Gestão do tempo: como organizar sua rotina para aproveitar melhor o dia

Fazer uma boa gestão do tempo ajuda a organizar a rotina, aumentar a produtividade e deixar o dia a dia mais leve. Saiba como!

Imagem de uma mulher com 6 braços, fazendo muitas atividades simultaneamente fazendo referência à gestão do tempo.

Você já sentiu um cansaço ao tentar organizar tudo o que precisa fazer ou ficou com aquela sensação de que tem mais tarefas do que horas na sua semana? 

Dar conta de tudo o que precisa ser feito diariamente pode ser um desafio e tanto. Por isto, a gestão do tempo é tão importante. 

Sem organização e planejamento, realmente parece impossível aproveitar bem o tempo, mas a sua rotina não precisa ser sempre essa loucura.

Continue com a gente para descobrir como gerenciar o tempo de um jeito eficaz e produtivo — e ainda ter tempo para descansar e se divertir também, claro!

Gestão do tempo: qual é seu significado?

Gestão do tempo é um conjunto de ações com o objetivo de organizar a agenda e separar um tempo adequado para todas as atividades do dia a dia. 

Um bom gerenciamento de tempo é aquele que facilita a sua rotina e permite que todas as tarefas sejam realizadas no prazo e com a atenção necessária. 

Não é encaixar o máximo de coisas no mínimo de horas, mas sim descobrir como otimizar as horas sem desperdiçar tempo ou nunca ter um espaço na agenda para as atividades de autocuidado, lazer e saúde. 

Qual é a importância da gestão do tempo?

A gestão do tempo pode trazer vários benefícios para a sua vida, como:

  • vida profissional mais produtiva;
  • mais organização;
  • redução do estresse e ansiedade;
  • mais tempo para atividades pessoais;
  • alcance de metas e objetivos;
  • rotina mais equilibrada.

Essas são apenas algumas das vantagens que você pode usufruir ao gerenciar melhor o seu tempo e dividir bem os horários para cada demanda. 

Principalmente se você enfrenta dificuldade para conciliar vida profissional e pessoal, a gestão de tempo é essencial para ter mais saúde e bem-estar.

Como a gestão do tempo pode ajudar a organizar sua rotina?

Ao fazer a gestão do tempo, você consegue organizar melhor os seus horários, separando a quantidade de horas necessárias para cada tarefa e estabelecendo prioridades para não atrasar entregas, nem se descuidar de quesitos importantes, como família, estudos, amizades e saúde.

No entanto, é importante lembrar que gestão do tempo não é sinônimo de uma rotina engessada e fixa, ok? 

Esse gerenciamento é apenas uma forma de planejar e dividir o tempo de acordo com a quantidade de tarefas para evitar correrias e dores de cabeça desnecessárias.

E se você sofre com a temida procrastinação, esse gerenciamento também pode ser bastante eficaz. 

Sabendo exatamente o que precisa ser feito e durante quanto tempo, você terá mais segurança e motivação para focar nas tarefas sem se preocupar se outras demandas estão ficando atrasadas. Afinal, tudo estará organizado na agenda.

5 estratégias de gestão do tempo para aplicar no seu dia

1. Comece pelo autoconhecimento

O primeiro passo é investir em autoconhecimento, pois só assim você poderá construir uma rotina positiva e que respeite o seu ritmo.

Identifique os seus períodos mais produtivos e comece a observar quanto tempo você gasta para realizar cada atividade.

Analise também seus maiores desafios, como distrações e tarefas que acabam tomando mais tempo do que você gostaria. 

Mapear tudo isso é importante para saber exatamente quanto tempo precisa separar para concluir cada tarefa e também para organizar as tarefas sem se sobrecarregar.

2. Defina prioridades

Ao organizar a agenda, é fundamental dividir as tarefas por urgência. 

Começar por uma tarefa pouco importante pode fazer você perder um tempo crucial para realizar o que é urgente e precisa de mais atenção. 

Por isso, defina prioridades e organize o seu dia para começar pelo que é prioritário e, somente após isto, focar em atividades menos essenciais e com um prazo mais longo.

3. Divida as tarefas

Separar muitas horas seguidas para fazer uma única coisa pode ser cansativo e pouco produtivo.

Você já deve ter reparado que, quando isso acontece, depois de um tempo nem conseguimos prestar atenção no que estamos fazendo, não é?

Pensando nisso, sabe aquela tarefa enorme que você não sabe nem por onde começar? Ou aquela atividade meio chatinha que está sempre adiando?

Você pode dividi-las em tarefas menores ao longo da semana para facilitar o processo e trabalhar com mais tranquilidade, sem se cansar tanto da atividade ou sobrecarregar um único dia.

4. Anote todos os compromissos e tarefas

Dica de ouro: nunca confie apenas na sua memória. 

Mesmo que você não tenha dificuldade para se lembrar das coisas, é melhor prevenir do que remediar, certo?

Anote tudo o que você precisa fazer para não se esquecer de nenhum compromisso, nem confundir prazos.

