Todo negocio debe tener una jerarquía bien diseñada para garantizar un buen funcionamiento. A eso le llamamos organigrama de agencia y no es diferente en una empresa de comunicación.

Sin embargo, muchos profesionales tienen dificultades para crear e llevar a la práctica un organigrama de agencia de publicidad, lo cual ocasiona diferentes cuellos de botella en los procesos de trabajo.

Antes que nada, es necesario estar seguro del momento exacto de escalar el negocio y conocer a fondo los principales departamentos que necesitan ser creados en una agencia, y ese es el tema enfocado en este texto.

¿Vamos?

¿Cómo sabemos si es el momento de escalar un negocio?

Siempre llega el momento en que los que dirigen un negocio se ven obligados a tomar la decisión de dejar crecer o frenar la demanda de trabajo. Idealmente, el escalonamiento de una empresa debe ser bien pensado y hacerse a partir de una extensa planificación. Eso también ocurre en el marco de las agencias de publicidad.

La primera pregunta que ayuda a identificar si es el momento de dar el próximo paso es entender el volumen de trabajo.

No es suficiente con que sea intenso en este momento. En verdad, es necesario prever su constancia en un futuro inmediato.

Después de evaluar la demanda de trabajo, es hora de analizar al equipo. ¿Ya tienes a los profesionales necesarios para hacer crecer a la empresa o debes contratar? ¿Dónde están los cuellos de botella más comunes en el flujo de trabajo desarrollado?

De manera general, el crecimiento de un negocio implica el desarrollo de una jerarquía mejor definida.

En empresas pequeñas o familiares, es común que todos se involucren en diferentes aspectos de la rutina del negocio. Pero, a partir de su crecimiento, es interesante diferenciar las áreas, como:

• Estratégicas: equipo de decisión. Generalmente dueños y socios;
• Gerenciales: a cargo de la supervisión de la operación y de transmitir informaciones a los líderes del negocio,
• Operativas: los que realmente ponen manos a la obra. Trabajo manual, pero con menores responsabilidades. Puede contar con empleados menos experimentados.

¿Cuáles son los principales puestos y sectores de una agencia?

Lo ideal es un equipo pequeño y eficiente que sea suficiente para escalonar una agencia de publicidad. De todos modos, son diversos los sectores involucrados en este modelo de negocio y es necesario conocer a fondo los más comunes.

De esa forma es posible crear procesos que faciliten el flujo de trabajo y definir las responsabilidades de cada departamento.

Administración

Aunque no esté relacionado al core business del negocio, toda agencia de comunicación debe contar con un sector administrativo.

Generalmente, este sector contiene también la parte de finanzas y juntos tienen bajo su responsabilidad aspectos que van desde la rutina de la agencia al pago de los empleados.

Atención al cliente

Este equipo es el contacto entre la agencia y los clientes.

Muchas veces tiene la necesidad de contar con profesionales a nivel de gestión, pues la relación con el cliente tiene un peso fundamental en el éxito de los negocios de la agencia. Su principal responsabilidad es comunicar los deseos del cliente a los equipos de planificación y creación.

Planificación

El sector de planificación e investigación tiene a su cargo llevar insights que dan base al briefing que la atención al cliente pasa a la creación.

Veamos ejemplos: un cliente que vende ropa quiere hacer una campaña dedicada al Día Internacional de la Mujer. A este equipo le incumbe identificar las principales tendencias de comportamiento y consumo de ese público y en esa fecha.

Creación

En agencias tradicionales, la creación involucra a los profesionales de redacción y design. Algunas agencias digitales también incluyen a los medios sociales o community managers en esa égida.

A partir del deseo del cliente, del briefing de la atención al cliente y de los insights de la planificación, llegó la hora para que el equipo de creación brille. Muchos socios y directores suelen envolverse en el trabajo de esa área, para garantizar que los proyectos presentados estén de acuerdo con la calidad esperada.

Medios

Por fin, pero no menos importante, el equipo de medios es el responsable de llevar a la calle todo el trabajo realizado hasta aquí.

Volviendo a nuestro ejemplo: si la campaña está orientada al Día internacional de la Mujer y fue descubierta una nueva tendencia de consumo, este profesional necesita identificar los principales medios en que esta cliente se encuentra y sugerir anuncios adecuados al público y vehículo.

¿Cuáles son los principales modelos de estructura organizacional de una agencia?

Un organigrama de agencia es una composición que explica la funcionalidad y la estructura de una organización. Por medio de este documento, se pueden identificar los procesos, los flujos de trabajo y los niveles jerárquicos de la agencia.

Conoce a continuación cuatro de ellos y decide cuál es el más adecuado para tu agencia de publicidad.

Organigrama simple

Tal vez ya hayas usado este modelo sin darte cuenta. Se trata del formato más simple, común en pequeños negocios, en los que hay solo dos niveles jerárquicos compuestos por los dueños y socios y, abajo, todos los demás empleados.

Organigrama funcional

Como el nombre lo dice, este modelo está enfocado en la función de las personas dentro del negocio. En él están claras las funciones de cada departamento, que cuenta con el propio líder. Que a su vez, es el que se comunica con los demás líderes (socios y propietarios).

Organigrama divisional

Este modelo debe ser adoptado por agencias de publicidad de cierta envergadura. Puede ser utilizado cuando hay equipos diferentes (para clientes diferentes) dentro de un mismo departamento o en casos en que actúan en regiones diferentes (una empresa con más de una sede, por ejemplo).

Organigrama matricial

Finalmente, el organigrama matricial puede ser utilizado cuando hay necesidad de representar una jerarquía con diferentes equipos multifuncionales y que necesiten establecer varios procesos de comunicación entre sí.

La jerarquía en este modelo es bastante semejante a la de los demás. Lo que cambia, en especial, es el flujo de comunicación y la división del trabajo.

¿Qué has visto hasta aquí?

¿Te has dado cuenta cómo un organigrama de agencia puede ser valioso en tu agencia de publicidad?

Más que conocer las posibilidades jerárquicas, es fundamental tener responsabilidades y procesos muy bien diseñados para garantizar un buen flujo de trabajo.

Bueno, esperamos que todas estas informaciones te hayan sido útiles.

Sácales partido y no te pierdas nuestro post sobre cultura orgazacional.

¡Hasta la próxima!