Entiende cómo aplicar herramientas de gestión en la mejora continua de procesos.

Cuando estás en busca de mejoras para tu negocio, el uso de herramientas de gestión de ventas es fundamental para el análisis, control, monitoreo y evolución de los procesos. Herramientas como el 5W2H y el PDCA son clave para mejorar la toma de decisiones empresariales.

La cuestión es implementarlas constantemente, después de todo, nadie quiere que tu negocio se quede estancado o sea olvidado, ¿no es así?

¡Continúa leyendo este post para que entiendas mejor cómo estas herramientas pueden ser útiles para mejorar tu gestión de ventas y aprovechar cada vez más tu negocio!

Herramienta de gestión: 5W2H

Una de las herramientas que puedes utilizar es el 5W2H, un método de plan de acción simple y muy eficiente para organizar y dirigir las acciones que deben ser implementadas, además de identificar las responsabilidades de los involucrados a la hora de la ejecución.

El método consiste en responder a 7 preguntas:

• What (¿qué?), ¿Qué acción debe realizarse?
• Who (¿quién?), ¿Quién es el responsable de la realización de la acción?
• When (¿cuándo?), ¿Cuál es el plazo para la realización de la acción?
• Where (¿dónde?), ¿Cuál es el lugar de realización de la acción?
• Why (¿por qué?), ¿Cuál es el propósito de la realización de la acción?
• How (¿cómo?), ¿Cómo se realizará la acción?
• How much (¿cuánto cuesta?), ¿Cuál es el costo de esta acción para la empresa?

Al contestar estas preguntas, tendrás mejor enfoque en las actividades para todas las etapas de un proyecto y podrás ejecutarlas de manera más eficaz.

Si se implementa adecuadamente, la herramienta 5W2H puede ahorrarte tiempo y recursos. Además, las preguntas pueden convertirse en acciones productivas para tu negocio.

5W2H en la práctica

En primer lugar, es necesario no solo definir los objetivos y acciones estratégicas, sino también monitorear las principales métricas generadas, pues ellas traerán los insights necesarios que te ayudarán a mejorar tu estrategia. Entonces, vamos a la aplicación concreta.

El método puede ser útil para diversas situaciones en las ventas, tales como:

• Planificación estratégica de las ventas.
• Aumento de leads.
• Reducción de las tasas de cancelación.
• Aumento del ticket medio de ventas.
• Elaboración de un embudo de ventas.

Para que la aplicación de este método quede más claro, presentaremos un ejemplo:

Juan quiere aumentar su base de clientes en los próximos seis meses.

Métrica: Aumentar leads

Meta: Aumentar el 20% con respecto al último semestre

5W2H:

• What (¿qué?), Revisar la página de destino.
• Who (¿quién?), Equipo de marketing y ventas.
• When (¿cuándo?), Del día 01/04 a 10/04.
• Where (¿dónde?), En la empresa.
• Why (¿por qué?), Para mejorar el rendimiento de la página y, consecuentemente, la tasa de conversión;
• How (¿cómo?), Cómo se realizará la acción:
• Incluir todos los elementos críticos de una página de destino (título y subtítulo, imagen, descripción de la oferta, formulario y elementos de apoyo).
• Recoger solo los datos que realmente son necesarios.
• Enfatizar el valor de la oferta.
• Colocar pruebas sociales.
• Añadir sentido de urgencia.
• Incentivar el compartir social.
• How much (¿cuánto cuesta?), No aplica para este caso.

Ahora, es solo hacer lo mismo con las otras metas.

Pero recuerda que para la aplicación de la herramienta es necesario invertir tiempo en la preparación y planificación previa a su desarrollo, así será coherente con el objetivo de corregir las deficiencias y suplir las necesidades existentes.

Otros ejemplos de 5W2H

Como te mencionamos con anterioridad, este método se utiliza desde la reducción de costos, hasta el lanzamiento de un nuevo producto al mercado.

En otras palabras, el 5W2H tiene como propósito fundamental optimizar la planificación de cualquier tarea, lo que varía en cada empresa dependiendo del sector en el que se desempeña.

Estos son otros ejemplos en los que se puede implementar esta técnica de gestión de ventas:

• Incremento de la motivación, compromiso y productivos de los equipos de trabajo.
• Mantenimiento de equipos.
• Optimizar la planificación estratégica de las empresas.
• Reclutamiento de colaboradores en el departamento de R.R.H.H.
• Mejora en la relación cliente – empresa.

Herramienta de gestión: PDCA

El PDCA es un método ampliamente difundido y muy utilizado para el control y la mejora de los procesos organizacionales.

