تعلم كيف تستفيد من مخطط باريتو Pareto Distribution Diagram لمنح الأولوية الصحيحة للمهام والوظائف والمشاكل

تعلم كيف تستفيد من مخطط باريتو Pareto Distribution Diagram لمنح الأولوية الصحيحة للمهام والوظائف والمشاكل

20% من الأمور أو المشكلات تكون مسؤولة عن 80% من أرباحك ونجاحك أو شقائك وخسارتك في السوق. اكتشف ذلك من خلال مخطط باريتو.

هل سمعت من قبل بمخطط باريتو أو Pareto Chart ؟ 

هذه الأداة وهذا المخطط يمكن أن يساعدك بالفعل في التغلب على المشكلات والصعوبات التي تواجهها، وتزيد من نوعية وجودة أعمالك التي تقوم بها. في الحقيقة هي أمور هامة جداً يريدها كل رائد أعمال، صحيح؟

إن إدارة الأعمال بغض النظر عن منطقة الأداء، يعتبر تحدياً كبيراً. 

في الكثير من الأحيان، يعلم المدير أنه توجد مشكلات، لكنه لا يستطيع أن يتعرف على الأسباب واتخاذ القرار الذي يحدد المشكلة التي تقوم على درجة عالية من الخصوصية أو الأولوية.

إذا كنت تمر بالموقف ذاته أو تريد أن تتعلم كيف تحل العوائق والمشكلات التي يمكن أن تظهر في الحياة اليومية، حان الوقت لذلك.

تابع قراءة هذا المقال لتتعرف أكثر على مخطط باريتو وتحسن الاستفادة منه لصالحك وصالح أعمالك التجارية

ماذا يعني مخطط باريتو  Pareto Chart ؟ 

يمثل مخطط باريتو أو المنحنى باريتو أداة لإدارة الجودة والتي يمكن تطبيقها في الحياة اليومية في الشركة أو الحياة الشخصية. كل نظام يستند على فكرة أن الأشياء الصغيرة يمكن أن تكون مسؤولة عن توليد إنجازات ضخمة.

بهذا الأسلوب، تقوم هذه الطريقة على تحديد المواقف التي تكون مسؤولة عن توليد أكبر قدر ممكن من المشكلات، ومنح الأولوية لها من خلال استراتيجيات مقاومة الأزمات ومواجهتها.

على سبيل المثال، أحد العاملين الأحرار الذي يواجه العديد من الصعوبات في إدارة أمواله وزيادة المبيعات، يمكنه أن يركز على تصحيح الجوانب التي تولد أكبر قدر ممكن من الجوانب السلبية في حياته المهنية.

بمعنى آخر، بدلاً من أن يحاول أن يكون متعدد الوظائف، مما قد يزيد من احتمالات تعرضه للمواقف المفاجئة، يستطيع عندها أن يتصرف بأسلوب استراتيجي ويركز على جذور المشكلات.

كيف ظهر المخطط باريتو ؟

إحدى الطرق الأكثر فائدة لإدارك معنى ووظيفة أداة إدارة المهام هذه هي أن تتعرف على أصلها ومنشأها.

لهذا السبب، سنعود قليلاً في التاريخ إلى عهد العالم الاقتصادي (فيلفريدو باريتو) أو Vilfredo Pareto الذي أسس هذا المخطط.

بدأ كل شيء في عام 1897 عندما وصل الأخصائي الاقتصادي الاجتماعي والعالم السياسي الإيطالي إلى المبدأ الذي مفاده أن 80% من غنى وثروات العالم كانت تتركز في أيادي 20% فقط من الناس.

كان هذا الإفصاح هاماً جداً لدرجة أنه لاحقاً قد تم تطبيقه والتفكير فيه في نواح ومجالات أخرى من العلوم. وهكذا، بدأت تتم ملاحظة أن التوزع الجغرافي الأكبر في العالم كان يتركز في بعض البلدان فقط، على سبيل المثال.

