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Como escrever e-mail? 15 dicas matadoras!

Como escrever e-mail? 15 dicas matadoras!

Confira 15 dicas práticas para aprender a escrever um e-mail corretamente

Não importa se você já tem uma marca e precisa enviar uma newsletter regular para milhares de inscritos ou um produtor iniciante que quer divulgar o lançamento de seu produto para o público. Saber escrever e-mail e transparecer profissionalismo é essencial para o sucesso.

E não estamos falando apenas de evitar erros gramaticais e ortográficos, que prejudicam o entendimento da mensagem e sua imagem. O e-mail é um canal de comunicação com características próprias e, portanto, exige cuidados bastante específicos

Se esse tipo de mensagem faz parte de sua estratégia de marketing, ou você quer apenas aprender como escrever e-mail, continue a leitura. Separamos 15 dicas práticas para criar excelentes conteúdos.

Por que é importante escrever um bom e-mail?

Não faz muito tempo, a morte do e-mail era dada como certa por muitas pessoas. Afinal, novos meios de comunicação começaram a aparecer e se popularizar, como as redes sociais e os aplicativos de mensagens.

Porém, o tempo passou e esse formato continua mais firme e forte do que nunca. Principalmente com tantas empresas usando o e-mail marketing para atingir clientes em potencial.

Nenhum consumidor adquire um produto ou serviço às cegas, sem nenhum tipo de informação. Todos buscam conhecer mais sobre as soluções que estão avaliando e a maneira como as marcas se comunicam podem influenciar na decisão de compra.

Para que você converse corretamente com seu público, é preciso falar a mesma língua que ele. Não adianta usar a norma culta do Português com um público composto por jovens

Além disso, é importante conhecer a estrutura de um e-mail e como adequar seu discurso a ele. Assim, sua mensagem fica mais atrativa, objetiva e tem mais chances de convencer os destinatários.

Como escrever um e-mail corretamente?

Como quase todo canal de comunicação, o mais importante é entender quem é seu interlocutor. Para sermos mais didáticos, dividimos o texto em:

  • Dicas gerais;
  • Dicas para e-mails pessoais;
  • Dicas para e-mails profissionais e para vendas.

Agora que explicamos nossa metodologia, enfim podemos apresentar as dicas.

Índice
  1. Estruture seu e-mail previamente
  2. Seja sucinto
  3. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail
  4. Seja claro
  5. Seja educado
  6. Deixe os destinatários por último
  7. Cuidado com os erros de digitação e gramática
  8. Não seja muito formal
  9. Seja natural no jeito de escrever
  10. Escreva com mais formalidade
  11. Formalize decisões de reuniões
  12. Crie um gancho para prender o leitor
  13. Chame o destinatário pelo nome
  14. Deixe clara a ação que você espera do leito
  15. Tenha uma assinatura

1. Estruture seu e-mail previamente

Ao criar um e-mail, você deve organizar suas ideias antes de começar efetivamente.

Faça o famoso “começo, meio e fim”: uma introdução do assunto que você quer tratar, seu desenvolvimento e a conclusão.

Faça isso, primeiramente, distribuindo tópicos do que deseja escrever. Assim, desenvolva um parágrafo – tente ser curto! – para cada tópico.

Ficará mais fácil para você detalhar sua ideia e das pessoas entenderem o que deseja.

E se você estiver aguardando uma resposta para o e-mail, crie uma oportunidade.

Por exemplo:

  • solicitando um retorno;
  • com uma pergunta;
  • afirmando que precisa da resposta para continuar o tema.

Voltando na estruturação de seu texto, verifique sempre como ele está formatado:

  • use apenas uma fonte e um tamanho;
  • marque em negrito somente aquilo que achar que vale o destaque e evite ao máximo usar cores, a não ser que elas façam algum sentido em sua ideia.
  • nunca use um texto todo em caixa alta.

2. Seja sucinto

Lembre-se sempre que as pessoas que vão ler seu texto certamente possuem outras coisas para fazer além de checar a caixa de entrada. Por isso, seja objetivo.

Um texto muito extenso tem maior chance de fugir do assunto central. O destinatário pode não entender bem o propósito do texto e você perde tempo tendo que explicar, mais uma vez, o que deseja.

Caso seja realmente necessário criar um e-mail grande, tente usar tópicos que explorem de maneira sucinta o que tem a dizer cada ponto que você for abordar. Em cada um, faça no máximo dois parágrafos.

