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Conoce técnicas y apps para aumentar tu productividad laboral

Conoce técnicas y apps para aumentar tu productividad laboral

¡Dile adiós a la procrastinación! Mejora tu productividad con los trucos y aplicaciones que recomendamos para aumentar tu concentración y organizar mejor tu día a día.

Una de las técnicas que puedes usar para aumentar tu productividad es planificar bien tu día. ¿Quieres saber cómo hacerlo y conocer otras estrategias y aplicaciones? ¡Sigue leyendo nuestro post!

Si terminas el día con la sensación de no haber podido terminar todas las tareas pendientes o, a veces, pierdes tiempo mirando el feed de Facebook mientras se acumulan las tareas en el escritorio, tal vez necesites aumentar tu productividad laboral.

Sin embargo, no siempre es tan sencillo. Más aún con el gran número de distracciones que tenemos al alcance de las manos a través de nuestros smartphones. Están los mensajes de WhatsApp, una nueva selfie de la persona que nos gusta en Instagram, un video increíble en YouTube

Pero, ¿cómo aumentar la productividad laboral y usar el tiempo de la mejor manera posible? ¿Cómo resistir a todas esas tentaciones?

¡No te preocupes! Reunimos en este post algunos consejos, técnicas y aplicaciones de smartphone que pueden ayudarte a administrar mejor las tareas del día a día. ¡Quédate con nosotros!

5 pasos para aumentar la productividad laboral

Puede parecer difícil resistir la tentación de dejar de trabajar para conversar con amigos en WhatsApp o publicar una foto del último viaje de vacaciones. ¡Pero es perfectamente posible!

Solo hace falta seguir los pasos que enumeramos a continuación:

1. Planifica tu día

No hay otra solución. Si quieres ser más productivo y dejar de lado la procrastinación, debes hacerte el hábito de planificar diariamente tus actividades.

Lo ideal es tomarse un momento el día anterior para escribir en papel (o en una planilla de computadora) las principales actividades que realizarás al día siguiente y los plazos para cumplir cada una.

Fija también las prioridades y define qué tareas requerirán más atención y energía de tu parte.

Puedes hacer tu planificación usando una agenda física, etiquetas autoadhesivas estilo post-it, hojas de cálculo de Excel, un documento de texto… no importa el medio, siempre que listes todo lo que necesitas hacer durante el día. ¡Y, por supuesto, haz todo lo que planificaste!

2. Organiza las actividades según el contexto

¿Sabes qué es lo que más destruye la productividad de una persona? Hacer actividades que no tienen ninguna relación entre sí. Para quien trabaja en casa como freelancer, este es un gran desafío.

Intenta organizar tareas y proyectos relacionados en un mismo horario o día de la semana. Tu mente se concentrará más en aquel contexto específico y así tu trabajo fluirá con mucha más facilidad.

Si trabajas con marketing digital, por ejemplo, puede ser interesante reunir, en un mismo período, actividades similares. Por ejemplo, analizar palabras clave, elaborar un pitch de pauta o seguir las métricas de desempeño de tu blog.

3. Concéntrate en una actividad a la vez

Parece que vivimos en la era del multitasking. Todos tenemos que hacer más de una tarea a la vez o no somos productivos. Después de todo, tenemos en la palma de la mano aparatos capaces de hacer mil y una tareas simultáneamente. Entonces, tenemos que ser tan eficientes como los celulares.

Sin embargo, este es otro problema que le roba productividad a cualquiera. La verdad es que tratar de enfocarse en un millón de cosas al mismo tiempo no ayuda a nadie a trabajar más y mejor.

Sucede justamente lo contrario. Intentar enfocarse en más de una tarea es bastante perjudicial y ocasiona, entre otras cosas:

  • más dificultades para filtrar información, ya que nuestro cerebro termina ignorando estímulos externos cuando estamos haciendo algo, lo que nos demanda un esfuerzo mayor para procesar información distinta;
  • una caída de la productividad debido a la desconcentración al cambiar de tareas y contextos;
  • un aumento de la cantidad de errores ocasionados por distracciones y confusión mental;
  • un aumento de la ansiedad y caída de la autoestima.

4. Huye de las distracciones

El próximo paso es decirle adiós a todo lo que te desconcentra. Para eso, piensa en los disparadores que te llevan a procrastinar.