في عام 1941 قدّم الأخصائي الاقتصادي الروماني الأصل والأمريكي  Joseph Juran  هذا المفهوم إلى عالم الاقتصاد والشركات والأعمال. حيث أكد أن 80% من المشكلات التي توجد داخل الشركة أو المنظمة ترتبط بحوالي 20% فقط من الأسباب المحتملة.

بهذه الطريقة، إذا ركّز مدير الشركة أو المنظمة على هذه العناصر المحددة، سوف يتمكن من حل جزء كبير من المحددات والصعوبات التي تعيق نمو الشركة وتقف في وجهها.

ما هي المزايا التي يحققها الـ Pareto Chart لأعمالك؟

ليس هناك أدنى شك في أن إدارة المهام والأعمال تتطلب الوقت وتفرغ المدراء ورجال الأعمال. في المحصلة، في كل يوم، توجد أعداد لا حصر لها من الأعمال والمهام والقرارات التي يتم اتخاذها.

إن مخطط باريتو يعمل كأداة فعالة تساعدك على الاستفادة من أعمالك اليومية بشكل أكثر فعالية وهكذا يمر اليوم عليك بأقل شعور ممكن بالضغط.

تعرف على مزايا مخطط باريتو الأساسية وفوائده:

1- يساعد مخطط باريتو على تحديد النقاط الحرجة في أعمالك

كل شركة من الشركات تواجه صعوبات، وهذا يشكل جزءاً من عملية نموها. إن ما يحدد إذا كانت ستصل الشركة إلى النجاح أم لا هو الطريقة التي يتصرف فيها المدير للتغلب على الصعوبات.

يساعد مخطط باريتو على تحديد النقاط الحرجة في أعمالك التجارية، أي المواقف التي تولد أكبر عدد ممكن من التأثيرات السلبية على أعمالك وعلى النتائج، وبهذا يمكنك أن تعثر على:

  • مقدار الـ 20% من المنتجات والخدمات التي يمكن أن تكون مسؤولة عن أكبر قدر ممكن من شكاوى الزبائن.
  • نسبة الـ 20% من المنتجات والخدمات التي يمكن أن تكون المسؤولة عن توليد أكبر قدر ممكن من الأرباح لأعمالك التجارية.
  • نسبة الـ 20% من الشركاء الذين يساهمون أكثر في تحقيق المبيعات.

2- يساعد الـ Pareto Chart على تحسين تنظيم البيانات

يحتاج مخطط باريتو لأن يكون لديك بيانات محددة وواضحة من الناحية العملية. هذا الوضع يساعدك على تنظيم أعمالك التجارية والبزنس لديك، حيث ستتمتع بقدر أكبر من التحكم والسيطرة على العمليات والأعمال التي تقوم بها.

من الناحية العملية، يبدأ المدير بمشاهدة البيانات والتعامل معها على أنها وسيط وعامل مهم جداً، لا يجب إهمال تسجيل أية عملية بيع أو شكوى أو حتى مشكلة، هذا مهم جداً لإدارة أعمالك كما يجب.

3- السهولة في اتخاذ القرارات

فكر في الطريقة التالية: إذا كان بإمكان المدير أن يرى جميع السياق الذي يحيط بمشكلة من المشكلات، ويحدد بوضوح العوائق الأساسية، يمكنه عندها أن يمنح الأولوية للمسائل التي تساعده حقاً على حل التساؤلات والصعوبات التي تنشأ عنها.

لهذا السبب بالذات، يمكننا القول أن مخطط باريتو يسهّل عملية اتخاذ القرارات، مما يجعل مهمة وضع الحلول والاستراتيجيات الفعالة الملائمة عملية أسهل بكثير.

عندما تعرف المواقف التي تقود إلى تحقيق أهدافك، فإن أعمالك يمكن أن تتركز على الجوانب التي تهم بالفعل للوصول إلى النتائج، أليس كذلك؟

 4- تزيد من نوعية وجودة العمليات الداخلية في الشركة 

هناك نتيجة أساسية أو عاقبة أساسية تتولد من تطبيق الـ Pareto Diagram في أعمالك والشركة وهي تحسين العمليات الداخلية التي يتم القيام بها بجودة وفعالية أكبر.

