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OKR: aprende a administrar los objetivos y los resultados clave de tu proyecto

OKR: aprende a administrar los objetivos y los resultados clave de tu proyecto

Cómo aplicar la metodología de OKRs en la práctica para obtener resultados

¿Conoces esa sensación de que deberías medir mejor los resultados de tu proyecto? 

Es bueno saber  que una de las formas de hacerlo es mediante el uso de OKRs.

El método OKR (Objective and Key Results) se popularizó desde 1999 por Google y se generalizó con su crecimiento. Actualmente, el método está reconocido por el mercado, ya que también lo aplican varias empresas como Twitter, Spotify, LinkedIn, entre otras.

Los OKRs se utilizan para gestionar indicadores de negocio de cualquier naturaleza. El método se puede aplicar en negocios digitales, agencias y emprendedores individuales y, por tanto, puede ser muy útil en tu día a día. 

Si quieres medir tus resultados de manera efectiva, consulta lo que te preparamos siguiendo este artículo hasta el final.

Índice
¿Qué son OKRs? ¿Por qué usar OKRs?  ¿Cómo definir OKRs? ¿Cómo priorizar OKRs? Responsabilidades y ceremonias ¿Cómo medir OKRs? Es el momento de practicarlo

¿Qué son OKRs?

OKR es un método de establecimiento de objetivos que tiene la intención de guiar las acciones de un proyecto centrándose en objetivos que apunten a lograr resultados que validen si esos objetivos se han logrado o no. 

De modo sencillo, seguimos la siguiente fórmula para definir las metas:

Un ejemplo…

Mejoraré el compromiso de mis estudiantes medido por un aumento del 60% al 90% de la tasa de estudiantes que completan mi curso.

Ahora que sabes qué es, es importante saber por qué deberías usarlo, ¿verdad?

¿Por qué usar OKRs? 

De acuerdo con Marty Cagan, si él necesitara elegir solo una de las causas del fracaso de la mayoría de los proyectos, le echaría la culpa al enfoque en completar las entregas.

“El 80% de las iniciativas centradas en entregas
no tienen impacto en los resultados”.

Planificar la conclusión de tareas como metas para tu proyecto hace que el éxito de un objetivo se reduzca a una entrega. 

A diferencia de esta forma de pensar, el OKR es una herramienta de resultados en la que el factor de éxito de una meta está alineado con el resultado logrado y no en la entrega de una tarea en sí misma. 

Sin embargo, es importante analizar la madurez de tu producto y determinar si es el momento ideal para orientarte únicamente a los resultados. 

Consulta el siguiente mapa que define cuándo tu empresa debe utilizar esa metodología para guiar tus objetivos y resultados:

Independientemente del momento en que tu negocio esté, el uso de OKRs será el principal beneficio que proporciona el método:

  • El aprendizaje se cosechará en un trimestre
    Lo hace más tangible y te permite corregir los errores rápidamente.
  • Claridad y simplicidad en la definición
    Esta es la base para generar un alto compromiso del equipo.
  • Los resultados se miden semanalmente
    Esto permite anticipar errores.
  • Prioriza la transparencia de los objetivos
    Todos los miembros del equipo pueden ver los OKRs de la empresa.
  • Refuerza la cultura data-driven
    Toma de decisiones basada en datos.
  • Medición de resultados en lugar de esfuerzo
    La dedicación por sí sola no es suficiente para los objetivos.

¿Estás convencido de que tu proyecto está en el momento adecuado para estar orientado a los resultados?  ¿Vamos al siguiente paso?

¿Cómo definir OKRs?

La definición de OKRs es sencilla y esto facilita enormemente la comprensión y la practicidad de las metas. Pero debes poner atención a los pequeños detalles para no cometer errores y para que el esfuerzo aplicado genere los resultados esperados. 

El primer paso es comprender claramente cuál es la función de un objetivo y de un resultado clave:

Objetivos

El objetivo es una declaración concisa de la dirección deseada por el negocio para que las personas puedan imaginar lo importante que será lograrlo.

Resultados clave

Los resultados definen las metas que tendrán un impacto directo en el logro del objetivo, si tienen éxito.

Ejemplo:

O – Ofrecer una experiencia que mantenga a los alumnos comprometidos

KR1 – Aumentar del 20% al 30% el número de alumnos que alcanzan el módulo 2 en menos de 7 días.

KR2 – Aumentar del 10% al 30% el número de alumnos que completan el curso en 3 meses.

En resumen, el objetivo es donde queremos obtener y el resultado clave de cómo mediremos si se ha alcanzado el objetivo.

