Muchas personas buscan herramientas de gestión y todo tipo de aplicaciones para mejorar sus rutinas. Esto sucede porque estos tipos de recursos ayudan a organizar lo que necesitas hacer diariamente, además de permitirte tener un mejor panorama de todo lo que falta por hacer.

Para quien trabaja en internet, este tipo de herramienta es muy importante, ya que es fácil desorganizarse debido a las posibilidades de distracción online.

Y para quien trabaja solo, eso es aún peor, ya que hay varias tareas diferentes que necesitan ser concluidas con plazos cortos o incluso el mismo día.

Para ayudarte a optimizar tu rutina, te sugerimos aquí 11 herramientas de gestión, sobre las cuales vamos a hablar un poco para que entiendas cómo funcionan. ¡Quédate hasta el final!

¿Qué son las herramientas de gestión?

La idea principal de las herramientas de gestión es aumentar el control y el conocimiento de los procesos del emprendedor en relación a la propia empresa y principalmente para dirigir a las personas responsables de ciertas tareas a entender lo que hay que hacer.

Desafortunadamente, es muy común encontrar algunos gestores que no conocen todos los procesos de las actividades realizadas en tu área. Esto puede ser explicado por la gran cantidad de tareas que necesitan ser realizadas al mismo tiempo.

Además, es posible también tener personas que trabajan contigo, que conocen los procesos de tu negocio, pero que no entienden qué tan eficientes son o deben ser.

En cualquier caso, la calidad de los servicios prestados se puede perder durante la producción o en otros procesos por falta de conocimiento de todo lo que está sucediendo en tu negocio.

Es por eso que es importante utilizar las herramientas de gestión. Ellas ayudan a mantener un control mejor de todos los procesos dentro de la empresa, aumentando la eficiencia de quienes están involucrados en cada uno de ellos.

Además, la organización es uno de los pilares esenciales para mantener la empresa funcionando y aumentando su eficiencia.

VIDEO | Los primeros pasos de un emprendedor: ¿Cómo y cuándo empezar?

11 heramientas de gestión para optimizar tus resultados

Ahora que ya entiendes lo que son herramientas de gestión, te mostraremos 11 que creemos esenciales para ayudarte en tu organización profesional y en tu empresa.

1. Plan de negocios

El plan de negocios es un documento estratégico que sirve para la exposición de objetivos y metas, además de presentar la visión del emprendedor a otros miembros de tu equipo o futuros colaboradores de tu negocio.

Además, el plan de negocios también te permite iniciar nuevas estrategias de marketing e identificar a tu público de forma más asertiva, ya que en él pones toda la información acerca de tu empresa además,claro, de las acciones que necesitas ejecutar.

2. Plan estratégico

Un plan estratégico es un documento que ayuda a gestionar las operaciones de la empresa, realizar inversiones, proyectar gastos y presupuestos y destinar recursos para alcanzar los objetivos antes determinados.

Es común que toda gran empresa cuente con un plan estratégico, sin embargo, es muy importante que los pequeños negocios también lo hagan, pues es una gran herramienta para saber hacia donde va el negocio y si se está consiguiendo los objetivos propuestos.

Como ya dijimos antes, un plan estratégico tiene diferentes funcionalidades; sin embargo, la principal es establecer objetivos y determinar la pauta específica para conseguirlos, claro que esto a su vez, tendrá diferentes consecuencias como la mejora en las operaciones, estructura organizacional y medición de resultados de las metas.

Además, también contribuirá al desarrollo de una cultura organizacional basada en una visión y misión que guiarán el camino de la empresa y de quienes la conforman hacia el mismo objetivo, asumiendo un compromiso futuro y mejorando el alineamiento entre los equipos.

En general, todos los cambios y el orden que provoque el uso de un plan estratégico en los negocios, tienen efectos inmediatamente positivos como por ejemplo: un incremento en el crecimiento del negocio, la mejora en la percepción y posicionamiento de la marca y generación de mayor valor en sus productos o servicios.

Gracias a un plan estratégico, es posible tomar las mejores decisiones para un negocio y no solo eso, sino que también permite realizar ajustes en el momento adecuado.

3. Canvas

Canvas es un modelo de gestión. Se une a herramientas, técnicas y una metodología para innovar dentro del funcionamiento de los procesos de la empresa.

Dentro de este modelo de gestión existen siete pasos:

1. Definición de objetivos;
2. Elaboración de estrategias;
3. Establecimiento de prioridades;
4. Desarrollo de los empleados;
5. Diseño de la organización;
6. Asignación de recursos;
7. Monitoreo de resultados.

