No es ninguna novedad que, desde hace algún tiempo, quienes no se actualizan pierden oportunidades y se ven cada vez más distantes de los competidores. 

¿Y si estas personas corresponden al equipo de una empresa?

Significa que el negocio necesita adecuarse a los avances de su sector y, gran parte de los ajustes, se dan al nivel de personal. Y la mayoría de las personas que gestionan un negocio sabe lo importante que es invertir en entrenamientos internos para mejorar el desempeño del equipo y alcanzar sus metas.

Ante un escenario en el que la educación a distancia ha ganado cada vez más espacio, muchas empresas han visto los cursos online como una opción práctica y accesible para entrenar, desarrollar y capacitar a sus equipos.

Independientemente del formato elegido, para crear un contenido asertivo, es imprescindible conocer todas las etapas involucradas en la creación de la capacitación  empresarial y saber cómo ponerla en práctica.

¡Si tienes interés en el tema, continúa con nosotros!

En este post te vamos a mostrar las diferencias entre los formatos presenciales y online y te enseñaremos el paso a paso para que crees tu propia capacitación.

¿Por qué aplicar una capacitación en tu empresa?

Si todavía no haces ninguna capacitación en tu empresa, puede que te estés preguntando por qué es tan importante invertir en ello.

Un entrenamiento de este tipo puede tener distintos objetivos, ya sea para desarrollar habilidades necesarias para la realización del trabajo o para promover cambios de actitudes y conductas del equipo, según lo que desee la empresa.

Descubre qué otros objetivos la capacitación empresarial puede cumplir.

Capacitar al personal

Uno de los principales objetivos de una capacitación interna es entrenar a los empleados para que realicen sus funciones de la mejor manera posible.

Por más que los procesos de búsqueda, admisión y selección de empleados hayan sido eficaces en la contratación de colaboradores, sin una capacitación adecuada es difícil garantizar que serán capaces de usar todo su potencial y generar resultados positivos en la empresa. 

Mantener a los profesionales actualizados

Muchas empresas se equivocan al creer que la capacitación empresarial solo sirve para entrenar a nuevos empleados.

La capacitación también debe ser usada para actualizar a los profesionales que están más tiempo en la empresa con las mejores prácticas del mercado y garantizar la mejora constante de su desempeño.

Alinear a los empleados a las metas de la empresa

Para que una empresa alcance sus metas los empleados deben estar alineados a los objetivos estratégicos organizacionales.

No basta que tus colaboradores sean los mejores en lo que hacen, si sus acciones no están contribuyendo al logro de las metas estipuladas en tu negocio, ¿verdad?

Optimizar procesos y corregir fallas en la rutina de trabajo

En el día a día, en medio de las diversas actividades y los horarios ajustados, puede ser difícil corregir fallas o implementar cambios para optimizar las acciones de los empleados.

La capacitación termina siendo la oportunidad ideal para mostrar lo que se puede hacer para mejorar, presentar soluciones y aumentar el rendimiento de los equipos.

¿Capacitación online o presencial?

La capacitación empresarial puede llevarse a cabo tanto de forma online como presencial.

Para que encuentres el modelo ideal para tu negocio, vamos a hablarte de las ventajas y desventajas de cada uno.

Capacitación presencial

Este formato de capacitación es el más común, ya que la puesta en operación de la educación a distancia en el entorno organizacional sigue siendo relativamente reciente.

Ventajas

Forman parte de las ventajas:

Oportunidad de interacción entre empleados de diferentes sectores

Por ser realizado en un ambiente físico, la capacitación presencial posibilita que el personal interactúe, intercambie informaciones, experiencias y conocimientos. Principalmente en empresas grandes, con muchos sectores, éste puede ser uno de los únicos momentos de interacción entre equipos diferentes.

Posibilidad de resolver dudas en tiempo real

Durante la capacitación puede ser que surjan preguntas o que el colaborador quiera hacer algún comentario para enriquecer el curso.

El formato presencial permite que esto sea hecho en tiempo real, lo que evita que las dudas sean olvidadas o que la comunicación sea unilateral.

