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7 consejos para organizar eventos corporativos

7 consejos para organizar eventos corporativos

Mira cómo planificar un evento desde la definición de sus objetivos hasta la elección de los ponentes.

Los eventos corporativos son ideales para todo tipo de marcas, desde aquellas que ya están bien colocadas en el mercado hasta las que aún no son tan conocidas y quieren atraer más audiencia.

Esto sucede porque muchas empresas aprovechan estas oportunidades para divulgar su negocio en el mercado, atraer a los inversores y transformarse en referente en su área de actuación.

Pero no pienses que la buena relación de la empresa debe construirse solo con su audiencia, inversores y socios.

Es necesario ser también un referente para las personas que trabajan contigo e incluso para tus competidores.

Por eso, nada mejor que un evento corporativo. Con él, creas oportunidades para mostrar que eres una autoridad en tu mercado, además de lograr mejorar la comunicación con todos los participantes del evento.

Si nunca pensaste en organizar eventos corporativos para encantar a tu mercado, sigue este post hasta el final y verás como aprendes a hacerlo.

Vamos a darte algunos consejos para ayudarte desde la definición del objetivo de tu evento hasta la selección de los ponentes y, al final, entenderás cómo esta estrategia es importante para posicionarte en tu mercado.

¿Qué son los eventos corporativos?

eventos corporativos - gif que muestra la gente aplaudiendo

Como el propio nombre ya lo explica muy bien, los eventos corporativos son acontecimientos sociales dirigidos a un público específico y con objetivos bien definidos, por ejemplo:

  • Presentar una idea,
  • Atraer a los inversores,
  • Instruir a un público,
  • Posicionarse como referente en el mercado.
  • Hacer el lanzamiento de un nuevo producto.

Es decir, los eventos son una estrategia de mercado para que un determinado fin sea alcanzado.

Sin embargo, se equivoca quien cree que el objetivo de un evento corporativo es únicamente vender. Por supuesto, puedes utilizar el evento como un verdadero canal de venta, pero esta es solo una de sus funciones.

Algunos son realizados para una conmemoración, por ejemplo, y pueden ser restringidos a los empleados de la empresa, o ser abiertos al público externo, como inversores y otros emprendedores de tu mercado.

No obstante, y a pesar de que este concepto básico sea entendido, hay algunas diferencias en los tipos de eventos que se pueden hacer. Esto termina dificultando la elección del emprendedor a la hora de definir cuál es el mejor formato para su negocio.

¿Cuáles son los tipos de eventos corporativos?

La lista de tipos de eventos corporativos es extensa y, por eso, decidimos hablar solo de los principales y más conocidos.

De esta forma, será más fácil saber cuál es el tipo de evento ideal para cumplir con los objetivos de tu marca.

Congreso

Los congresos son eventos basados en la discusión de temas previamente definidos por grupos que comparten intereses y saber relacionados.

Generalmente, son restringidos y clasificados de acuerdo con el área de conocimiento que será el objeto de discusión.

Se trata de uno de los tipos de eventos corporativos más complejos, pudiendo englobar otras modalidades y tipos de eventos, como conferencias y mesas redondas.

Es más probable que veas este tipo de evento llevado a cabo por asociaciones, universidades, grupos y categorías profesionales.

Conferencia

La conferencia es muy parecida al congreso, pero una de sus mayores diferencias es la formalidad.

Generalmente, cada conferencia cuenta con la participación de una gran autoridad en determinada área, elegida para hacer una exposición en profundidad de un asunto previamente definido.

La organización de eventos, en el caso de la conferencia, debe ser bastante cuidadosa ya que, en este formato, solo la autoridad invitada puede explayarse por más tiempo.

Sin embargo, nada impide que se abra un espacio para el debate y la elaboración de preguntas, casi siempre hechas por escrito.

Mesa redonda

Una mesa redonda funciona más o menos como un debate y es necesario que una tesis o problema haya sido previamente presentado.

Durante la mesa redonda varias personas se reúnen e inician una profunda discusión acerca de las tesis defendidas por cada uno de los participantes que están allí.

Se trata de un trabajo de construcción de conocimiento a través de la crítica.

Esta discusión puede ocurrir mucho antes de la elaboración de la mesa redonda. Pero es solo en ese momento que las críticas son expuestas y compartidas con los participantes de la mesa redonda.

Panel

El panel es uno de los formatos de eventos corporativos más cuestionadores.

Algunas personas se reúnen con el propósito de compartir con un gran grupo algunas tesis defendidas y presentadas por un grupo menor.

Basta imaginar, por ejemplo, una rueda de prensa, en que se hacen preguntas sobre temas a menudo polémicos.

Ponencias

Este es sin lugar a dudas uno de los tipos de eventos corporativos más conocidos.

Durante una conferencia, una o más personas defienden argumentos y comparten saber que puede ser objeto de cuestionamientos al final de la presentación, en el momento indicado para el debate.

A diferencia de lo que ocurre en la conferencia, aquí los participantes pueden ser más activos, dada la informalidad del evento.

Es posible, por ejemplo, hacerle preguntas directamente al orador.

Convención

La convención es un gran encuentro de personas que comparten gustos similares.

Un ejemplo son las convenciones que reúnen a estudiantes, ingenieros, geeks y nerds o cinéfilos.

