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7 dicas para emitir nota fiscal corretamente em um negócio online

7 dicas para emitir nota fiscal corretamente em um negócio online

Saiba como profissionalizar mais seu negócio.

Emitir nota fiscal corretamente em um negócio online é algo muito importante. Algumas de suas principais vantagens são a legalidade da gestão, o pagamento de impostos em dia e a possibilidade de fazer parcerias com grandes Produtores.

Nessas horas, alguns empreendedores têm dúvidas se isso é ou não uma obrigação e não sabem como agir. Em contrapartida, outros infoprodutores não conhecem qual é o certificado digital que permite a automação de processos.

De qualquer forma, é comum se confundir, mas não se preocupe.

Este conteúdo mostra 7 dicas eficientes para você colocar em prática ainda hoje, que deixam as burocracias fiscais no passado do seu negócio.

1. Descubra se você deve emitir nota fiscal

O primeiro passo para manter o negócio legalizado é saber se você realmente precisa gerar notas de suas vendas online.

Vamos direto ao ponto: todos os empreendedores digitais são obrigados a emitir nota fiscal.

A única exceção é o Microempreendedor Individual que vende para pessoa física. Se o comprador não exigir, não é necessário emitir.

E tem mais. Existem três principais notas fiscais de venda.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é utilizada na maioria dos empreendimentos digitais, pois se refere à prestação de serviços, como cursos online. A NFS-e é um documento municipal, ou seja, é diferente em cada um dos mais de 5 mil municípios brasileiros.

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) está sendo implementada nos estados brasileiros. Tenha em mente que cada unidade federativa tem regras e legislações diferentes. O estado de São Paulo, por exemplo, utiliza o SAT Fiscal, que é completamente distinto da NFC-e em Minas Gerais.

Já a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é utilizada na comercialização de mercadorias físicas.

2. Entenda como funciona a emissão de nota fiscal para Afiliados

O mercado de Afiliados cresce a todo vapor. Com a plataforma da Hotmart, qualquer pessoa pode começar a ganhar dinheiro como Afiliado e ter uma renda extra.

Empresas e influencers também utilizam essa prática para arrecadar mais capital e fazer o negócio prosperar.

Mas não basta apenas criar anúncios chamativos e ter uma audiência fiel, é preciso emitir nota fiscal mesmo sendo Afiliado.

Saiba que as plataformas que trabalham com sistemas de afiliação não devem receber notas fiscais de seus Afiliados.

Em resumo:

  • o Produtor emite nota para o cliente
  • o Afiliado emite nota para o Produtor

Por exemplo: um curso vendido por um Afiliado que custa R$ 397,00 deve ter uma nota no total de R$ 397,00.

3. Comunique-se corretamente com o seu contador

Um especialista em contabilidade é um parceiro fundamental para qualquer negócio online. Quem escolhe um contador que conhece as necessidades do mercado digital evita problemas fiscais e tem mais tempo para focar no seu crescimento.

Além de te ajudar a fugir da malha fina, o seu contador deve acessar as notas fiscais emitidas pela sua empresa, a fim de gerar a guia de pagamento de impostos.

Apesar de muitos empreendedores se enquadrarem no Simples Nacional, esse processo pode gerar transtornos em sua rotina.

Saiba que existem três formas para a realização dessa tarefa.

No primeiro caso, o empreendedor envia um arquivo XML, que contém as informações dos documentos emitidos em um determinado período.

A segunda forma está associada à criação de um arquivo CSV, que é uma planilha do Excel, com todos os dados das suas notas fiscais.

Os usuários de uma ferramenta de automação de nota fiscal têm facilidade em utilizar essas duas formas, pois é simples criar esses relatórios e enviá-los por email ao contador.

Por último, é necessário fazer a consulta de nota fiscal diretamente no site da prefeitura. Essa é a prática mais recomenda, e você entenderá o porquê disso logo abaixo.

Imagine que você emitiu 100 notas pelo eNotas durante o mês de janeiro. Porém, por um motivo qualquer, você emitiu mais 10 documentos manualmente pelo site da prefeitura. Na hora de enviar o relatório para o seu contador, você se esquece das notas emitidas fora do emissor automático.

Como consequência disso, esses valores não estarão em sua guia de imposto. Se a fiscalização descobrir, você pode ter que pagar multas por causa da sonegação.

O caso acima retrata apenas um dos problema da falta de comunicação entre empreendedores digitais e contadores. Por isso, faça de tudo para ter um parceiro contábil que fala a mesma língua do seu negócio.