Lembrando que quando você estiver respondendo um e-mail, se alguém te perguntou algo, você deve responder.

Nada de colocar informações demais, com a chance de fazer seu interlocutor não entender sua resposta e te achar confuso. Mais uma vez, para fixar: seja objetivo!

3. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

Com as caixas de e-mail sempre cheias, um assunto cumpre a difícil missão de se destacar em meio a tantos e chamar o destinatário para sua leitura.

Por isso, faça-o ser direto e que não dê margem para falsos entendimentos.

A caixa de assunto só deve ser preenchida assim que você terminar todo seu texto. Você deve sintetizar todo o conteúdo em uma frase e isso ser o tema da mensagem.

Mas cuidado! Ao deixar para preencher o assunto depois de escrever a mensagem, você corre o risco de deixá-lo em branco. E e-mails com assunto em branco costumam não ser lidos.

E atenção para palavras como “urgente” e “prioridade”. As pessoas já entendem que temas que requerem realmente mais atenção são tratados por meios mais rápidos, como telefone ou reuniões. Por isso, mensagens com essas palavras costumam ser ignoradas.

4. Seja claro

Antes de enviar seu e-mail, verifique cada palavra. Caso tenha dúvida em relação a algum termo, pesquise. Além de ser objetivo, você precisa ser claro.

É por isso que o cuidado com cada frase é fundamental. Especialmente, com a norma culta da Língua Portuguesa.

Dependendo do objetivo e do perfil do interlocutor de seu e-mail, as gírias devem ser esquecidas. São usadas apenas para e-mails muito pessoais – sobre os quais falaremos em breve.

Dentro do trabalho, evite! Para clientes, tome cuidado!

5. Seja educado

Mais uma vez: seja sempre cordial com quem você fala por e-mail. Evite palavras ríspidas ou que podem dar essa interpretação.

Mais uma vez, evite escrever palavras em caixa alta, correndo o risco de acharem que está “gritando”.

Não utilize também assuntos desnecessários que fogem do assunto e do ambiente de trabalho (o famoso: “te vi ontem em lugar tal”).

Não perca o foco do que deseja tratar e dê respostas claras quando for necessário.

A linguagem que você está utilizando precisa ser adequada. As boas e velhas palavras mágicas nunca devem ser esquecidas, como “desculpe”, “por favor” e “obrigado”.

6. Deixe os destinatários por último

Mandar e-mails sem terminar de escrever, disparar mensagens em branco, para as pessoas erradas… tudo isso pode ser evitado se você preencher o campo “destinatário” por último.

Revise tudo o que você escreveu, veja se atendeu todas as dicas que demos até aqui e aí sim coloque os endereços das pessoas.

Isso evita ter que mandar aquele velho “desconsidere o e-mail anterior” e passar por um embaraço desnecessário.

7. Cuidado com os erros de escrita

Embora já tenhamos falado sobre isso, não custa reforçar: evite, ao máximo, os erros de escrita. Isso inclui palavras repetidas, erros de digitação e gramática.

Não importa se a mensagem será enviada para um colega de trabalho ou para um amigo próximo. É muito importante revisar o que você escreveu antes de disparar o e-mail.

Dessa maneira, você garante que sua mensagem será compreendida corretamente e ainda causa uma boa impressão.

Dicas para escrever e-mail pessoal

Como já dissemos, precisamos adaptar nosso jeito de escrever e-mails de acordo com o destinatário.

Na hora de comunicar com amigos ou familiares, uma linguagem mais extrovertida é válida. Veja nossas dicas para estes casos:

8 Não seja muito formal

Você pode enviar um e-mail para qualquer pessoa hoje em dia. E a formalidade que você deve utilizar em seu texto deve estar de acordo com o grau de liberdade que você tem com seu destinatário.

Ainda que você tome certos cuidados com o jeito de tratar a pessoa a quem se escreve, não force muito uma formalidade. Isso pode fazer seu texto parecer muito impessoal e a pessoa pode não entender muito bem  sua mensagem.

Se achar necessário, brinque com emojis, abreviações e gírias, desde que não atrapalhem o que você quer falar.