La idea principal de Canvas es salvar a los emprendedores que están abriendo su negocio del dolor de cabeza que un nuevo emprendimiento puede dar.

Basándose en la premisa de que una gestión puede controlarse directamente del papel, el método es muy fácil de hacer.

Dentro del Canvas existen los siete pasos que dan orígen a siete bloques en un cuadro, panel o cualquier superficie que pueda ser utilizada como cuadro.

Cada bloque tiene post-it pegados informando ciertos términos y conceptos de determinado paso.

Por ejemplo:

1. El objetivo de la empresa: ¿cuál es la meta de la empresa? Esto debe ser definido de modo que quede claro y directo;
2. Estrategia: son las acciones que se deben llevar a cabo para llegar al objetivo principal. Pueden estar formuladas siempre en verbos en el infinitivo, como “aumentar el número de clientes”;
3. Prioridades: cuáles son las primeras acciones que hay que hacer y que llevan al resultado esperado. Además, cuál es el orden de prioridades de cada una de ellas;
4. Personas: quién es esencial para los proyectos que ayudarán a alcanzar el objetivo inicial;
5. Ambiente: de qué modo el ambiente en el que están trabajando puede ser diseñado para ayudarte a evolucionar hacia el objetivo que te has planteado;
6. Recursos: de qué forma los recursos pueden ser dirigidos a una mejor infraestructura de la empresa;
7. Monitoreo: se trata de la forma de administrar y verificar los resultados de las acciones creadas.

VIDEO | Modelo de negocios Canvas: ¡Empieza un negocio exitoso! | Hotmart Tips

4. Matriz FODA

El análisis FODA es una de las herramientas de gestión más utilizada para la descripción de variables dentro de una empresa. Ellas son las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Este es un método muy conocido en las áreas de administración de las empresas de hoy en día.

Las planificaciones a corto, mediano y largo plazo se pueden estructurar y realizar correctamente cuando se utilizan dentro de esta estrategia.

La idea de la matriz o análisis FODA es crear una tabla que ayude en la toma de decisiones en determinadas circunstancias en el cotidiano de la empresa.

A grosso modo, la tabla funciona de la siguiente manera: muestras y expones las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de la empresa y las analizas en conjunto. Cuándo se te presentan las debilidades y amenazas, por ejemplo, y dónde están tus fortalezas y ​​oportunidades.

Dentro de una situación específica, la toma de decisiones se vuelve más racional que si estuvieras sin esa herramienta de gestión, ya que con ella tienes una visión macro de lo que está funcionando y lo que todavía necesitas mejorar en tu negocio.

5. Matriz BCG

La Matriz BCG o Matriz Boston Consulting Group es una herramienta de gestión que ayuda a analizar la situación actual del mercado. Mediante su correcto uso, será posible tomar decisiones efectivas y en el tiempo correcto con relación a la gestión de la catera de negocios.

La matriz BCG es una herramienta clásica que ha sido utilizada desde hace años por gerentes y administradores, y a pesar de que muchos creen que es una herramienta anticuada para los nuevos tiempos, la verdad es que esta herramienta puede ser un perfecto complemento al momento de determinar estrategias digitales.

Esta matriz es representada por un cuadro de doble entrada, con ejes “Y” y “X”. Los cuales representan el crecimiento del mercado y la participación relativa del mercado.

Los productos podrán encontrarse en cualquiera de los 4 cuadrantes antes mencionados y serán divididos en distintas categorías.

La primera, los productos estrella que son los de mayor crecimiento y tienen una alta participación y crecimiento.

La segunda categoría está definida por los productos interrogantes, ya que aún no se sabe en qué categoría estarán en un futuro próximo, a pesar de que el potencial de estos productos sea prometedora, el mercado podría desecharlos. De hecho, mantener este tipo de productos es relativamente caro para las empresas.

El tercer cuadrante es el de los productos vaca, puesto que aunque estos productos o negocios son de bajo crecimiento, tienen un grado de consolidación bastante alto que le da la solides financiera que necesita la empresa. Además de esto los negocios en este cuadrante necesitan poca inversión para mantenerse en pie.

Finalmente, los productos perros son los negocios que están en su etapa final de vida, el crecimiento que muestran es bajo así como también la participación del mercado, generalmente no son rentables; sin embargo, es posible que en algunos casos tras determinada inversión sea posible relanzarlos.