في ظل عملية تحليل أكثر استراتيجية وتركز على الأخطاء التشغيلية، يصبح أسهل بكثير تصحيحها وضمان تحسين مستمر في الأعمال، مما يساهم في المزيد من النجاح، وتحقيق المزيد من المبيعات والأرباح.

5- يساعد مخطط باريتو الشركة على النمو بطريقة سليمة

أخيراً، من المفيد أن نسلط الضوء على أن تحليل باريتو يساعد الشركة والأعمال على النمو بطريقة سليمة وصحية وبأسلوب مستدام.

إن العمل في الأسواق المنافسة أو التي تقوم على منافسة عالية يتطلب العمل بأسلوب استراتيجي يركز على عنصر الجودة والأعمال. كلما كانت أعمالك وأسلوب تصرفاتك في السوق فعالة، كلما كان أسهل بكثير أن تتألق وتتميز في السوق وتكسب المزيد من العملاء. فكر في هذه النقطة جيداً.

طريقة وضع مخطط باريتو

بعد هذه المزايا والفوائد التي يقدمها لك مبدأ باريتو لأعمالك وشركتك، يكون الوقت قد حان لتتعرف على أسلوب إعداد هذا المخطط وطريقة الاستفادة منه كما يجب.

لهذا اخترنا لك نصائح مفيدة جداً ومهمة تساعدك في الكشف عن المشكلات التي لديك، أسبابها والعمل عليها بطريقة ذكية للتغلب عليها.

الفهرس
1- ابدأ بتحديد هدفك الرئيسي 2- لاحظ البيانات المتوفرة لديك 3- حدد بوضوح المشكلات التي تظهر حسب فئتها 4- ارسم و ضع خرائط ذهنية وجداول بالبيانات التي تم جمعها 5- أعثر على الـ 20% من الأسباب التي تولد النتائج 6- استخدم المعلومات لتحسين العمليات

Illustration Arrow GIF by LINDA VAN BRUGGEN

1- ابدأ بتحديد هدفك الرئيسي

الخطوة الأولى لتقوم بتطبيق الـ Pareto Chart هي أن تحدد الأمر أو النقطة الأساسية التي سيجري تحليلها بالاعتماد على هذا المخطط وبالطبع تحديد المشكلة الأساسية التي ستحاول حلها.

لاحظ أنه أن تكون متعدد المهام أو multitasker لا يعتبر استراتيجية ذكية، من الضروري أن تركّز على الجوانب التي تهم حقاً، حيث توجد عدة مشكلات يجب حلها، من المهم أن تكرس الوقت والجهد لها، لكن ركّز على مشكلة واحدة في كل مرة.

2- لاحظ البيانات المتوفرة لديك

جمع البيانات يمثل الخطوة المقبلة التي يجب عليك القيام بها، في المحصلة، تحتاج إلى المعلومات الآمنة والحديثة بشأن الموضوع أو الجانب الذي تحاول حله أو تبحث عنه.

في هذه المرحلة، من الأساسي أن تحدد الفترة الزمنية التي ستقوم بجمع البيانات الرئيسية خلالها، هل ستكون مجرد أياماً، أم أسابيع أم أشهر؟ بالقيام بذلك، يكون الوقت قد حان لتجمع المعلومات وتلاحظ الأمور والجوانب التي تكشفها.

هل تريد أمثلة؟

تخيّل أنك تبحث عن منتجات يمكنها أن تحقق لك أكبر رقم ممكن من المبيعات في أعمالك، في هذه الحالة، يمكنك أن تحلل التسجيلات وأرقام المبيعات المتحققة خلال مدة 30 يوما.

3- حدد بوضوح المشكلات التي تظهر حسب فئتها

بعد أن تقوم بتنفيذ المراحل السابقة، يجب عليك أن تفصل مشكلاتك حسب الفئة أو النوع، تذكر أن المشكلة التي تحللها ليست بالضرورة أمراً سلبياً، بل يمكن أن السلبي هو الموقف الذي تقوم بتحليله فقط.

