنحصل عليها.

الآن يأتي السؤال التالي: هل تعتبر نفسك منتجاً ليلياً أم نهارياً أو لا فرق بين الليل والنهار بالنسبة لك؟

عندما تعرف الإجابة على هذا السؤال، سوف تتمكن من تكريس نفسك للعمل ضمن الوقت الذي تعتبر فيه الأكثر إنتاجية، وعندها ترتاح في باقي الوقت لتجديد الطاقة.

كنتيجة على ذلك، تنجز مهامك بالكثير من الحافز وبأقل وقت ممكن.

8- حاول أن تحترم حدود طاقاتك

كل واحد منا وله حدوده الطبيعية لطاقاته، في المحصلة لسنا آلات، لدينا أيضاً حدود لقدراتنا على تحمل المهام والأعمال.

إذا حصلت على طلب عاجل وشعرت أنك ستحمله فوق طاقاتك، ننصحك بالتوقف عن كل ما تقوم به، واطلب المساعدة من مديرك أو اخرج قليلاً من بيئة العمل، اطلب كأساً من الماء، التقط أنفاسك واسترخ لمدة 15 دقيقة.

هذه التقنية سوف تساعدك في المحافظة على التوازن البدني، والعقلي والذهني، والعاطفي وكذلك السماح لذهنك بالتفكير بشكل فاعل.

إن التفاعل مع الأمر بهذا الأسلوب يساعدك على التعامل كما يجب مع زملائك ولا يؤثر سلباً على مناخ العمل.

مهارات تحتاج لها لمنح الأولوية الصحيحة للأعمال والمهام

إذا وصلت إلى هنا، فهذا يعني أنك أحببت الموضوع جداً، وأنك تشعر بالفضول للتعرف على بعض المهارات والأساليب التي تساعدك على إحراز التحول الحقيقي في حياتك.

بهذا تحتاج إلى التعرف على المهارات التالية:

1- معرفة الذات

من المهم أن تعرف ذاتك كما يجب، حيث لا ينفع أبداً المراهنة على قدراتك على التعامل مع الطلبات والمشاريع المستعجلة أو التي تقوم على أولوية في العمل إذا كنت لا تعلم تماماً الحدود الطبيعية التي يمكنك تحملها وتحترمها.

2- التعاطف او empathy

وهو ما يساعدك في المحافظة على مناخ من الإلفة والصداقة في العمل ويجعلك مثالاً للكثير من زملائك.

3- المرونة

تسمح لك المرونة بوضع أفكار إبداعية، وتقيم العديد من الخيارات والبدائل التي تساعدك على حل المشكلات والتحديات التي تواجهها.

4- الصبر

لكي تتمكن من تنظيم المهام والأعمال التي تقوم على أولوية، تحتاج إلى الصبر لكي تسمح لذهنك بالتفكير بطريقة هادئة، والسرعة في مثل هذه الحالات فقط تتسبب في إساءة الأوضاع.

5- مستوى رائع من التنظيم 

إذا لم تتمكن من تنظيم نفسك كما يجب، ربما تفقد السيطرة والتحكم، ولهذا السبب، يصبح من الصعب أكثر حل المسائل والأعمال المعقدة والعاجلة، إلى جانب المشكلات التي يمكن أن تنشأ من ذلك وتعيق أعمال فرق العمل الأخرى.

6- الذكاء العاطفي 

وهذه مهارة أخرى يجب عليك تطويرها  جيداً لكي تتعلم السيطرة والتحكم بمشاعرك، ولكي لا تؤثر سلباً على مناخ العمل الذي تحتاج إليه جميع الفرق العاملة.

7- الذاكرة الجيدة

وهذا لا يعني أنه يجب عليك أن تتذكر كل مهمة أو وظيفة تمر بها أو تنجزها، أو حتى تتذكر الشخص الذي قدم لك هذه المهمة، أو أن يخطر على بالك كل ما قيل، كل كلمة مكتوبة في الأجندة…الخ

في المحصلة، لسنا آلات أو روبوتات، لكن على الأقل تحتاج إلى أن تتذكر كل موعد مبرم، سواء كان مع فريق عمل آخر أو عضو عامل في الفريق ذاته.

