A importância de um processo de onboarding eficiente para novos funcionários: dicas e planos

Artigo escrito pela equipe da Venngange.

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Integrar novas contratações na cultura da sua empresa é um aspecto importante para melhorar o engajamento, a retenção de talentos e uma ótima forma de reduzir despesas administrativas. 

Se os primeiros dias de um funcionário não forem acolhedores, as chances de que ele aprecie o restante da sua jornada ou do seu tempo na empresa diminuem bastante. Nem sempre a primeira impressão se mantém por muito tempo, mas por que não aproveitar a chance de fazer um processo de onboarding de sucesso e enriquecedor para ambas as partes?

Seguindo essas etapas, você poderá fazer do onboarding uma experiência valiosa e integrar de fato novos funcionários na cultura da empresa, para que assim eles tenham confiança e se esforcem para dar o melhor de si.

Planejamento

Planeje previamente o processo de onboarding. Pergunte-se o que o novo funcionário precisa saber e quando isso deve ser dito a ele.

Assim, você evita que ele tenha uma experiência estressante por falta de tempo para assimilar as informações. Você pode mesmo padronizar essas etapas de forma personalizada para cada tipo de função ou departamento dentro da sua empresa usando um cronograma

Preparar o processo de onboarding após definir como ele deve ser o ajudará a se organizar e a preparar um checklist, como este abaixo, por exemplo.

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Antes de começar o processo de onboarding, faça a si mesmo algumas perguntas como essas:

    1. Quando vai começar e quanto tempo vai durar?
    2. Qual impressão você deseja deixar?
    3. Qual o papel a ser desempenhado por cada pessoa no processo de integração?
    4. Quais as metas esperadas para o novo funcionário?
    5. O que o novo funcionário deve saber sobre a cultura da sua empresa?

Crie um kit de boas-vindas

Novos contratados costumam ter muitas incertezas, já que estão entrando em um ambiente desconhecido e sem uma boa preparação, as dúvidas podem resistir por algum tempo após o início das atividades, mesmo com um processo de contratação adequado. 

Então não espere até o primeiro dia de trabalho do novo funcionário para fazê-lo se sentir acolhido e confortável na empresa: faça uma iniciação à cultura da empresa pelo menos uma semana antes ou mais, se for possível. Um bom início para essa jornada é fornecer um kit de boas-vindas.

Um kit de boas-vindas pode trazer as mais variadas informações e ter diferentes tons, dependendo da empresa e do setor onde o funcionário está sendo recebido. Desde curiosidades e histórias, passando por responsabilidade social, benefícios, organograma da empresa. 

Uma forma de unir todos esses conteúdos é através de um e-book. Pode parecer um pouco desafiador, mas você pode aproveitar ferramentas online para criar ebook com modelos personalizáveis.

Você também pode fazer um kit físico imprimindo a versão virtual do livro e completar o seu Kit com brindes como blocos de notas, bolsas, calendários ou o que a sua criatividade disser. Você deve personalizar o seu kit, seja ele digital ou físico para que o novo contratado se sinta especial, assim como você gostaria que o seu cliente se sentisse. 

Se o seu kit incluir um papel timbrado comercial, você pode torná-lo único para cada novo contratado ao incluir uma mensagem pessoal de boas-vindas com o primeiro nome e o cargo do funcionário.

Cópia virtual do manual do funcionário

O manual do funcionário inclui tudo o que os colaboradores precisam saber sobre o trabalho em uma empresa. Uma boa prática é enviá-lo com antecedência a um novo funcionário, para que ele possa revisar e construir uma compreensão da empresa e de seus valores antes do primeiro dia. 

Fornecer a seus contratados um manual do funcionário antes do início das atividades garante que eles tenham todas informações antes de começar, além de ser um recurso importante para consultas posteriores. Por isso, o manual do funcionário é uma ferramenta essencial para os recursos humanos, tanto quanto o relatório de RH e a avaliação de desempenho.

Eles servem como uma introdução à empresa, definindo a sua estrutura interna e o que os supervisores esperam de seus subordinados, além de garantir que procedimentos e práticas sejam aplicados de forma adequada.

Job aid

Os job aids impulsionam de forma bastante significativa o desempenho dos funcionários, mas ainda são uma ferramenta pouco utilizada e compreendida. Um bom job aid ajuda o funcionário a lembrar como realizar as tarefas e evitar erros.

É uma ferramenta tão útil que o Peregrine Performance Group constatou melhora de 50% no rendimento dos funcionários aumentou quando um treinamento de uma semana foi reduzido para um dia e um job aid de oito páginas foi disponibilizado. Veja abaixo algumas dicas para criar o seu:

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Um job aid pode ser implementado a qualquer momento e com finalidades diversas, como corrigir um procedimento ou ajudar na tomada de decisões, e servem como suporte aos processos de trabalho em geral. 

No caso do processo de integração, você pode usá-lo para comparar e contrastar conceitos, métodos ou procedimentos.

Para isso, faça o seu job aid com infográfico com duas colunas, inclua cores diferentes para que as informações sejam melhor visualizadas e absorvida. Veja este modelo de integração de usuário, que usa azul e laranja no cabeçalho e nas duas colunas.

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Valores, missão e cultura

Embora o kit de boas-vindas tenha o objetivo de preparar o novo contratado para o primeiro dia de trabalho, quando o grande dia chegar, a equipe de RH precisa mudar um pouco de assunto.

É fundamental que todo o processo de integração, das boas-vindas preparatórias às apresentações no escritório, se concentre em dar ao novo funcionário a visão dos valores, da missão e da cultura da empresa.  Certifique-se de que o novo contratado entenda seus planos de negócio e como eles se enquadram nesse plano. 

O onboarding bem planejado e executado constrói laço sólidos entre a empresa e os funcionários, permite a construção de uma base sólida para as características intangíveis que diferenciam a cultura da organização, e usar isso para atrair e reter profissionais talentosos é uma excelente alternativa.

Conclusão

O processo de onboarding deve ser algo simples, natural, planejado e agradável para que os novos contratados sintam-se seguros e acolhidos na empresa. Os benefícios disso são grandes e influenciam o engajamento dos profissionais e a retenção de talentos, o que vai ter resultados na produtividade e na estabilidade das suas equipes. 

O mais importante é fazer os seus novos funcionários estarem familiarizados com a empresa antes mesmo de iniciar as atividades. Para isso, quanto mais à vontade eles estiverem e mais informações receberem de maneira adequada e no momento certo, melhor será o resultado.

Artigo escrito pela equipe da Venngange.

Autor
Equipe Hotmart

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