Con esta herramienta, se busca identificar y analizar resultados insatisfactorios, a fin de generar nuevas ideas para solución de problemas. Además, se pueden monitorear los procesos productivos para la mejora continua y gradual.

PDCA en la práctica

El PDCA se divide en 4 etapas: Plan (Planear); Do (Ejecutar); Check (Verificar); Act (Actuar).

A continuación, te explicamos un poco más sobre estas cuatro etapas:

Plan (Planificación)

En esta etapa debes discutir con tu equipo todos los aspectos de tu negocio y del mercado en el cual se encuentra. Puedes hacerlo a través de una reunión de brainstorming con tu equipo.

También es interesante utilizar la herramienta de análisis foda para establecer los puntos fuertes y débiles de tu negocio, analizar las oportunidades y amenazas del mercado, entender mejor a tu competencia y saber cuáles son tus diferenciales frente a ella.

A continuación, define los objetivos y metas de tu ciclo PDCA: ¿Qué problema debes solucionar? ¿Por qué es necesario resolver esta cuestión?

• Analiza todos los aspectos de tu negocio.
• Define los objetivos y metas haciéndolos más claros y prácticos para todo el equipo.
• Define lo que será hecho y por quién, además de elegir un plazo para la conclusión de la acción (para eso, puedes utilizar la herramienta 5W2H).

La fase de planificación es la que exige más dedicación y tiempo, pues cuanto mejor sea la planificación, mejores serán las metas alcanzadas.

Do (Ejecutar)

Después de establecer las metas basadas en una buena planificación, es el momento de ponerlo en práctica.

La ejecución del plan debe tomar en cuenta cada punto definido en la etapa anterior, respetando los plazos estipulados y a los responsables.

• Distribuye las actividades de forma clara y objetiva.
• Define un responsable para cada meta.
• Dale autonomía y apoya a los responsables,
• Establece algunas normas para dirigir las acciones y el perfil de las decisiones.
• Define indicadores de rendimiento para el equipo y la empresa.

Es importante anotar todos los casos de éxito y de fracaso durante la ejecución. Si no es posible realizar lo que fue planeado, debes volver al paso anterior para revisar la planificación e iniciar nuevamente el ciclo.

Check (Verificar)

En esta etapa, es necesario monitorear de forma sistémica cada actividad definida en el plan de acción y analizar si los resultados fueron o no alcanzados. Es necesario comparar el resultado esperado con el rendimiento alcanzado e identificar los puntos que necesitan mejoras o reajustes.

Un punto importante es evaluar la metodología de trabajo utilizada y, si es necesario, cambiar algunos procesos y estrategias para obtener mayor eficiencia en el transcurso del proyecto.

Después de obtener los resultados, el equipo tendrá una visión más transparente de los indicadores del negocio y surgirán oportunidades para nuevas acciones. Para realizar una verificación efectiva:

• Ten como referencia datos y evidencias.
• Corrige los errores inmediatamente, actuando en las causas.
• Orienta al equipo para el nuevo camino mostrándole exactamente a dónde deseas llegar.
• Motiva y busca el desarrollo de las personas involucradas en el proyecto.
• Reevalúa los indicadores de rendimiento de la empresa si lo consideras necesario.

Act (Actuar)

Si tu plan se ejecutó correctamente y los objetivos se alcanzaron, en este paso, puedes adoptar el plan de acción utilizado de forma predeterminada.

¿Y si los objetivos no se alcanzaron?

Es hora de actuar de nuevo, tomando acciones correctivas sobre las causas que no permitieron que la meta fuese alcanzada con éxito. El objetivo es eliminar las fallas, mejorar los procesos y reiniciar el ciclo PDCA.

Si giras el ciclo PDCA en la etapa de venta, podrás mejorar todos tus procesos de manera continua y sostenible, así como ser más claro y ágil en las decisiones.

¡No te olvides siempre de anotar los resultados, acciones y metodologías utilizadas!

Invierte en mejoras continuas

Si estás entrando en el mercado de negocios ahora, debes haber notado que el trabajo nunca termina.

Recuerda que en las dos metodologías presentadas en el texto no existe un fin exacto, pues siempre es posible mejorar.

A cada ciclo terminado, se inicia uno nuevo, tomando como base todo lo que se hizo en el anterior y promoviendo procesos más eficientes y una mayor satisfacción en tus clientes.

Esperamos que este texto haya resuelto tus dudas sobre estas herramientas de gestión de ventas.

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¡Hasta la próxima!