Gestão de tarefas: 5 dicas de hábitos e ferramentas para sua empresa

Neste artigo, confira 5 dicas para fazer com que a sua gestão de tarefas seja simplificada e aprimorada!

gestão de tarefas

Negócios que têm objetivos e propósitos bem definidos precisam contar com uma gestão de tarefas eficiente para verem resultados positivos na prática.

Mais do que delegar tarefas e cobrar retornos, um gestor deve conhecer muito bem as demandas, suas urgências, o prazo que possui, bem como os recursos e a equipe que tem disponível, incluindo a capacidade de entrega de cada um.

Esse conceito é fundamental para que os times consigam atender às expectativas da organização, com um trabalho bem feito.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital explica a importância da gestão de tarefas para as empresas e traz dicas de hábitos e ferramentas para que as equipes incorporem em sua rotina.

Entenda a importância da gestão de tarefas para as empresas

Um dos principais desafios das empresas é conseguir colocar em prática, de forma ágil, dentro do prazo e com qualidade as ações e projetos planejados.

A falta de sucesso e até mesmo a frustração na condução desses processos estão diretamente ligadas a uma gestão de tarefas ineficiente, sem propósito e sem estratégias.

A gestão de tarefas é a capacidade de organizar e delegar as demandas do dia a dia das equipes, de forma que cada integrante consiga se organizar dentro do tempo disponível para entregar um trabalho de qualidade.

A partir do entendimento do volume de demandas, os prazos de entrega e a equipe disponível, o gestor deve se organizar, junto ao time, para cumprir o estabelecido pela direção da empresa da melhor maneira possível.

Conhecendo sua equipe e suas responsabilidades, nesse contexto de gestão de tarefas, o líder deve avaliar seus pontos fortes e a melhorar, redistribuição de tarefas e até mesmo contratação de funcionários.  

Veja dicas de métodos e ferramentas fundamentais para a gestão de tarefas

Para colocar uma boa gestão de tarefas em prática, as equipes precisam adotar hábitos e processos que tornam isso possível.

São rotinas voltadas para a priorização das tarefas, definição de prazos e metas e até mesmo a inclusão da tecnologia para amparar todo esse processo, além do uso de metodologias ágeis. Veja:

1. Adote a categorização de tarefas

Uma gestão de tarefas eficiente começa com a compreensão do que a equipe precisa fazer. Para isso, realizar uma categorização das tarefas e demandas é fundamental. Isso significa separar aquelas urgentes, emergentes, dentro do prazo e as que já foram planejadas.

A partir disso, e com base na equipe disponível e no modelo de trabalho, o gestor pode dividir e delegar os afazeres, sempre com foco na entrega com qualidade e dentro do prazo. 

2. Defina prazos

E por falar em prazos, trata-se de algo fundamental dentro das empresas. Muitas vezes, as equipes se veem apenas “apagando incêndios” ou entregando demandas fora dos prazos.

Resolver esse problema é uma questão de organização do tempo e definição de prazos, cuja responsabilidade deve ser compartilhada por todos da equipe. Assim, mediante o recebimento de uma demanda e o entendimento da mesma, o primeiro passo é definir os prazos de entrega, análise, aprovação e entrega definitiva. 

3. Estabeleça metas

Quando se fala em metas, a primeira certeza que um gestor de equipes deve ter em mente é que metas precisam existir com base na metodologia SMART, ou seja, serem específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T).

As metas são muito importantes para que a equipe saiba onde está e onde precisa chegar para concluir suas tarefas. Assim, as metas tratam do caminho a ser seguido e do resultado que se quer alcançar.

No contexto da gestão de tarefas, esse conceito pode ser aproveitado para agilizar a entrega de uma demanda, por exemplo.

4. Inclua na rotina reuniões de alinhamento

Muitas vezes, os colaboradores tendem a enxergar as reuniões como perda de tempo. Porém, quando feitas com um propósito e de maneira objetiva, são fundamentais para alinhar as expectativas da empresa à realidade da equipe.

Assim, reuniões semanais, por exemplo, para entender como a equipe está indo em determinado projeto servem para avaliar avanços e atrasos, tarefas e prazos que podem ser reajustados e até mesmo revisões sobre o projeto em si, que pode ser alterado conforme alguma situação específica.

5. Conte com softwares e ferramentas de gestão de tarefas

Para colocar em prática todas as dicas já citadas, o uso da tecnologia é fundamental. Ela torna a realização dos trabalhos mais ágil, o que facilita a gestão do tempo e a troca entre as equipes.

Veja, abaixo, algumas ferramentas e sistemas que têm sido muito utilizados nas empresas na gestão de tarefas:

  • Trello

Conhecido sistema de gestão de tarefas, o Trello funciona como verdadeiro organizador das demandas das equipes. Baseado no método Kanban, ele permite uma melhor visualização do que precisa ser feito ou corrigido, aprovado e entregue em um layout organizado e de fácil compreensão. 

Além disso, é possível que a equipe acompanhe as métricas, definição de cronogramas, emissão de notificações, delegação de responsabilidades, dentre outros. A ferramenta também emite relatórios.

  • Google Agenda

Esse app tem sido fundamental para a organização do tempo não só dentro das empresas, mas para os compromissos pessoais. No contexto do trabalho, para o trabalhador externo ou que atua em outra unidade, auxilia muito na integração. 

Dentre outras funcionalidades, a agenda pode ser vinculada a outros softwares, como de controle de tarefas e e-mails, viabilizando uma visão geral dos compromissos, reuniões e tarefas a serem concluídas, além da possibilidade de compartilha-la com outras pessoas.

  • Controle de ponto online

Hoje, com um aplicativo de controle de ponto online, instalado no smartphone ou tablet do trabalhador, ele consegue registrar seus horários de onde estiver, especialmente para colaboradores externos ou que estejam atuando em home office. 

O controle de ponto online é fundamental na gestão de tarefas, já que, auxilia o funcionário com o cumprimento da sua jornada de trabalho, evitando a geração de horas extras no trabalho externo de forma descontrolada.

Para a empresa, há diversas vantagens, especialmente a entrega de dados e relatórios que dizem muito sobre a produtividade das equipes e, logo, da gestão de tarefas, além de que resguarda a empresa juridicamente, evitando que ela sofra processos trabalhistas.

  • Software de CRM

O CRM – Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente é uma estratégia que reúne todas as informações sobre os clientes e, à medida em que as negociações avançam, as etapas do relacionamento são registradas.

Existem diversos tipos de CRMs, como os de vendas e marketing, e o grande do software é possibilitar a integração das informações desse cliente, permitindo que todos os interessados tenham acesso a essas informações. 

  • Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é fundamental no processo de gestão de tarefas e, hoje, é disponibilizado de forma gratuita por muitas marcas.

Com ele, as equipes podem trocar e disponibilizar arquivos, documentos e imagens, favorecendo a agilidade na troca de informações, além de reduzir a impressão e o uso do papel.

Gestão de tarefas é conseguir organizar, com agilidade e qualidade, as demandas que as equipes recebem. Gestores que conhecem bem sua equipe, limitações e pontos fortes tendem a conseguir executar esse papel da melhor forma. Além, é claro, de adotar métodos e práticas de organização, gestão do tempo e alinhamento, além do uso da tecnologia. 

📝 Este artigo foi escrito em parceria com o Blog Tangerino

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