6. Matriz de Ansoff

La matriz de Ansoff o Matriz de producto y mercado o vector de crecimiento es una herramienta de gestión cuyo objetivo principal es identificar las oportunidades de crecimiento de un negocio.

Esta matriz fue creada por Igor Ansoff en 1957, este economista y matemático conocido como “el padre de la administración estratégica” desarrolló una herramienta que brindaba diferentes opciones de producto y mercado en los cuales la empresa podría basar su crecimiento a futuro.

Esta matriz funciona de una manera simple, pero efectiva, en el eje X se ubican los productos, mientras que en el eje Y se encuentran los mercados. Cada una de estas variables se subdividen en dos categorías, las denominadas nuevas o las denominadas actuales.

Al dividir el gráfico según las variables, se generarán cuatro cuadrantes los cuales recomendarán qué estrategia de crecimiento adoptar.

6.1. Penetración de mercado

La estrategia de penetración de mercado corresponde al primer cuadrante de la matriz y combina a los productos y mercados actuales.

En este cuadrante lo que se busca es incrementar la participación de mercado con los mismos productos, para lo que se buscará invertir más en publicidad, incrementar la frecuencia de compra o la cantidad consumida por estos.

6.2 Desarrollo de nuevos mercados

La estrategia de desarrollo de nuevos mercados tiene por objetivo entra a nuevos mercados con los productos actuales que posee la empresa, para ello es necesario realizar investigaciones de mercado pues la efectividad de esta estrategia estará ligada a la valoración de los productos actuales en el nuevo mercado.

Estos nuevos mercados no necesariamente deben ser geográficos, sino que se pueden dirigir a un segmento diferente de consumidores o incluso mercados que recién se están desarrollando.

6.3 Desarrollo de productos

El tercer cuadrante de desarrollo de productos tiene como plan principal lanzar nuevos productos en los mercados actuales en los cuales se tiene presencia.

Esta estrategia es liderada, generalmente bajo un concepto de innovación y satisfacción del consumidor, esta estrategia guiará proyectos relacionados con el desarrollo de productos principalmente enfocados en los atributos más valorados por el mercado actual.

6.4 Diversificación

El último cuadrante combina la decisión de lanzar nuevos productos en mercados en los que no se tiene presencia, esta es la estrategia más arriesgada de las cuatro y no es usualmente usada por las empresas.

Sin embargo, la diversificación puede generar una gran rentabilidad en caso de ser exitosa, en esta estrategia se combinan también los proyectos de desarrollo de nuevos productos y desarrollo de nuevos mercados para lo cual es necesario una mayor cantidad de recursos.

VIDEO | Cómo llevar tu producto todavía más lejos | Estrategia de internacionalización

7. Las 5 fuerzas de Porter

Las 5 fuerzas de Porter también conocidas como “Diamante de Porter”  es una de las herramientas de gestión más efectivas cuando se trata de orientar la estrategia global del negocio.

Fue creada por el economista Michael Porter en la década de los 80 del siglo XX y tiene como objetivo principal analizar las fuerzas internas y externas que impactan el desarrollo de un negocio.

Así como con el uso de la matriz FODA,  mediante esta herramienta, se pueden indentificar las fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas de un negocio, lo que la vuelve una excelente herramienta complementaria si se realizar el análisis FODA.

Las 5 fuerzas que Porter cita como importantes al momento de analizar estratégicamente los negocios son las siguientes:

1. Poder de negociación de los clientes
2. Poder de negociación de los proveedores
3. Amenaza de entrada de nuevos competidores
4. Amenaza de productos sustitutos o nuevos productos
5. Rivalidad entre competidores

8. Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard, también llamado Cuadro de Mando Integral es una herramienta de gestión estratégica cuyo objetivo principal es definir los objetivos del negocio y realizar una supervisión constante a los resultados de la estrategia de una organización.

Esta herramienta fue desarrollada por Robert Kaplan y David Norton, y permite que los objetivos de la organización posean una estructura, clara, dinámica e integral donde el alcance de los objetivos esté sujeto a la evaluación de los indicadores que miden los resultados de cada proyecto ejecutado.

9. PDCA

El PDCA es una sigla formada por cuatro términos: Plan, Do, Check y Act (planificar, ejecutar, verificar y actuar).

Cada uno de estos pasos es un pilar de esta herramienta de gestión utilizada para hacer ventas.

9.1 Planificar

Planificar significa, en este contexto, discutir con tu equipo todas las circunstancias actuales de la empresa.

El brainstorming es esencial para conversar con todos los empleados, abriendo nuevas ideas para alcanzar objetivos y metas que merecen ser alcanzadas.

