Estamos en una era en que cada vez nos comunicamos más. E Internet es la gran responsable.

Aunque haya innumerables formas de comunicarse, la escritura es la más utilizada en el mundo virtual. Pero si no es de buena calidad, si tiene muchos errores gramaticales, por ejemplo, puede crear ciertas confusiones.

Por eso, es importante que sepas cómo escribir un correo electrónico, el canal aún más utilizado en los medios corporativos, para evitar interpretaciones erróneas.

Además, el correo electrónico es un excelente canal de comunicación con los clientes.

Ya sea los que optan por recibir tu newsletter o los que se registran en uno de los flujos de correo electrónico que tiene tu empresa, tú eres responsable por establecer una buena comunicación con todos.

Por eso queremos presentarte algunas sugerencias que serán valiosas a la hora de comunicarte a través de este canal.

Por ejemplo, textos muy largos y confusos pueden causar interpretaciones equivocadas y obstaculizar tu día a día o el de tu negocio.

Para tomar las debidas precauciones, vamos a mostrarte 13 sugerencias para que aprendas cómo escribir correos electrónicos objetivos y claros, y, quién sabe, determinantes para tu primera venta.

¿Comenzamos?

Sugerencias generales para escribir un correo electrónico

Como casi todo canal de comunicación, lo más importante es entender quién es tu interlocutor. Para ser más didácticos, dividimos el texto en:

• Sugerencias generales;
• Sugerencias para correo electrónico personal;
• Sugerencias para correo electrónico profesional y para ventas.

Ahora que explicamos nuestra metodología, vamos a presentarte las sugerencias.

1. Estructura previamente tu correo electrónico

Al redactar un correo electrónico, debes organizar tus ideas antes de empezar.

Elabora  la famosa secuencia “comienzo, medio y final”: una introducción del asunto que quieres tratar, su desarrollo y la conclusión.

Hazlo, primeramente, distribuyendo tópicos de lo que deseas escribir. Así, desarrolla un párrafo – ¡pero intenta ser breve! – en cada tópico.

Así será fácil detallar tu idea y hacer que las personas entiendan lo que deseas.

Y si esperas una respuesta para tu correo electrónico, crea una oportunidad o llamada.

Por ejemplo:

• solicitando una respuesta ;
• introduciendo una pregunta;
• afirmando que necesitas la respuesta para continuar el tema.

Volviendo a la estructuración de tu texto, verifica siempre cómo está formateado:

• usa solo una fuente y un tamaño;
• marca en negrita solo lo que creas que vale la pena resaltar y evita al máximo usar colores, a no ser que tengan algún sentido para expresar tu idea.
• nunca uses un texto en mayúsculas.

2. Sé breve

Recuerda siempre que las personas que van a leer tu texto seguramente tienen otras cosas para hacer además de verificar la caja de entrada. Por eso, sé objetivo.

En un texto muy extenso hay más chances de desviarse del asunto central. El destinatario puede no entender bien tu propósito y tú pierdes tiempo teniendo que explicar lo que deseas, una vez más.

En caso de que realmente tengas que escribir un correo electrónico grande, intenta usar tópicos que exploren de forma sucinta lo que debes decir en cada punto que tengas que tratar. Redacta como máximo dos párrafos para cada uno.

Recuerda que cuando estés respondiendo un correo electrónico: si la persona te preguntó algo, debes responderle.

Nada de colocar demasiadas informaciones, porque esto puede crear más chances de que tu interlocutor no entienda la respuesta, o que le parezcas confuso. Una vez más y para dejarlo bien claro: ¡recuerda hacer uso de la objetividad!

3. Escribe el asunto después de terminar el correo electrónico

Como las bandejas de correo electrónico están siempre llenas, un asunto cumple la difícil misión de destacarse entre tantos y convencer al destinatario a leerlo.

Por eso, hazlo directo y sin margen para falsa interpretación.

Debes llenar la línea del asunto luego que termines tu texto. Debes sintetizar todo el contenido en una frase y que sea el tema del mensaje.

El hecho de dejarlo para después de escribir todo tu mensaje, puede llevarte a dejar esa parte en blanco ¡cuidado!

Correos electrónicos con asuntos en blanco muchas veces no son leídos.

Y atención a palabras como “urgente” y “prioridad”: Las personas ya entienden que temas que realmente requieren más atención son tratados por medios más rápidos, como teléfono o reuniones. Por eso, es más fácil ignorar mensajes con esas palabras.

4. Sé claro

Antes de enviar tu correo electrónico, verifica cada palabra. Mira si tienes duda con algún término. Además de ser objetivo, necesitas ser claro.

Es por eso que el cuidado con cada frase é fundamental. Especialmente, con las normas de la lengua culta del español.

Dependiendo del objetivo y del perfil del interlocutor de tu correo electrónico, debes olvidarte de  las jergas. Estas se usan solo en correos electrónicos muy personales – de lo que hablaremos más adelante.

¡Evítalas en el trabajo! ¡Ten cuidado en los mensajes para los clientes!

5.   Sé bien educado

Una vez más: sé siempre cordial con quien te comunicas por correo electrónico. Evita palabras ásperas o que puedan ser interpretadas así.

Y cuidado con escribir palabras en mayúsculas en los emails, porque corres el riesgo de que pienses que estás “GRITANDO”.

