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7 herramientas de gestión que no puedes dejar a un lado
Conoce 7 recursos que pueden ayudarte a optimizar tu rutina.
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Muchas personas buscan herramientas de gestión y todo tipo de aplicaciones para mejorar sus rutinas. Esto sucede porque estos tipos de recursos ayudan a organizar lo que necesitamos hacer diariamente, además de permitirnos tener un mejor panorama de todo lo que todavía tenemos que hacer.
Para quien trabaja en internet, este tipo de herramienta es muy importante, ya que es fácil desorganizarse debido a las posibilidades de distracción online.
Y para quien trabaja solo, eso es aún peor, ya que hay varias tareas diferentes que necesitan ser concluidas con plazos cortos o incluso el mismo día.
Para ayudarte a optimizar tu rutina, te sugerimos aquí 7 herramientas de gestión, sobre las cuales vamos a hablar un poco para que entiendas cómo funcionan.
¿Qué son las herramientas de gestión?
Las herramientas de gestión son todas aquellas técnicas y estrategias que se pueden utilizar para mejorar la producción y los procesos dentro de una empresa.
La idea principal de ellas es aumentar el control y el conocimiento de los procesos del emprendedor en relación a la propia empresa y principalmente para dirigir a las personas responsables de ciertas tareas a entender lo que hay que hacer.
Desafortunadamente, es muy común encontrar algunos gestores que no conocen todos los procesos de las actividades realizadas en tu área. Esto puede ser explicado por la gran cantidad de tareas que necesitan ser realizadas al mismo tiempo.
Además, es posible también tener personas que trabajan contigo, que conocen los procesos de tu negocio, pero que no entienden qué tan eficientes son o deben ser.
En cualquier caso, la calidad de los servicios prestados se puede perder durante la producción o en otros procesos por falta de conocimiento de todo lo que está sucediendo en tu negocio.
Es por eso que es importante utilizar las herramientas de gestión. Ellas ayudan a mantener un control mejor de todos los procesos dentro de la empresa, aumentando la eficiencia de quienes están involucrados en cada uno de ellos.
Además, la organización es uno de los pilares esenciales para mantener la empresa funcionando y aumentando su eficiencia.
Ahora que ya entiendes lo que son herramientas de gestión, te mostraremos 7 que creemos esenciales para ayudarte en tu organización profesional y en tu empresa.
1. Plan de negocios
El plan de negocios es un documento estratégico que sirve para la exposición de objetivos y metas, además de presentar la visión del emprendedor a otros miembros de tu equipo o futuros colaboradores de tu negocio.
Además, el plan de negocios también te permite iniciar nuevas estrategias de marketing e identificar a tu público de forma más asertiva, ya que en él pones toda la información acerca de tu empresa además,claro, de las acciones que necesitas ejecutar.
2. Canvas
Canvas es un modelo de gestión. Se une a herramientas, técnicas y una metodología para innovar dentro del funcionamiento de los procesos de la empresa.
Dentro de este modelo de gestión existen siete pasos:
- Definición de objetivos;
- Elaboración de estrategias;
- Establecimiento de prioridades;
- Desarrollo de los empleados;
- Diseño de la organización;
- Asignación de recursos;
- Monitoreo de resultados.
La idea principal de Canvas es salvar a los emprendedores que están abriendo su negocio del dolor de cabeza que un nuevo emprendimiento puede dar.
Basándose en la premisa de que una gestión puede controlarse directamente del papel, el método es muy fácil de hacer.
Dentro del Canvas existen los siete pasos que dan orígen a siete bloques en un cuadro, panel o cualquier superficie que pueda ser utilizada como cuadro.
Cada bloque tiene post-it pegados informando ciertos términos y conceptos de determinado paso.
Por ejemplo:
- El objetivo de la empresa: ¿cuál es la meta de la empresa? Esto debe ser definido de modo que quede claro y directo;
- Estrategia: son las acciones que se deben llevar a cabo para llegar al objetivo principal. Pueden estar formuladas siempre en verbos en el infinitivo, como “aumentar el número de clientes”;
- Prioridades: cuáles son las primeras acciones que hay que hacer y que llevan al resultado esperado. Además, cuál es el orden de prioridades de cada una de ellas;
- Personas: quién es esencial para los proyectos que ayudarán a alcanzar el objetivo inicial;
- Ambiente: de qué modo el ambiente en el que están trabajando puede ser diseñado para ayudarte a evolucionar hacia el objetivo que te has planteado;
- Recursos: de qué forma los recursos pueden ser dirigidos a una mejor infraestructura de la empresa;
- Monitoreo: se trata de la forma de administrar y verificar los resultados de las acciones creadas.