La imagen a continuación explica esta organización visualmente:

 

Ahora que ya entendiste la estructura del método, ¡veamos los detalles que marcan la diferencia!

Cómo definir los Objetivos (O)

Establecimiento de los objetivos de la empresa

Los OKRs de la empresa están definidos por los líderes y generalmente duran un año. 

Es importante destacar que los OKRs son excelentes herramientas de aprendizaje. Los bonos y el rendimiento no deben evaluarse cumpliendo KRs.

No todos los objetivos cumplirán las metas financieras como ingresos y ganancias exclusivamente. Es por eso por lo que los objetivos deben abordarse en paralelo con el crecimiento financiero. 

Esto permite establecer más objetivos en paralelo sin que todos los involucrados se sientan intimidados por no poder alcanzarlos.

El objetivo es una guía que direcciona el futuro del negocio. Sobre la base de esta alineación, se deben definir los objetivos de cada equipo.

Estableciendo los objetivos del equipo

Con base en las prioridades de la empresa, los líderes de cada equipo deben refinar los objetivos que contribuirán al objetivo global.

Esta alineación debe ir en la misma dirección que los objetivos globales.

Es en esta etapa que muchos equipos cometen errores…

Caso 1

El equipo comercial de una empresa tiene dos divisiones: marketing y ventas.

La empresa define que el objetivo del equipo de marketing es aumentar el número de leads generados. Mientras que para el equipo de ventas el objetivo es aumentar el porcentaje de conversión.

Impacto

El problema es que los miembros de estos equipos trabajan en el mismo equipo – Comercial – lo que generará conflictos sobre en qué debería centrarse realmente el equipo, ya que una meta puede influir negativamente en otra.

Por lo tanto, es esencial que los OKRs no se definan en las diferentes organizaciones de pequeños equipos o productos, sino en la visión del equipo como un todo.

Caso 2

Otra falla que cometen muchas empresas es delegar a sus propios equipos la responsabilidad de establecer sus objetivos.

Impacto

Esto parece positivo en términos de autonomía, pero es un punto perjudicial con respecto a la dirección del negocio. Los líderes deben definir los objetivos que cada equipo debe perseguir.

(Atención: objetivos, no resultados clave.)

Después de todo, los líderes están en una posición privilegiada para evaluar qué objetivos generan el mayor valor para el negocio.

Listo

Una vez que se hayan establecido los objetivos, es el momento de definir los KRs…

 

Definición de resultados clave (KRs)

La definición de resultados clave debe basarse en los objetivos definidos para cada equipo. Cada equipo debe definir cómo medirán si se han alcanzado sus objetivos.

Para esto, el KR no puede ser difícil de medir durante su seguimiento. 

Si necesitas acceder a una base de datos, extraer archivos, importar y crear varias tablas, o ejecutar fórmulas complejas para obtener los números, debes mejorar la definición de tu KR. 

De ahí la importancia de la simplicidad. Incluso para que el seguimiento sea fácil y claro para todo el equipo. Por hablar de seguimiento …

El seguimiento debe realizarse semanalmente y, como te dije, debes repensar los indicadores si tus métricas son demasiado complejas.

Un consejo para evitar la frustración del equipo es no tener un solo KR “del todo o nada” para el objetivo. 

En este sentido, agregar KRs adicionales para alimentar el aprendizaje del equipo frente al desafío puede ser una oportunidad para refinar el proceso.

Suena fácil, ¿no? Y, de hecho, lo es, pero es importante estar atento a los desaciertos…

Caso 1

Definir KRs basándote en entregas, no en resultados.

Ejemplo: entregar la funcionalidad XYZ para todos los clientes.

Impacto

Cuando definimos los OKRs, es común que aún necesitemos determinar cuál es la solución para lograr el objetivo. Requiere investigación y pruebas junto al seguimiento del resultado.

La investigación y las pruebas significan que todavía no sabemos la respuesta al problema. 

Por lo tanto, nunca te centres en lo que se entregará, sino más bien en los objetivos del negocio.

Caso 2

Los KRs pueden ser los responsables de la desmotivación del equipo.

A menudo definimos los KRs en el estilo del “todo o nada” con metas inalcanzables y muy audaces.

Impacto

La motivación de un equipo que necesita entregar una mejora del 1% será bastante diferente a la de un equipo que necesita perseguir el 40%.

Si durante este seguimiento semanal se nota este tipo de escenario, es importante dejarle claro al equipo que un alcance parcial será muy celebrado. Después, estos valores se deben refinar para la próxima meta. 

Esta es la razón por la que los OKRs no deben usarse como una métrica de rendimiento de personas. Si eso sucede, los equipos solo aceptarán definir KRs conservadores y de los que están seguros de que sí, los alcanzarán.