9. Seja natural no jeito de escrever

Um e-mail mais pessoal não pode fugir muito de seu jeito de se comunicar. Não se preocupe em usar palavras que façam parte de seu dia a dia, ainda que fujam um pouco das normas da escrita formal.

Nem tente impressionar quando estiver escrevendo um e-mail para um amigo ou um parente. Use o vocabulário que usa normalmente em sua rotina.

Dicas para escrever e-mail profissional e de vendas

Agora são as dicas mais importantes para aqueles que utilizam o e-mail para assuntos profissionais ou até para as vendas.

Além de todas que já citamos, existem algumas mais específicas para o tema.

Veja quais são:

10. Escreva com mais formalidade

Aqui, já é o oposto da dica que demos lá no tópico 6. Você precisa estar atento à linguagem formal e ser cordial.

Na hora de cumprimentar, certifique-se da melhor maneira de tratar seu destinatário.

Esteja atento ao grau hierárquico envolvido entre você e os remetentes do e-mail. Demonstre respeito e evite abreviações e gírias.

Na despedida, a liberdade de mandar “beijos” ou “abraços fortes” a alguém que não seja próximo deve ser evitada.

Na dúvida do que mandar, utilize o “cordialmente” ou “atenciosamente” (esqueça o “att”!).

11. Formalize decisões de reuniões

Um e-mail é um documento importante para tomadas de decisões. Por isso, após uma reunião, certifique-se que tudo o que foi acordado seja relatado.

Envie para quem participou do encontro e peça, com gentileza, que todos confirmem o recebimento.

Isso vale para conversas informais, marcações de reuniões ou o cumprimento de algum compromisso que você acertou com alguém.

12. Crie um gancho para prender o leitor

Aqui, pense um problema que pode ser aplicado ao público em geral. Desenvolva a introdução demonstrando que seu produto pode ajudar a solucionar ou ser A solução que ele procura.

Outro jeito bastante interessante é fazer perguntas ou instigar a curiosidade do leitor. Você pode usar expressões como “Como assim você…?”, “Saiba como” e “Sabia que…?”.

13. Chame o destinatário pelo nome

Você deve parecer próximo de seu cliente. Por isso, chame-o pelo nome quantas vezes achar necessário. O nome faz seu alvo se sentir mais próximo de você e criará mais afeição pela marca.

Quando for utilizar disparos automáticos, certifique que a ferramenta escolhida, como o MailChimp, preencha a saudação com o nome da pessoa. Esse recurso já é muito adotado e popular. Por isso, nada de esquecer esse detalhe ou fazer cumprimentos genéricos.

14. Deixe clara a ação que você espera do leitor

Seu e-mail deve ter um propósito. E no final de seu texto é o local onde você vai deixar isso claro: o chamado CTA – Call To Action ou o “chamada para a ação” em português.

É nesse momento que você deve levar seu leitor a seguir acompanhando seu conteúdo, a clicar numa oferta, a compartilhar aquela mensagem… enfim.

Seja criativo nessa chamada e mostre como aquela ação pode ser importante para seu leitor. Um bom CTA é o gatilho ideal para aumentar seu tráfego ou mesmo determinar uma venda.

15. Tenha uma boa assinatura

Por fim, seu e-mail precisa ser fechado com chave de ouro, principalmente se no caso de mensagens profissionais. E nada melhor que ter uma assinatura profissional bem estruturada e informativa.

A assinatura geralmente conta com nome, cargo, empresa e informações de contato, como e-mail e telefone, além de uma imagem como a logo da marca.

Elas geram um impacto positivo, transmitem mais confiança e ajudam quem receber suas mensagens a conhecer um pouco mais sobre você.

Como você viu, o e-mail é um canal de comunicação extremamente eficiente e estratégico, mas precisa ser utilizado da maneira correta. Mensagens mal atrapalhar podem prejudicar a compreensão do texto e até prejudicar sua imagem.

Por isso, é muito importante ser claro e objetivo na hora de escrever, além de estar atento a possíveis erros de digitação e gramática. Por fim, adaptar o tom e a linguagem de acordo com o destinatário é a chave para o sucesso.

Se você tem dúvidas sobre como escrever e-mail, não deixe de seguir as dicas deste post. E se você quer criar mensagens mais persuasivas, veja as nossas dicas de copywriting.

Este post foi originalmente escrito em janeiro de 2019 e atualizado para conter informações mais completas e precisas com ajuda do redator Marcos Pereira.

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