3. PDCA
El PDCA es una sigla formada por cuatro términos: Plan, Do, Check y Act (planificar, ejecutar, verificar y actuar).
Cada uno de estos pasos es un pilar de esta herramienta de gestión utilizada para hacer ventas.
Planificar
Planificar significa, en este contexto, discutir con tu equipo todas las circunstancias actuales de la empresa.
El brainstorming es esencial para conversar con todos los empleados, abriendo nuevas ideas para alcanzar objetivos y metas que merecen ser alcanzadas.
El ciclo PDCA debe tener un punto de partida: un problema a resolver. Y este problema necesita tener una justificación y estar bien delimitado.
La planificación se define en algunos pasos, como:
- Variables y situación global de la empresa;
- Objetivos y logros a ser alcanzados;
- Quién trabajará en pro de ese objetivo y cuándo esa meta será alcanzada;
Ejecutar
Planificadas las metas que quieres alcanzadar, es el momento de ejecutar el plan.
Hay una serie de actitudes a realizar que pueden ayudar en la realización de lo que has planificado. Estas son algunas:
- Distribución de actividades entre cada uno de los empleados que están dentro de la planificación;
- Incentivo a la autonomía de los responsables por cada actividad;
- Definición de normas y reglas para guiar las formas de actuar de los empleados.
Al final de la ejecución, todas las fallas y éxitos deben estar listadas.
Si el objetivo principal se ha cumplido, entonces es interesante analizar lo que ha ayudado a alcanzar el éxito, así como observar lo que contribuyó al fracaso en caso de fallo.
Verificar
Dentro de esta etapa del ciclo de PDCA, todo necesita ser monitoreado de acuerdo con lo que fue planeado.
El resultado esperado debe ser colocado al lado de lo que realmente se obtuvo.
Es importante revisar la metodología aplicada en el trabajo y, dependiendo de los resultados del paso anterior, cambiar las estrategias y procesos para obtener resultados diferentes.
La idea es verificar de qué modo el resultado alcanzado se ha convertido en lo que es, analizando los indicadores de la empresa. Algunas de las acciones de este paso son:
- Corregir errores metodológicos;
- Analizar datos obtenidos durante la ejecución;
- Reevaluar el rendimiento general de la empresa.
Actuar
Si el plan de acción ha alcanzado todos los objetivos expuestos o la mayoría de ellos, entonces debes adoptarlo dentro de tu negocio.
En caso negativo, es esencial revisar nuevamente los presupuestos asumidos dentro de la planificación y luego encontrar la causa del problema y del fracaso.
4. 5W2H
Otra herramienta de gestión que puede ser muy eficiente es la 5W2H. Es un método de planificación simple y parecido al PDCA.
Este método funciona de la siguiente manera: piensas en siete preguntas y las responde intuitivamente. Dentro de las respuestas, enumerarás actividades y actitudes a realizar para practicar el proyecto y concretarlo.
Las siete preguntas son:
- What: ¿Qué acción debe realizarse?;
- Who: ¿Quién realizará la acción?;
- When: ¿Cuándo se realizará la acción?;
- Where: ¿Dónde se realizará la acción?;
- Why: ¿Por qué la acción se realizará?
- How: ¿Cómo se realizará la acción?
- How much: ¿Cuánto costará la acción?
Después de responder a esas preguntas, habrá una lista completa que deberás hacer con la intención de producir un proyecto de forma eficiente.
5. Análisis DOFA
El análisis DOFA es una herramienta de gestión utilizada para la descripción de variables dentro de una empresa. Ellas son las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
Este es un método muy conocido en las áreas de administración de las empresas de hoy en día.
Las planificaciones a corto, mediano y largo plazo se pueden estructurar y realizar correctamente cuando se utilizan dentro de esta estrategia.
La idea de la matriz o análisis DOFA es crear una tabla que ayude en la toma de decisiones en determinadas circunstancias en el cotidiano de la empresa.
A grosso modo, la tabla funciona de la siguiente manera: muestras y expones las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de la empresa y las analizas en conjunto. Cuándo se te presentan las debilidades y amenazas, por ejemplo, y dónde están tus fortalezas y oportunidades.