4. Lembre-se de cancelar documentos fiscais quando necessário

O cancelamento de nota fiscal é outro procedimento que merece atenção. Ele só deve ser realizado quando:

  • o serviço não é prestado;
  • a mercadoria não é enviada para entrega;
  • ocorrem erros de cálculo de imposto;
  • escolhe-se uma data de competência errada;

O foco do tópico será a NFS-e, pois é o documento mais emitido pelos Produtores digitais.

Como cada prefeitura tem regras e legislações diferentes, não há um padrão para cancelar uma NFS-e.

A Prefeitura de Belo Horizonte, por exemplo, permite o cancelamento dentro do próprio portal de emissão antes do recolhimento dos impostos. Caso a guia tenha sido paga, só é possível realizar o procedimento por meio de um processo administrativo.

Já a situação dos contribuintes da cidade do Rio de Janeiro é diferente. Há um prazo para cancelar uma nota carioca que varia entre 60 e 120 dias, de acordo com o serviço prestado. Além disso, o serviço não pode ter sido prestado ou nem existir duplicidade do documento.

Portanto, fique atento às exigências de sua prefeitura, ok?

5. Compreenda siglas (que parecem) complicadas

Quando se fala em nota fiscal, alguns empreendedores digitais ficam de cabelo em pé. Apesar de parecer um assunto complicado, é possível torná-lo mais simples.

Você pode, por exemplo, entender o significado das siglas mais importantes, como:

  • CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): código padronizado nacionalmente, que categoriza a empresa, e é utilizado em registros e cadastros em órgãos federais, estaduais e municipais.
  • RPS (Resumo Provisório de Serviço): documento que substitui uma NFS-e temporariamente em casos em que há falhas de comunicação com a prefeitura.
  • DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica): versão impressa da nota fiscal

6. Utilize o certificado digital ideal para um negócio online

O certificado digital garante que as informações de uma pessoa física ou jurídica estão corretas. Ele é necessário para assinar certos documentos digitais, como notas fiscais e contratos.

Os órgãos fiscalizadores o utilizam para verificar se os dados informados por um empreendedor são verdadeiros.

O certificado digital assina um documento com um código de validação, que é exclusivo. Esse é um dispositivo para dar mais segurança nas transações digitais.

Existem dois modelos comumente utilizados.

O certificado A1 é um arquivo que deve ser instalado em seu computador. Como é possível armazená-lo na nuvem, você consegue acessá-lo a qualquer hora e lugar, seja no seu estúdio de gravação de vídeos ou durante as suas férias na Europa.

O certificado A1 é o tipo que possibilita o uso de um emissor automático de notas fiscais também.

Já a outra opção é o A3. Ele é um token ou dispositivo físico, como um pendrive. Não é recomendado escolhê-lo porque você deverá levá-lo consigo para todos os lugares.

Não se esqueça: também é preciso digitar uma senha em todos os acessos feitos com um certificado A3.

Qual alternativa faz mais sentido para você?

7. Emita notas fiscais automaticamente

Os esforços e os recursos de um Produtor digital devem ser utilizados na produção de conteúdos mais ricos, como ebooks, cursos e mentorias, certo?

Para que isso aconteça, é necessário automatizar tarefas repetitivas e fazer com que o seu negócio funcione “no piloto automático”.

Nessas horas, quem emite nota fiscal automaticamente tem mais tranquilidade para atender melhor os clientes, criar mais campanhas em sua gestão de redes sociais e prosperar e viver mais.

Mas por que isso acontece?

Como a eNotas está integrada à Hotmart, você não precisa sair do seu perfil para emitir as suas notas fiscais.

A partir disso, todas as suas vendas registradas na Hotmart são transmitidas diretamente para o eNotas. E você ainda pode automatizar o envio de emails para cada cliente, antes ou depois do término da garantia.

Lembre-se de que, quanto maior for o seu número de transações, maior será a quantidade de notas emitidas. Portanto, negócios digitais que prosperam podem utilizar um emissor automático para priorizar outros assuntos, como a formação de parceria com grandes players do mercado online e a participação no FIRE, por exemplo.

Ao ler este conteúdo, você entendeu como é importante emitir nota fiscal em um negócio online.

Inicialmente, alguns profissionais têm dúvidas, mas isso é normal. As legislações nacionais são complicadas e podem gerar grande confusão.

Os tópicos abordados acima te ajudarão a encontrar o caminho a ser trilhado rumo à legalização do seu empreendimento, ao aumento de número de vendas e à otimização do seu tempo de trabalho. Então, coloque as dicas em prática quanto antes e se prepare corretamente.

Agora, descubra como emitir nota fiscal eletrônica na Hotmart!

Guest post produzido pela equipe da eNotas.

 

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