El ciclo PDCA debe tener un punto de partida: un problema a resolver. Y este problema necesita tener una justificación y estar bien delimitado.

La planificación se define en algunos pasos, como:

• Variables y situación global de la empresa;
• Objetivos y logros a ser alcanzados;
• Quién trabajará en pro de ese objetivo y cuándo esa meta será alcanzada;

9.2 Ejecutar

Planificadas las metas que quieres alcanzadar, es el momento de ejecutar el plan.

Hay una serie de actitudes a realizar que pueden ayudar en la realización de lo que has planificado. Estas son algunas:

• Distribución de actividades entre cada uno de los empleados que están dentro de la planificación;
• Incentivo a la autonomía de los responsables por cada actividad;
• Definición de normas y reglas para guiar las formas de actuar de los empleados.

Al final de la ejecución, todas las fallas y éxitos deben estar listadas.

Si el objetivo principal se ha cumplido, entonces es interesante analizar lo que ha ayudado a alcanzar el éxito, así como observar lo que contribuyó al fracaso en caso de fallo.

9.3 Verificar

Dentro de esta etapa del ciclo de PDCA, todo necesita ser monitoreado de acuerdo con lo que fue planeado.

El resultado esperado debe ser colocado al lado de lo que realmente se obtuvo.

Es importante revisar la metodología aplicada en el trabajo y, dependiendo de los resultados del paso anterior, cambiar las estrategias y procesos para obtener resultados diferentes.

La idea es verificar de qué modo el resultado alcanzado se ha convertido en lo que es, analizando los indicadores de la empresa. Algunas de las acciones de este paso son:

• Corregir errores metodológicos;
• Analizar datos obtenidos durante la ejecución;
• Reevaluar el rendimiento general de la empresa.

9.4 Actuar

Si el plan de acción ha alcanzado todos los objetivos expuestos o la mayoría de ellos, entonces debes adoptarlo dentro de tu negocio.

En caso negativo, es esencial revisar nuevamente los presupuestos asumidos dentro de la planificación y luego encontrar la causa del problema y del fracaso.

10. Key Performance Indicator

Key Performance Indicator o KPI es una de las herramientas de gestión más modernas de esta lista y su misión es medir el desempeño de la empresa.

Un KPI, en general, es un dato que ayuda en el entendimiento del funcionamiento de todos los procesos y resultados de ciertas estrategias en tu negocio.

Es importante recordar que hay varios tipos de KPI. La tasa de conversión, por ejemplo, es uno de estos tipos.

El origen del tráfico, la adquisición de leads, los suscriptores del blog y de la newsletter, los page views y visitantes nuevos y recurrentes son los otros tipos de KPI existentes en el mercado digital.

Lo importante es entender cuál es tu objetivo para que sepas bien qué KPIs necesitas analizar.

VIDEO | 5 recomendaciones para elegir tus KPIs de forma adecuada | Hotmart Tips

11. 5W2H

Otra  de las herramientas de gestión que puede ser muy eficiente es la 5W2H. Es un método de planificación simple y parecido al PDCA.

Este método funciona de la siguiente manera: piensas en siete preguntas y las responde intuitivamente. Dentro de las respuestas, enumerarás actividades y actitudes a realizar para practicar el proyecto y concretarlo.

Las siete preguntas son:

1. What: ¿Qué acción debe realizarse?;
2. Who: ¿Quién realizará la acción?;
3. When: ¿Cuándo se realizará la acción?;
4. Where: ¿Dónde se realizará la acción?;
5. Why: ¿Por qué la acción se realizará?
6. How: ¿Cómo se realizará la acción?
7. How much: ¿Cuánto costará la acción?

Después de responder a esas preguntas, habrá una lista completa que deberás hacer con la intención de producir un proyecto de forma eficiente.

Aprende a hacer una buena gestión

En síntesis, todas estas herramientas de gestión ayudan a la hora de optimizar los más variados sectores dentro de tu negocio. Por eso, te corresponde a ti como emprendedor entender qué proceso necesita ser mejorado en cada etapa.

Es esencial mantener una buena gestión de la empresa para no tener gastos imprevistos y principalmente para tener control de todas las acciones necesarias para mejorar tus resultados.

Además de la gestión de procesos, es esencial también dividir tu tiempo para que todo lo que planificas pueda ser hecho con agilidad y dentro de la planificación.

Y algo que puede ayudarte a lograrlo es son las herramientas de automatización de procesos que te presentamos en nuestro contenido completo. ¡Sácales provecho!