Dentro de una situación específica, la toma de decisiones se vuelve más racional que si estuvieras sin esa herramienta de gestión, ya que con ella tienes una visión macro de lo que está funcionando y lo que todavía necesitas mejorar en tu negocio.
6. KPI
Key Performance Indicator (KPI) es la herramienta de gestión que sirve para medir el desempeño de la empresa.
El KPI, en general, es un dato que ayuda en el entendimiento del funcionamiento de todos los procesos y resultados de ciertas estrategias en tu negocio.
Es importante recordar que hay varios tipos de KPI. La tasa de conversión, por ejemplo, es uno de estos tipos.
El origen del tráfico, la adquisición de leads, los suscriptores del blog y de la newsletter, los page views y visitantes nuevos y recurrentes son los otros tipos de KPI existentes en el mercado digital.
Lo importante es entender cuál es tu objetivo para que sepas bien qué KPIs necesitas analizar.
7. Mix de marketing – Las 4P
Por último, destacamos el mix de marketing, también conocido como 4ps.
Este es un concepto fundamentado en los cuatro pilares del marketing: producto, precio, promoción y plaza. Hablamos brevemente sobre cada uno de ellos para aclarar lo que son y de qué modo pueden afectar tu negocio.
Producto
El producto con alto valor agregado es muy bien aceptado por los clientes, y no estamos hablando aquí de precio, sino de las características de lo que le ofreces a tus clientes.
Hay una serie de preguntas que se pueden hacer para definir estas características:
- ¿Cuáles son las demandas que tu producto satisface y cómo lo hace?
- ¿De qué modo la gente lo utiliza?
- ¿Cuáles son sus características?
- ¿Cuál es su diferencia y los productos de tus competidores?
Precio
El precio es el que genera el beneficio para la empresa y también lo que define si el producto es, o no, deseado por un determinado público.
Cuando se establece el precio de tu producto, recuerda que necesitas necesariamente que sea adecuado para el mercado.
Pero si un producto satisface una demanda muy específica en la que los clientes no se preocupan de pagar más para recibir algo con calidad muy elevada, entonces tu precio puede ser más alto.
Todo depende de tu mercado y de lo que estás ofreciendo. Sin embargo, para cobrar un precio justo y vender más, es bueno responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el valor del producto de los competidores?
- ¿Cómo las circunstancias cambian el precio de mi producto?
- ¿Mi cliente pagaría un precio más alto?
Plaza
La plaza se refiere al modo y trayecto que los clientes recorren hasta llegar a tu producto. En este caso, es esencial pensar en los modos de distribución del producto.
La plaza es un análisis estricto de donde está la mayor parte de tus clientes y de qué modos los productos llegan hasta esas personas.
Para aumentar la eficiencia de la plaza, se deben responder a las siguientes preguntas:
- ¿Puedo mejorar mis canales de distribución?
- ¿Puedo mejorar mi equipo para alcanzar a más clientes?
- ¿Qué debo cambiar para mejorar la eficiencia de la distribución de mi producto?
Promoción
La promoción es un paso para observar qué tipo de actitud le agrega valor a tu producto y cuáles son los mejores caminos para divulgarlo.
Para mejorar esta sección, basta realizar las siguientes acciones:
- Analizar la mejor forma de divulgar tu producto en las redes sociales u otros tipos de publicidad;
- Mirar los mejores horarios para divulgar tu producto en medio de tu audiencia;
- Observar los resultados de las entradas en línea para analizar el horario y el día en que el alcance es mayor.
Haz una buena gestión
En síntesis, todas estas herramientas de gestión ayudan a la hora de optimizar los más variados sectores dentro de tu negocio. Por eso, te corresponde a ti como emprendedor entender qué proceso necesita ser mejorado en cada etapa de tu negocio.
Es esencial mantener una buena gestión de la empresa para no tener gastos imprevistos y principalmente para tener control de todas las acciones necesarias para mejorar tus resultados.
Además de la gestión de procesos, es esencial también dividir tu tiempo para que todo lo que planificas pueda ser hecho con agilidad y dentro de la planificación.
Si necesitas ayuda en esto, puedes darle una miradita a nuestro post con 10 consejos para gestionar mejor tu tiempo.
¡Hasta pronto!