هذه العملية تساعدك على إجراء دراسة أكثر عمقاً للموقف والنظر إلى الأمور التي يمكن أن يكون لها أكبر تأثير على نتائج أعمالك التجارية.

4- ارسم و ضع خرائط ذهنية وجداول بالبيانات التي تم جمعها

تقوم هذه المرحلة من مراحل وضع مخطط باريتو على استخدام الخرائط الذهنية أو الـ Mental Maps وكذلك الجداول التي تسهل عليك عملية تحليل بياناتك. هذا التمثيل بالمختصر المفيد يمكن أن يساعدك على ربط سبب معين بالمشكلة المحددة بسهولة وسرعة أكبر.

لنفترض أنك تريد أن تكتشف الاستراتيجيات الترويجية التي تحقق لك أكبر معدل ممكن من العائدات، من خلال جدول أو خريطة ذهنية مثلاً، تستطيع أن تسجل جميع القنوات المستخدمة وربطها وتحديد مواطن المبيعات ومنشأها.

5- أعثر على الـ 20% من الأسباب التي تولد النتائج

بعد القيام بكل ذلك، يكون الوقت قد حان للعثور على نسبة الـ 20% من الأسباب التي تولد نسبة الـ 80% من النتائج. للقيام بذلك، سيكون ضرورياً تنظيم الأمور والأحداث والتفاصيل بطريقة تنازلية أو متناقصة.

الجوانب التي تتكرر بتواتر أعلى يجب منحها أهمية واهتمام أكبر من أجل الموقف الذي يتم دراسته. بهذا الأسلوب، إذا كنت قد كشفت عن أن الترويج والتسويق لمنتج ما على الانستقرام كان العامل الذي حقق أكبر قدر ممكن من المبيعات، إذاً فهذا مؤشر على أنك قد عثرت على السبب الأهم.

6- استخدم المعلومات لتحسين العمليات

كما ذكرنا سابقاً، الهدف من مخطط باريتو هو تحسين العمل وأداء البزنس. لهذا السبب، فإن المعلومات التي يتم جمعها والملاحظات التي يتم وضعها عليها يجب أن يتم الاستفادة منها كما يجب وبالأسلوب الصحيح.

المثالي هو أن يتم استخدام هذه الملاحظات للاستناد عليها في اتخاذ قراراتك، في المحصلة، عندما تكتشف المنصة الرائعة أو المنتَج الذي يحقق لك أكبر معدل ممكن من العائدات، يمكنك أن تستثمر في الأعمال والإجراءات وتعمل على إجراء تقسيم منظم للشرائح السوقية بأسلوب فعال.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، مما لا غنى عنه أن تمر بمشكلات وصعوبات وتحديات في أعمالك التجارية أو شركتك، لكن من المهم أن تكتشف أصول هذه المشكلات و نشأتها لتعمل على حلها بشكل جذري.

أن تتعلم استخدام ورسم مخطط باريتو أو  Pareto Chart هو أسلوب أساسي وجوهري لتتمكن من تحديد الجوانب الأكثر أهمية في أعمالك وتتعرف على الأمور التي تتواجد بنسبة 20% في شركتك (من حيث حجمها) لكنها المسؤولة عن جلب وتحقيق نسبة تصل إلى 80% من النتائج.

بهذا تكون سيد الموقف، و تستطيع توجيه جهودك وطاقاتِك لما يهم حقاً وضمان الفوز بأكبر شريحة معينة من العملاء وتحقيق أرقام عالية من المبيعات.

ما رأيك؟ هل سبق وأن طبقت مبدأ Pareto في أعمالك؟ شاركنا برأيك أو تعليقك عبر مساحة التعليقات.

تعلم كيف تحلل الموقف في شركتك من خلال تحليل سوات SWOT. كل التوفيق لك.

وإلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

والسلام عليكم!

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط - الكوكيز (cookies) لتحسين تجربة التصفح لديك.‎‎