Caso 3

Ya queríamos entregar X, por lo que podemos definir una métrica que se verá afectada por esta entrega y por eso definimos este indicador como un KR.

Impacto

El primer análisis que debes hacer es si esta entrega realmente cumple con el objetivo establecido. Recuerda que encontrar la solución puede suceder mientras se busca el resultado.

Una forma de medir si estás en el camino correcto es pensar en diferentes soluciones para lograr el mismo KR y luego evaluar cuál es la manera más sencilla y eficiente de hacerlo.

El enfoque, como dije antes, siempre está buscando resultados, ¡así que no te apegues a tus ideas y entregas! ;)

Listo

Ahora que ya sabes cómo establecer objetivos y resultados clave, surgirán muchas metas para llevar tu proyecto directamente al éxito, ¿verdad? En este punto, debemos priorizar lo que se debe hacer y esto es de lo que hablaremos a continuación.

¿Cómo priorizar OKRs?

A medida que tu proyecto y tu equipo crecen, también lo hace la cantidad de objetivos y resultados que pueden perseguirse en paralelo. Sin embargo, la vieja estrategia de “divide y conquistarás” se debe respetar siempre. 

Así, es importante definir los criterios de priorización que ayudarán a seleccionar qué KRs el equipo buscará primero.

A continuación, puedes ver tres factores importantes en el momento de esta definición:

Impacto

¿Qué impacto se generará en el objetivo? Aunque la meta se haya alcanzado, el objetivo es la línea de llegada.

Escrutinio

¿Qué tan simple es determinar este resultado? Cuanto mayor sea el grado de dificultad, mayores serán las posibilidades de que un indicador se calcule incorrectamente o ni siquiera se verifique.

Influencias

¿Cuál es la capacidad de crear soluciones o entregas que, de hecho, influencien este resultado? En algunos casos, el objetivo y los resultados pueden estar bien definidos, pero el equipo responsable no tiene suficiente influencia para generar impacto.

¡Importante!

Ten en cuenta que el esfuerzo no es un criterio de priorización, pues, como mencioné anteriormente, la solución que traerá el resultado aún no se ha definido o descubierto, por lo que no es posible medir qué esfuerzo se “gastará”.

Para que todas estas acciones de resultados funcionen de forma sincrónica y sencilla, debes definir responsabilidades y algunos ritos, y de eso es de lo que voy a hablar ahora.

Responsabilidades y ceremonias

Aunque es un método sencillo, que valora la claridad de las definiciones, para mantener los OKR en pleno funcionamiento dentro de una empresa, se debe definir de quiénes son las responsabilidades. ¿Lo vemos?

Responsabilidades

Objetivos Top Down

Al establecer objetivos, el líder le dice al equipo que este debería ser su enfoque para el próximo trimestre.

Resultados clave Bottom Up

Al definir los resultados clave, el equipo le informa al líder que es “de esta manera” que demostrará que alcanzará los objetivos propuestos.

El cuadro a continuación define el papel de cada miembro del equipo, así como la frecuencia de las definiciones.

Objetivos de la empresa: responsabilidad del líder y generalmente se define anualmente.

Objetivos del equipo: responsabilidad de los líderes y por lo general se define trimestralmente.

KRs basados en los objetivos: responsabilidad del equipo y se deben establecer trimestralmente.

Negociación: responsabilidad de todo el personal y debe ocurrir trimestralmente.

Una vez definidas las responsabilidades, pasemos a las ceremonias.

Ceremonias

Para un buen progreso y control sin problemas de los objetivos y resultados durante el año, es importante que se definan algunas ceremonias, manteniendo la alineación de todo el equipo y del proyecto.

Son las siguientes:

Kickoff

La reunión Kickoff se lleva a cabo anualmente y es cuando los líderes comunican a todo el equipo cuáles son los objetivos del negocio para el próximo año. Es una reunión muy importante para dejar claro al equipo por qué se están estableciendo estos objetivos.

Alineación de líderes

Con los objetivos de la empresa en manos, los líderes de cada equipo están listos para establecer los objetivos del equipo. Esta ceremonia debe llevarse a cabo trimestralmente, antes del final de cada trimestre, para que el equipo tenga tiempo para definir y presentar los KRs para el próximo período.

Reunión de negociación

La reunión de negociación es una reunión entre el equipo y los líderes para presentar todos los KRs. En este momento, se abre una discusión para validar si todos los KRs están de acuerdo con los objetivos, si los números buscados están en línea con el potencial del negocio, entre otros detalles. Después de esta reunión, todo el personal debe estar de acuerdo y comprometido con la búsqueda de los objetivos.