لا يمكن أن تنسى النظر إلى الأجندة اليومية لديك وإلقاء نظرة على الأعمال والمهام والاجتماعات اليومية الموجودة هناك، فالأخطاء في مثل هذه اللحظات ربما تؤثر سلباً على تأدية بعض الأعمال المهمة.

8- الشفافية 

التحلي بالشفافية يساعدك على أن تكون صريحاً وتطلب من بعض الفرق تاريخاً معيناً يمس مهمة أو مشروع مستعجل، وهذا كله مرهون بمدى قدرتك على أن تكون شفافاً.

من الضروري أن تكون شفافاً في مناخ العمل، لأن هذه المهارة تتعلق بالتواصل الواضح بينك وبين الأشخاص الآخرين.

إذا لم توضح حاجتك الأساسية أو موقفك، لن يفهم الآخرون تماماً ما تريد، وبهذا يجعل من المستحيل أن يتمكنوا من مساعدتك.

9- الإبداع 

بما أنك متواجد في عالم الشركات، والذي يعاني من الكثير من التغييرات وبحركة متسارعة، من المهم أن تطور لديك هذه المهارة، والتفكير بطريقة إبداعية، التفكير بأسلوب يخرج عن المألوف، ومحاولة البحث عن طرق إبداعية ورائدة لإيجاد الحلول، والتعامل مع الطلبات المستعجلة بوضوح أكبر وذكاء.

10- التفاوض 

لكي تتمكن من إتمام جميع المهام بالشكل المفيد، ووضع الحلول الذكية والمفيدة مع فرق العمل الأخرى، تحتاج إلى أن تتحلى بالمهارات التي تساعدك على التفاوض والاستماع، وكذلك تحليل العروض والوصول إلى الحل الأفضل.

ربما تعرف الكثير من الناس الرائعين، والقادرين على التفكير في بدائل رائدة وإبداعية، لكنهم لا يعرفون كيف يتفاوضون وبهذا يؤثر ذلك سلباً على المهارات والمواهب الأخرى التي لديهم.

وأنا متأكد من أنك لا تريد لمثل ذلك أن يحدث، ولهذا السبب، سوف تتعلم التفاوض صحيح؟ 

11- الثقة بالذات

وهو ما يمكنه أن ينقل صورة واضحة للشركة بالكامل بأنك تتقن عملك، وتعتبر قادراً على التعامل مع الطلبات التي تقوم على أولوية وكذلك الطلبات المستعجلة في الشركة.

عندما تثق بنفسك، يمكنك توليد طاقة إيجابية ويمكن نقلها إلى جميع العاملين معك، وبهذا تصبح مثالاً أعلى للثقة بالنفس ويعتبرك الزملاء مرجعاً لهم في ذلك.

12- التركيز 

قبل حل الطلبات المستعجلة في العمل، إنك بحاجة إلى التركيز. وإذا كنت تعاني من بعض فقدان التركيز عندما تسمع موسيقى بينما تعمل، وأنا مثال على ذلك، امتنع عن فعل ذلك، كيلا يؤثر على تركيزك على حل المشكلات وإنجاز المشاريع والمهام.

وهذا بالمقابل لا يعني أنه يجب عليك التوقف عن الاستماع للموسيقى لكن كل ما أردنا قوله هو تجنب جميع العوامل التي يمكن أن تؤثر سلباً على تركيزك في العمل.

ومن هنا تأتي أهمية ممارسة معرفة الذات، لكي تتعرف على نقاط قوتك وضعفك والاستفادة قدر الإمكان من إمكاناتك ومهاراتك وأن تصبح أكثر إنتاجية.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، بالتأكيد تشعر الآن بالمزيد من الثقة للتعامل مع أي عمل من الأعمال والمهام التي تقوم على عجلة أو لها درجة عالية من الأولوية.

نأمل أن تكون نصائحنا قد ساعدتك بعض الشيء في مهنتك، وسوف نكون سعداء جداً إذا تعرفنا على رأيك عبر مساحة التعليقات أسفل المقال.

في الختام نترك لك مقالاً يتحدث عن طريقة الـ GTD لزيادة إنتاجيتك في العمل

كل التوفيق، وإلى اللقاء في منشور آخر وتدوينة أخرى

والسلام عليكم

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط - الكوكيز (cookies) لتحسين تجربة التصفح لديك.‎‎