Como montar relatórios? Confira como aprimorar o cotidiano de trabalho

Você precisa apresentar relatórios periódicos no trabalho, mas tem dúvidas no momento de fazê-los? Neste artigo, saiba como montar relatórios.

Como montar relatórios

Os relatórios podem ser visualizados como um documento central para a apresentação de dados periódicos. Podem ser para demonstrar resultados alcançados ou pontos de melhoria. Por isso são extremamente importantes. Neste artigo, confira como montar relatórios.

Você já esteve diante de uma situação na qual não sabia como elencar os dados ou até mesmo a cor do layout? Por mais que essas opções sejam de fácil resolução, as suas escolhas podem determinar o tom que o trabalho apresentado passará.

Em uma apresentação muito formal, por exemplo, um relatório extremamente colorido e com imagens infantis pode demonstrar imaturidade do profissional — por mais que o conteúdo seja extremamente rico.

De qualquer forma, se você deseja saber como montar relatórios de sucesso, basta conferir o artigo até o final!

Para que serve a construção de um relatório?

Por mais que essa pergunta seja óbvia para alguns, esclarecemos o tema. Os relatórios podem ser encarados como um documento que torna possível a reunião de informações reais e que possibilitem aos gestores conhecer sua realidade

Esses dados também viabilizam que a organização tenha parâmetros para planejar sua carreira futura, corrigir falhas e seguir novos caminhos.

Quando um relatório é bem montado e estruturado, pode servir como exemplo para os colegas de trabalho. Fazendo parte, inclusive, do planejamento estratégico da empresa e também como ponto de partida para alcançar novas metas.

Quando montar um relatório pode ser necessário?

Os relatórios fazem parte do dia a dia de quem já está incluído no mercado de trabalho, desde assistente até CEOs.

Afinal, essa é uma (entre as diversas formas) de demonstrar que o seu trabalho está dando certo, ou até mesmo pontuar o que deve ser aprimorado.

Os relatórios, então, são costumeiramente apresentados em finais de ciclo, seja semanal, trimestral ou anual. Tudo dependerá da dinâmica da sua empresa e do seu time.

Por isso, é fundamental que a sua construção seja levada a sério. Os seus superiores esperam pelo melhor trabalho que pode oferecer. Ou seja, não deixe de caprichar ao montar um relatório!

Como montar relatórios? Veja dicas práticas!

Existem algumas dicas práticas para você montar um relatório de sucesso. Veja abaixo quais são e não esqueça de segui-las na sua próxima apresentação:

1. Avalie para quem será enviado

É fundamental saber para quem o relatório será enviado, pois define o tom de toda a comunicação. Por exemplo: será apresentado para os seus chefes ou para todo o seu time?

Pense na construção do conteúdo de acordo com essa persona e deixe claro na apresentação o que está sendo esperado por você.

2. Estude o melhor formato

Nem sempre um relatório é entregue como uma folha A4 na mesa do chefe. Muitas vezes, precisará ser apresentado em formato Powerpoint para todos os colegas. 

Saiba com bastante antecedência qual será o formato e estude como o conteúdo será elencado.

Caso você precise apresentar documentos em papel e também expor oralmente as informações do seu relatório, tenha certeza de que o primeiro exibirá dados ricos, bem embasados e de extrema importância; e que a apresentação incluirá tópicos importantes para você não perder o raciocínio.

3. Deixe claro qual é o objetivo

Afinal, para quê você está montando esse relatório? Deixe bem claro qual é o objetivo desse documento e também os motivos pelos quais precisa ser lido minuciosamente.

4. Construa um raciocínio com as informações

Como citado no início do artigo, às vezes temos dúvida sobre a posição de cada dado e como deve ser elencado. Nesse ponto, é preciso pensar nos relatório como um filme Hollywoodiano: é necessário ter início, meio e fim.

Apresente uma introdução, metodologias e também os pontos finais de forma clara e objetiva.

5. Escolha um modelo adequado de apresentação

Para quem pretende apresentar o relatório (via Powerpoint ou por outros programas), é importante selecionar uma apresentação que seja condizente com o conteúdo.

Exemplificando: os relatórios apresentados pelo time de Marketing costumam ser diferentes daqueles apresentados pelo time de Finanças. Enquanto um é colorido e possui mais imagens, o segundo é mais sóbrio.

A ideia não é ficar preso dentro de caixinhas, mas saber qual o tom passar durante a apresentação.

6. Aponte as suas referências

Se você necessitou de dados externos, não deixe de citá-los durante o documento e apresentação. Ao fazer isso, você estará colocando ainda mais embasamento.

Ao retirar dados de uma pesquisa ou de algum blog, cite no rodapé ou inclua um hiperlink. Além disso, se precisar retirar os dados de alguma plataforma (como Google Analytics) coloque uma observação apontando a sua origem.

7. Apresente conclusões e próximos passos

Ao final do seu relatório, reforce pontos importantes e também quais foram as conclusões tiradas dos dados apresentados. É imprescindível que todos os leitores ou espectadores tenham compreendido a mensagem que você deseja passar.

Ah, não esqueça também de elencar próximos passos e como você, o seu time ou empresa podem colaborar para alcançar as metas tão desejadas. 

8. Não deixe de ensaiar!

Agora que você já sabe como montar relatórios e possui todos os dados interessantes, não deixe de ensaiar caso precise apresentar.

Dessa forma, você estará impressionando os seus colegas de trabalho e também os chefes — algo que todo mundo deseja, não é mesmo?

Ao final do artigo, ficou claro que os relatórios devem ser vistos como um documento importante, que guiará os próximos passos da sua jornada de trabalho.

Qualquer atenção é mínima para deixar o documento perfeito. Desde a parte visual até as conclusões.

Gostou de conferir como montar relatórios? Não deixe de pensar nos próximos passos da sua carreira. O mercado de trabalho está passando por uma enorme transformação e você precisa acompanhar!

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Autor
carlos.paranhos

carlos.paranhos

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