Un gran ejemplo es el celular. Las notificaciones constantes son una invitación a perder tiempo. Para evitarlas, intenta dejarlo en modo avión o mantenerlo lejos durante las tareas más importantes.

Pero, ¿y si lo que dificulta la productividad es el propio ambiente de trabajo? Hoy en día es muy común que las empresas apuesten por oficinas abiertas (el famoso open space), sin paredes ni salas, donde el personal trabaja en conjunto en grandes mesas compartidas.

Es increíble tener a todo el equipo cerca, intercambiando energía e información. El problema es cuando todos comienzan a hablar al mismo tiempo, algo que puede desconcentrar a algunas personas.

Si es tu caso, no dudes en comunicarlo a tus directivos y buscar un lugar más reservado y silencioso para terminar las tareas urgentes y complejas. Sin duda lo entenderán.

5. No le temas al descanso

De nada sirve tratar de mantener la concentración en el trabajo durante 8 horas seguidas. Créeme, la concentración infinita es humanamente imposible.

No lo digo yo. ¡Lo dice la ciencia!

El cerebro humano ama trabajar en ciclos y nuestra concentración funciona así. De hecho, ¡nuestra mente es capaz de mantener la atención solamente por 8 segundos! Este período es menor al del pez dorado, que dura 9 segundos.

Por eso, lo más natural es tomarse algunas pausas de vez en cuando. Intenta descansar entre 15 y 20 minutos luego de trabajar 60 o 90 minutos en una tarea. Ese es el tiempo promedio que el cerebro humano logra mantenerse enfocado en una sola actividad.

Y no olvides usar ese tiempo de manera inteligente. Camina por la oficina, bebe agua, toma un poco de sol, mira un video divertido para distraerte o conversa con algún colega. Cuando vuelvas al trabajo, verás cómo habrán mejorado tu disposición y motivación.

Basta de procrastinar: 3 trucos para aumentar la productividad

Si los consejos que comentamos antes no logras decirles adiós a las distracciones, ¡no te preocupes!

Existen algunos métodos bastante famosos que ayudan a mantener la concentración y producir más y mejor a lo largo del día.

Seleccioné los tres mejores trucos para que los pruebes:

1. Técnica Pomodoro

El primer truco de la lista es bastante famoso y puede ser que ya lo hayas oído antes.

La técnica Pomodoro (no confundir con la salsa) fue creada por Francesco Cirillo, un joven que decidió utilizar un cronómetro con la forma de un tomate (pomodoro en italiano) para marcar el tiempo que debería estudiar sin interrupciones. Luego de un determinado período, podía descansar.

Funciona de la siguiente manera:

  1. Haz una lista con las actividades que debes realizar;
  2. Elige la primera que debes concluir, de acuerdo con el grado de urgencia;
  3. Ajusta el cronómetro para marcar el tiempo deseado, generalmente 25 minutos;
  4. Durante ese tiempo, trabaja en la actividad elegida hasta que suene la alarma. Siempre que te distraigas por un momento, intenta volver a enfocarte en la tarea;
  5. Cuando suene la alarma, marca una “x” en tu lista de actividades;
  6. Haz una pausa corta, de 5 minutos, y usa ese tiempo para relajarte y hacer otras actividades (¡incluso puedes mirar Facebook!);
  7. Vuelve al punto en que dejaste la tarea y comienza otra;
  8. Luego de un ciclo de cuatro pomodoros, haz una pausa mayor, de 15 a 20 minutos.

El objetivo de esta técnica es eliminar, aunque de manera provisoria, todas las distracciones y ayudarte a mantener la concentración en lo que realmente importa.

2. Matriz de Eisenhower

¿Sientes que tienes que resolver 1001 cosas todos los días y simplemente no consigues elegir cuál es realmente prioritaria?

Si es tu caso, la Matriz de Eisenhower puede ayudarte a aumentar la productividad filtrando las tareas que merecen tu atención inmediata.

La idea de esta herramienta de gestión, creada por el Dr. Stephen R. Covey, es que las tareas pueden distribuirse en 4 cuadrantes sobre dos ejes: importancia y urgencia. Cada cuadrante recibe valores del 1 al 4 de acuerdo con su prioridad.

Así, las tareas “importantes” y “urgentes” reciben el nivel 1 y exigen prioridad. Del otro lado de la escala, las tareas que son “no importantes” y “no urgentes” se pueden dejar de lado. En el medio están las tareas que se pueden terminar más tarde o delegarse a los demás.