En el campo empresarial, las convenciones se utilizan principalmente para promover ventas y anunciar novedades en el mercado.

Lluvia de ideas

Este tipo de evento social es estupendo para estimular el desarrollo de ideas.

Varias personas se reúnen para pensar soluciones y alternativas para problemas evidentes y señalados con antelación.

No hay formación de juicio de valor durante el evento, lo que les permite a los participantes argumentar y compartir sus ideas sin miedo.

Seminario

El seminario es, básicamente, un conjunto de conferencias. Puede durar un día o incluso varias semanas.

En esta forma de evento varias actividades suceden, todas de carácter informativo o educativo, con el objetivo de capacitar o ayudar en la maduración cultural y científica de los participantes.

¿Cuál es la importancia de los eventos para las empresas?

Como ya lo dijimos antes, los eventos corporativos son fundamentales para ayudar en el crecimiento de la empresa y, principalmente, para posicionarse en el mercado.

Además, ellos también contribuyen a mejorar la relación existente entre la marca, clientes, proveedores, inversores e incluso con sus colaboradores, ya que es un momento en que todos están en contacto presencialmente.

Es por eso que los eventos corporativos son utilizados para hacer networking, es decir, conocer personas nuevas y crear una red de contados de la empresa, lo que ayuda en la divulgación de productos y servicios.

¿Cómo organizar un evento corporativo?

La organización de eventos corporativos demanda una planificación completa que va desde establecer un objetivo hasta los arreglos finales, como aquellos relativos a la estructura, personal involucrado y divulgación.

Preparamos una lista con el paso a paso para que organices tu evento.

Índice
  1. Establece un objetivo
  2. Define tu presupuesto
  3. Selecciona la fecha, lugar y hora
  4. Encuentra a los ponentes perfectos
  5. Crea materiales de divulgación
  6. Prueba todo antes
  7. Mantente en contacto con tus clientes

1. Establece un objetivo

No es posible comenzar a organizar un evento corporativo sin tener un objetivo en mente. A fin de cuentas, realizar un evento es también una estrategia de mercado y, por lo tanto, necesita tener una finalidad.

El objetivo puede variar:

  • Acercar la marca a los clientes,
  • Divulgar un nuevo producto,
  • Conseguir socios de mercado,
  • Colocar la marca en una posición destacada,
  • Educar a tu audiencia.

2. Define tu presupuesto

El segundo paso es definir el presupuesto, es decir, cuánto la empresa está dispuesta a pagar para la realización del evento.

Esto es fundamental porque el costo varía según el tipo de evento, duración, lugar, número de invitados y los oradores contratados, entre otros detalles que necesitas definir, como alimentación y atracciones culturales.

3. Escoge fecha, lugar y hora

La fecha, lugar y hora del evento deben ser pensados con antelación y principalmente para proporcionar el mejor resultado tanto para ti, como para quien participará en tu evento.

Si el evento está en un entorno abierto, por ejemplo, la fecha debe estar alineada con la previsión del tiempo. Al final, todos quieren evitar días lluviosos.

Al mismo tiempo, es importante pensar en el público, para que pueda prepararse si tiene que viajar o cambiar el horario de un día de trabajo para participar en tu evento.

4. Encuentra a los ponentes perfectos

Lo que va a definir el número de ponentes de tus eventos corporativos es el presupuesto disponible, ya que la calidad no puede ser cuestionable aquí.

¡Claro que es importante la participación de personas conocidas en tu mercado para dialogar sobre los temas que has definido! Después de todo, esto llama la atención del público principalmente cuando planificamos eventos corporativos para nuestra audiencia.

Pero no te preocupes en llamar a las personas famosas.

Tus ponentes pueden ser incluso personas que ya trabajaron en tu empresa, tienen conocimiento avanzado en el área que actúan y desean compartir sus conocimientos.

5. Crea materiales de divulgación

¿Conoces ese viejo dicho que dice que la propaganda es el alma del negocio?

También se aplica a los eventos corporativos, principalmente cuando se dirigen al público externo.

Es necesario poner en práctica varias estrategias de divulgación, como publicaciones en medios sociales, envíos de correo electrónico y otras que ya sabes que llegarán a tu público.

6. Prueba todo antes

No pienses que la organización de tu evento terminó tan pronto como vendiste todas las entradas.

Para hacerlo bien, todo debe ser probado antes del gran día. Esto vale para las presentaciones, micrófonos, iluminación, sonido y demás aspectos de la infraestructura.

No es nada bueno darse cuenta de que las cosas no funcionan justo el día del evento.

7. Mantente en contacto con tus clientes

Uno de los principales objetivos de un evento corporativo es crear y aumentar la comunicación con los clientes. Por eso es importante obtener los contactos de todos los participantes y mantener una interacción post evento. Es el llamado marketing de relaciones.

Además, no dejes de recoger también el feedback de quien participó. Así puedes entender lo que ha funcionado y lo que aún puede ser mejorado.

Todos aquellos que participan en un evento corporativo están demostrando, de cierta forma, algún interés por tu marca.

Por eso, es un público que merece atención, ya que es probable que esas personas adquieran tus productos y servicios.

Pero los eventos corporativos son solo una manera de atraer a los clientes.

Si aún no puedes invertir en ese tipo de estrategia, no te desanimes. Lee nuestro post que te muestra cómo encantar clientes con materiales gratuitos.

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