Ambiente propicio para la realización de dinámicas grupales

Otra ventaja de la capacitación presencial es la posibilidad de crear dinámicas prácticas.

Con todos los empleados reunidos en el mismo espacio, el instructor puede proponer actividades en grupo para romper el hielo y mostrar la aplicación práctica del conocimiento transmitido.

Desventajas

A pesar de ser el modelo más común, la capacitación presencial tiene algunas fallas en su aplicación. ¡Conoce las principales!

Dificultad de combinar las agendas

Para realizar una capacitación presencial todos los empleados deben estar disponibles en el mismo horario. En las empresas con un equipo en curso esto puede incluso ser simple, pero en organizaciones con muchos empleados puede tardar bastante para lograr combinartantas agendas.

Gasto en alquiler de espacio, instrumentos y alimentación

Son pocos los negocios que disponen de un espacio grande y adecuado para la realización de entrenamientos. La mayoría de las veces es necesario alquilar salas o auditorios para el encuentro con todos los empleados. Además del espacio, son necesarios recursos, como proyectores, pizarras, impresión de materiales, y la alimentación de los participantes.

Cansancio de los participantes

En entrenamientos presenciales, las pausas no se hacen individualmente, lo que hace que todos tengan que seguir el mismo ritmo, lo que aumenta las posibilidades de que este formato les resulte más agotador y desgastante a los participantes.

Capacitación online

Las empresas, independientemente del ramo, están cada vez más conectadas en Internet y eso ha aumentado bastante la demanda por el modelo online para realizar los entrenamientos. Mira algunas de las características de este modelo.

Ventajas

Aquí te presentamos los beneficios de adoptar el modelo EAD en tus entrenamientos.

Sentido práctico

La capacitación empresarial online es fácil de elaborar, ya que solo necesita de la persona que tiene el conocimiento, una plataforma para alojar el contenido y los instrumentos necesarios para escribir o grabar el material.

Ahorro

El modelo online, además de práctico, es económico. No es necesario gastar con alquiler de espacio, coffee breaks, transporte ni recursos tecnológicos para dar las clases.

Si la capacitación es en formato de videoclases, por ejemplo, la empresa necesitará tan solo un ordenador, una cámara, un micrófono e Internet. Los participantes podrán acceder a todo el contenido directo del propio ordenador, smartphone o tablet.

El contenido tiene un alcance mayor

Para ofrecer una capacitación interna online es necesario elaborar el contenido solo una vez y transmitirlo a múltiples empleados, cuantas veces sea necesario, sin la necesidad de crear todo de nuevo. A no ser, por supuesto, que haya la necesidad de una actualización en los procesos.

Flexibilidad de horarios

Con la capacitación online los empleados ganan la libertad de realizar la capacitación  cuando sea conveniente, sin tener que desplazarse o interrumpir otras actividades importantes del trabajo.

Además, el formato le permite a los usuarios hacer pausas en las clases cuando quieran, lo que disminuye el cansancio y facilita la absorción de la información.

Desventajas

Ten en cuenta las desventajas del modelo online para que pienses si es el más adecuado para tu empresa.

Bajo compromiso

Como los participantes tienen plena libertad para acceder a la capacitación cuando quieran, sin ningún tipo de fiscalización, puede que muchos no se sienten motivados lo suficiente para dedicarse y comprometerse con el contenido.

Poca interacción

Es común que en los entrenamientos online los participantes interactúen menos que en capacitaciones presenciales, ya que cada uno organiza su tiempo y estudio individualmente.

Sin embargo, esta desventaja puede ser solucionada con la creación de foros y comunidades, que son recursos encontrados en la mayoría de las plataformas EAD, entre ellas Hotmart Club.

Dificultad para medir la curva de aprendizaje de los participantes

En la capacitación online los responsables del curso y los participantes quedan distantes físicamente, lo que hace más difícil el proceso de medir cómo está siendo absorbido el contenido.

La responsabilidad respecto del aprendizaje termina concentrándose en las manos de los participantes, que necesitan involucrarse y dedicarse para aprovechar bien el material.