Veamos el ejemplo de una persona que trabaja con contenidos para un blog:

  • Hacer (importante y urgente): planificar el calendario editorial, optimizar contenidos
  • Decidir (importante y no urgente): estrategias de colaboración y promoción en las redes sociales
  • Delegar (no importante y urgente): escribir textos extra, organizar los archivos
  • Eliminar (no importante y no urgente): acceder a las redes sociales, leer emails de promociones

3. Metodología GTD: Getting Things Done

La última técnica para ayudarte a aumentar tu productividad es la Metodología GTD o Get Things Done (lograr que las cosas se hagan, por sus siglas en inglés).

Desarrollada por David Allem, esta técnica consiste en los siguientes pasos:

  1. Recopilar todas las tareas que deben terminarse en un período;
  2. Procesarlas y clasificarlas en 7 categorías:
  3. Terminar inmediatamente
  4. Proyecto
  5. Compromiso;
  6. En espera
  7. Próximas acciones
  8. Terminar algún día
  9. Eliminar
  10. Organizar las tareas según el orden Próximas tareas, En espera, Algún Día y Proyectos;
  11. Ejecutar las tareas en el orden de clasificación;
  12. Revisar las tareas y clasificarlas nuevamente. Verificar si surgieron tareas nuevas.

La tecnología a tu favor: 3 apps para ser más productivo

Pero, un momento… ¿el smartphone no era uno de los mayores enemigos de la productividad laboral?

Así es. Sin embargo, esto no significa que no lo puedas utilizar de una manera más inteligente, aprovechando sus recursos para aumentar la eficiencia a la hora de ejecutar las tareas del día a día.

Existen algunas aplicaciones y servicios para celulares que pueden ayudarte a organizar mejor tus actividades e incluso automatizar algunos procesos.

Seleccionamos los mejores para que los descargues y los pruebes. Aquí están:

1. Trello

productividad. trello

(Tomado del sitio web https://trello.com/es)

Trello no podía quedar fuera de esta lista. Después de todo, es una de las herramientas más utilizadas para administrar tareas y proyectos.

Basado en la metodología ágil, el servicio permite al usuario interactuar con miembros del equipo, designar responsables, determinar plazos, compartir briefings y crear sus propias estrategias de productividad.

Y todo esto con un layout bastante intuitivo y simple.

2. Spark

productividad. Spark

(Tomado del sitio https://sparkmailapp.com/es)

Es muy común que un email con una bandeja de entrada desorganizada se transforme en un problema para la productividad. Los mensajes desordenados y sin clasificar pueden confundir a cualquiera.

En ese sentido, Spark, disponible para Mac e iOS, ayuda a categorizar emails según su prioridad, programar su envío, responder automáticamente y sincronizar compromisos y reuniones con diversas apps de calendario.

3. Forest

productividad. forest

(Tomado del sitio https://www.forestapp.cc/)

La última app de la lista apuesta en la gamificación para lograr que olvides las notificaciones del celular.

Forest funciona así: configuras un período de tiempo específico para concentrarte en alguna actividad y dejas al smartphone de lado.

Durante ese tiempo, no podrás usar el aparato. El incentivo de la app para esto es mostrar un pequeño árbol que crece en la medida que dejas de usar el celular. Si fallas, ¡el árbol muere!

Hora de dejar las distracciones a un lado y enfocarte en lo importante

Es muy importante concentrarnos en las actividades del día a día e intentar siempre aumentar la productividad. A fin de cuentas, el tiempo es un recurso tan escaso que necesitamos aprender a utilizarlo de la mejor manera posible.

El problema es que nos rodean cada vez más distracciones, por lo cual es mucho más fácil dejar de lado las actividades importantes. O aún peor, pensar que basta con trabajar hasta el cansancio para ser una persona más productiva.

El secreto para aumentar la productividad está en definir prioridades, mantenerse enfocado y reservar un tiempo para el ocio y el descanso. Con las técnicas y aplicaciones descritas aquí, no tendrás dificultad para alcanzar ese objetivo.

Y si quieres obtener más consejos y trucos para que tu rutina sea más productiva, consulta nuestro artículo ¿Cómo hacer una buena gestión del tiempo y aumentar tu productividad?

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