Si escribes un correo electrónico más formal, tampoco toques en asuntos innecesarios fuera del asunto y del ambiente de trabajo (como: “ayer te vi en tal lugar”).

No pierdas el foco de lo que deseas tratar y ofrece respuestas claras cuando sea necesario.

El lenguaje que estás utilizando necesita ser adecuado. Nunca te olvides de las viejas y buenas palabras mágicas como “disculpe”, “por favor” y “gracias”.

6. Deja a los destinatarios para el final

Redactar y enviarle correos electrónicos sin terminar de escribir, en blanco, y a las personas equivocadas… todo eso puede ser evitado si llenas el campo “destinatario” por último.

Revisa todo lo que escribiste, fíjate si has entendido todas las sugerencias que dimos hasta aquí y entonces sí, coloca todas las direcciones de los destinatarios.

Eso evita tener que mandar el clásico “olvida el correo electrónico anterior” y pasar por un bochorno innecesario.

Sugerencias para escribir correos electrónicos personales

Como ya dijimos, tenemos que escoger el modo de escribir nuestros correos electrónicos de acuerdo con quién los está recibiendo.

Al comunicarse con amigos o familiares, un lenguaje más extrovertido es válido. Mira nuestras sugerencias para estos casos:

7. Evita mucha formalidad

Puedes enviar un correo electrónico para cualquiera hoy en día. Y la formalidad que debes usar en el texto debe estar de acuerdo con el grado de libertad que tienes con el destinatario.

Aunque tengas cierto cuidado con la forma de tratar a quien escribes, no seas demasiado formal. Tu texto puede parecer impersonal y la persona puede no entender muy bien tu mensaje.

Si lo crees necesario, juega con emojis, abreviaturas y jerga, desde que no perjudique lo que quieres decir.

8. Sé natural en el modo de escribir

Un correo electrónico más personal no puede huir mucho de tu manera de comunicarte. No te preocupes por usar palabras que forman parte de tu día a día, aunque se desvíen un poco de las reglas de la escritura formal.

No intentes impresionar cuando estés escribiendo un correo electrónico para un amigo o pariente. Usa el vocabulario que usas normalmente en tu rutina.

Para correos electrónicos profesionales y de ventas

Aquí están las sugerencias más importantes para los que utilizan el correo electrónico para asuntos profesionales o para las ventas.

Además de todas las que ya citamos, hay algunas más específicas para el tema.

Ellas son:

9. Demuestra formalidad

Esta sugerencia es lo opuesto de la que dimos en el tópico 6. Necesitas estar atento al lenguaje formal y ser cordial.

A la hora de saludar, asegúrate de tratar a tu destinatario de la mejor manera.

Presta atención al grado jerárquico entre las personas involucradas en el correo electrónico y tú. Demuestra respeto y evita abreviaturas y jergas.

En la despedida, debes evitar tomarte la libertad de enviar “besos” o “fuertes abrazos” a alguien que no sea muy cercano.

Si tienes dudas sobre qué decir, utiliza “cordialmente” o “atentamente” (¡ah y olvídate del “att”!).

10. Formaliza decisiones tomadas en reuniones

Un correo electrónico es un documento importante de las decisiones tomadas. Por eso, después de una reunión, asegúrate de relatar todo lo que ha sido acordado.

Envíalo a todos los que participaron del encuentro y pide, gentilmente, que confirmen si lo han recibido. Aún más cuando mandas archivos adjuntos muy importantes.

Eso vale para conversaciones informales, programación de reuniones, o el cumplimiento de algún compromiso que agendaste con alguien.

11. Crea un “gancho” para capturar al lector desde el comienzo del texto

Aquí, piensa en un problema que puede ser aplicado al público en general. Desarrolla la introducción demostrando que tu producto puede ayudar a solucionarlo o ser La solución.

Otras maneras interesantes pueden ser hacer preguntas o instigar la curiosidad del lector, usando palabras como “¿Cómo, que tú…?” o “¿Sabías cómo… ?” y “¿Sabías que… ?”.

12. Llama al destinatario por su nombre

Cuando se trata de escribir un email, personalizarlo es una de las cosas más importantes. Debes parecer cercano a tu cliente, por eso, llámalo por su nombre cuantas veces te parezca necesario. Al leer su nombre, él se sentirá más cerca de ti y creará más afecto por tu marca.

Cuando uses disparos automáticos, asegúrate de que la herramienta que vayas a usar, como el MailChimp, llene el saludo con el nombre de la persona. Este recurso ya es muy utilizado y popular. Por eso nada de olvidarte de eso y usar saludos genéricos.

Si quieres saber más sobre esta herramienta, Jhon te lo explica en este Hotmart Tips.

13. Explica cuál es la acción que esperas del lector

Tu correo electrónico debe tener un propósito. Y al final del texto es el lugar donde vas a dejar eso claro: la llamada a la acción o CTA – Call To Action, como es llamada en inglés.

Es en ese momento que debes llevar a tu lector a seguir leyendo tu contenido, a hacer clic en una oferta, a compartir el mensaje, etc.

Utiliza tu creatividad en esa llamada y muéstrale al lector cómo la acción que le propones puede ser importante. Una buena CTA es el gatillo ideal para aumentar tu tráfico y puede hasta determinar una venta.

Y si quieres crear correos electrónicos más persuasivos, lee nuestras sugerencias de copywriting.