Alineación del equipo

La alineación del equipo se realiza semanalmente y tiene la intención de rastrear el progreso de todos los KRs. Esta alineación es el momento de discutir si las acciones que se están tomando están teniendo el efecto deseado en los resultados. La frecuencia de esta alineación es más corta que las otras, ya que cualquier desviación en el progreso del equipo debe notarse lo antes posible para que se tomen las medidas necesarias.

Cronograma anual

Por lo tanto, la imagen a continuación ilustra cómo se vería el cronograma anual de ceremonias relacionadas con el control de OKRs.

Ahora que ya tienes una gran planificación, hablemos sobre cómo medir si se están logrando los resultados.

¿Cómo medir OKRs?

Cuando se usan OKRs, nada tiene sentido si no te mantienes al día con los resultados obtenidos con el esfuerzo del equipo. Para esto, el acompañamiento debe ser sencillo, pero asertivo.

Hay algunos softwares de seguimiento de metas disponibles y que facilitan tu administración, pero una simple hoja de cálculo puede satisfacer tus necesidades. A continuación, se muestra un ejemplo de seguimiento:

Establecer un punto de salida y un punto final para cada KR es una excelente manera de aclarar los resultados. En varias ocasiones trabajamos con valores porcentuales o relativos que pueden generar confusión o incluso una sensación errónea de que los resultados sean buenos o malos.

Otro punto interesante es mantener un estado previsto y cumplido y el porcentaje alcanzado hasta el momento. Con estos indicadores puedes rastrear fácilmente si el progreso está por debajo o por encima de las expectativas. Esto permite tomar decisiones de dirección lo antes posible para que se puedan alcanzar los objetivos.

Si te gusta un seguimiento visual, este modelo también te permite definir gráficos para el seguimiento del progreso de cada KR.

Estos gráficos se conocen como Brundown y Brunup y muestran si el progreso del KR está por encima o por debajo del pronóstico por el momento. Es una manera simple de visualizar la planificación y también dejarle claro al equipo cómo están los resultados.

El punto final de la jornada es la medición. Después de cada ciclo, es extremadamente importante volver a visitar el proceso y verificar lo que realmente tiene sentido para ti, tu proyecto y tu equipo.

Ahora que estás listo para implementar los OKRs, revisemos los principales tópicos antes de continuar.

Es el momento de practicarlo

Ha llegado el momento de que pongas manos a la obra. Crear una cultura orientada a resultados requiere práctica y persistencia. Los errores sucederán, ya que son inevitables, pero, en resumen, estos son los puntos principales que debes tener en cuenta:

  • No definas KRs por semestre, año o sin periodicidad.
    Los resultados deben medirse con frecuencia para el seguimiento.
  • Tus objetivos no deben estar basados en métricas
    Los objetivos deben ser inspiradores y no deben dictar las métricas de tus KRs.
  • No definas los KRs como entregas sino como resultado
    Cada KR debe ser obligatoriamente un resultado y no una tarea.
  • No pierdas la noción de tu progreso
    La medición, el seguimiento y la comunicación son extremadamente importantes para el proceso.
  • Los KRs no deben ser criterios de bonificación y rendimiento
    Los KRs son excelentes herramientas de aprendizaje y crecimiento del producto.

Pero el aprendizaje llega a la vez, ¿verdad? Y puedes estar seguro de que aplicar la metodología OKR de manera eficiente es un desafío para todo el emprendedor. Pero el propósito general de este post fue hacerte pensar que guiarte por los resultados es tu mejor oportunidad de saber si tu negocio está en el camino correcto. ¡Hasta la próxima!

Referencias

Un poco de lo que usamos para definir los OKR del producto aquí en Involves
https://bit.ly/2SJWQjk
Cómo hacer un buen proceso de configuración de OKRs en los equipos del producto
https: //bit.ly/2NEvdqQ
OKRs versus roadmaps en equipos de productos
https://bit.ly/2XD4S1d
OKR: Cómo la metodología puede ayudar a tu empresa a obtener más resultados
https://bit.ly/2L57D51
Establecimiento de objetivos tangibles con OKR’s
https://bit.ly/2Ez3cwG   
OKRS: Convirtiendo Objetivos en Resultados.
https://bit.ly/2SEl12x
Cómo ejecutar una reunión de establecimiento de OKRs
https://bit.ly/2XD5Ev2
13 Pasos de Roadmap para la adopción de OKR
https://bit.ly/2vYXuRq
OKR: Metas que conectan la estrategia con la operación
https://bit.ly/2UhLhBq

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