El paso a paso para realizar una formación empresarial

Ahora que ya entiendes cómo funciona la capacitación empresarial, es hora de aprender cómo crear la capacitación ideal para tu empresa. ¡No te pierdas el paso a paso!

1.Identifica una demanda de la organización

El primer paso para crear tu contenido debe ser la identificación de una necesidad en la empresa, para que la capacitación interna sea realmente útil y agregue valor a la organización.

La demanda puede surgir como consecuencia de diferentes necesidades, por ejemplo:  implementación de un nuevo procedimiento o instrumento de trabajo, creación de un nuevo equipo o proyecto, identificación de fallas en algún proceso, llegada de nuevos empleados, necesidad de perfeccionar la desenvoltura en una lengua, actualizar del personal, etc. 

2. Define el objetivo general del entrenamiento

Una de las mayores dificultades de los profesionales de RR.HH. y líderes de equipo suele ser mostrarle a la dirección que la capacitación interna puede interferir directamente en la producción de los empleados y, consecuentemente, en las ganancias de la empresa.

Siendo así, es fundamental que la capacitación tenga un objetivo general establecido, para que sea posible crear contenidos realmente asertivos que traigan los beneficios esperados y logren ser medidos posteriormente.

3. Define el presupuesto para la capacitación  

El precio de los entrenamientos varían de acuerdo con los recursos tecnológicos y materiales utilizados.

Por esa razón, antes de crear un curso para tus empleados te aconsejamos que verifiques cuánto puedes gastar y definas el presupuesto para la capacitación. Así es más fácil saber qué buscar y qué invertir.

4. Establece un contenido programático

Para que la capacitación quede exactamente como se ha planeado es fundamental establecer un contenido programático.

Para ello debes elaborar un plan del curso y divídirlo en partes, manteniendo las informaciones reunidas por afinidad o nivel de dificultad, por ejemplo.

Lo importante es definir previamente los tópicos que serán abordados, las herramientas necesarias para la elaboración de las clases, los datos que no se pueden olvidar, etc.

Hacer esta planificación ayuda a crear un material secuencial, completo y realmente valioso.

5. Piensa en evaluaciones o dinámicas para los participantes

Una de las formas de dejar la capacitación empresarial más atractiva y fluida es elaborar dinámicas que se puedan realizar con los participantes. Así transformas la capacitación en un momento interactivo, lo que ayuda a aumentar el interés de los empleados.

Crear evaluaciones también puede ser una buena opción, ya que, además de permitirte verificar si el conocimiento se ha absorbido, ayuda a motivar a los participantes.

6. Escribe o graba el material de apoyo

Para ayudar a los empleados a comprender y asimilar el contenido compartido, crea materiales de apoyo. Pueden ser textos complementarios, ebooks, vídeos demostrativos o infografías con tutoriales, el formato dependerá de tu objetivo.

¿Cómo extraer todos los beneficios de la formación empresarial?

El objetivo de toda capacitación es optimizar procesos y rutinas de trabajo, por lo tanto, está recomendado medir los resultados cotidianos dentro de la empresa.

Una manera eficaz de hacer esta medición es observar si, después de la capacitación, hubo reducción del tiempo y de los costos de producción. Para ello, es necesario tener datos del período anterior al entrenamiento, con objeto de compararlos y verificar si hubo mejoría en los indicadores.

Otro factor importante que puede ser medido es el nivel de satisfacción de los empleados. Escuchar lo que tienen que decir acerca de lo que han aprendido y cómo están aplicando el contenido en sus actividades es esencial para saber lo que ha funcionado y lo que todavía se puede mejorar.

Para saber si están poniendo en práctica el conocimiento a la rutina laboral o si notaron alguna ganancia en su productividad, por ejemplo, pueden ser realizados feedbacks periódicos, de acuerdo a la demanda de la empresa.

Ahora que has notado cómo es importante invertir en capacitación empresarial, ¿qué tal crear tu propio curso online para capacitar equipos? ¡Manos a la obra! En este post te mostramos cómo empezar un curso online completo.

Este post se publicó originalmente en julio de 2018 y se actualizó para contener información más completa y precisa.