Essa estratégia também ajuda a visualizar melhor tudo o que precisa ser feito e, assim, gerenciar melhor os horários.

Para fazer as anotações, você pode usar o método que preferir, como:

  • agenda online (Google Agenda, por exemplo);
  • planner;
  • agenda física;
  • ferramentas e aplicativos como Trello, Asana, Evernote e Notion.

5. Faça pausas

Gestão de tempo também significa estipular momentos específicos para descanso. Sem pausas estratégicas ao longo do dia, é impossível manter a produtividade e ter uma rotina saudável.

As pausas ajudam a descansar mental e fisicamente e a recuperar as energias. No entanto, se você não incluí-las no seu planejamento, há grandes chances de não dar a devida atenção a estes momentos.

Por isso, trate as pausas com a mesma seriedade dada a qualquer outro compromisso. Separe um tempo na agenda para se alimentar com tranquilidade, alongar o corpo e descansar entre as tarefas. 

3 dicas para aproveitar seu tempo

Gerenciar o tempo é fundamental, mas não podemos mentir… nem sempre é fácil.

Principalmente para quem tem o costume de seguir uma rotina meio bagunçada, esta gestão pode parecer um grande desafio no início. 

Mas não desanime! Os benefícios compensam bastante e você poderá ter uma vida muito mais organizada, produtiva e equilibrada.

Para começar a gerenciar o seu tempo e ver que não é tão difícil assim, separamos algumas ferramentas que ajudam a organizar as tarefas e manejar o tempo gasto nas atividades. Vamos lá?

Técnica Pomodoro

Este método consiste em focar em uma atividade por 25 minutos ininterruptos, parar para um breve intervalo de 5 minutos e repetir o ciclo.

Após algumas repetições, é recomendado aumentar o tempo de pausa para não se cansar muito. 

No entanto, a duração tanto do tempo de atividade quanto das pausas é apenas uma sugestão, e você pode adaptar para o que funcionar melhor na sua rotina. O importante é ter um tempo contínuo de dedicação às tarefas e se forçar a parar após um período para descansar e renovar as energias antes de voltar à atividade.

Método Kanban

O método Kanban é muito usado nas ferramentas de organização de tarefas, como as que apresentamos anteriormente. 

Esta metodologia é uma forma de visualizar e gerenciar o que precisa ser feito para reduzir o tempo gasto e otimizar os processos.

Se você já viu um quadro físico cheio de post-its ou um aplicativo que organiza as tarefas em quadros móveis, para que sejam movimentados conforme o andamento, você já esteve frente a frente com o método Kanban. 

Método GTD

O método Get Things Done (GTD) é focado em produtividade, mas também é uma excelente ferramenta para gerenciar o tempo.

Ele é dividido em cinco passos:

  • Capturar: coletar ideias, tarefas, compromissos e registrar para parar de pensar naquelas informações e começar a realmente se planejar para executá-las;
  • Esclarecer: definir se precisa fazer algo em relação ao que foi registrado e, caso positivo, definir a ação necessária;
  • Organizar: Este é o momento de organizar todas as informações em listas. É importante que elas sejam acessíveis e centralizadas, para facilitar a consulta e o entendimento;
  • Refletir: revisar as listas com regularidade para atualizar o que for preciso; 
  • Engajar: etapa de executar o que foi planejado.

Quais são os principais adversários da gestão do tempo?

Alguns hábitos podem agir como verdadeiros inimigos da gestão do tempo. 

Portanto, é importante evitar estes comportamentos para atingir os seus objetivos e aproveitar todas as vantagens de uma rotina mais organizada.

Veja alguns dos principais vilões.

Procrastinação

Inimiga número 1 da gestão do tempo, a procrastinação serve apenas para atrasar tarefas, bagunçar a rotina e gerar ansiedade. 

Por isso, evite-a ao máximo e, quando perceber que está começando a cair em tentação, procure identificar o que está gerando aquela vontade de procrastinar: tédio? Cansaço? Sono? Fome?

Muitas vezes há uma maneira efetiva de resolver aquele problema pontual e retomar a atenção no que realmente importa no momento.

Distrações 

Acessar as redes sociais muitas vezes ao longo do dia e mexer no celular o tempo todo são algumas das distrações que tiram o foco das tarefas executadas e nos fazem desperdiçar minutos preciosos.

Se tiver dificuldade para se desconectar, você pode deixar o celular em modo avião ou em outro cômodo, pelo menos durante as tarefas que exijam mais concentração.

Planejamento excessivo 

Planejar é essencial, mas é preciso ter cuidado para não gastar tempo demais pensando e definindo quando e como fazer, e acabar tendo menos tempo para realmente colocar as coisas em prática.

Gerencie o seu tempo para ter mais produtividade!

Fazer a gestão do tempo é o melhor caminho para ter mais produtividade, qualidade de vida e equilíbrio.

No entanto, como existem muitas formas de se planejar, contar com a ajuda de quem entende do assunto facilita o processo e torna o gerenciamento ainda melhor.

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Equipe Hotmart

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