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Como escrever e-mail?

Como escrever e-mail?

13 dicas para se comunicar através dessa ferramenta.

Estamos numa era em que cada vez mais nos comunicamos. A internet é a grande responsável por isso.

Ainda que haja inúmeras formas dessa comunicação acontecer, a escrita é a mais utilizada no mundo virtual. Mas ela pode gerar certas confusões se não for bem feita e tiver muitos erros gramaticais, por exemplo.

Por isso, é importante que você saiba como escrever e-mail, o canal ainda mais utilizado em meios corporativos, para evitar más interpretações.

Além disso, o e-mail é um ótimo canal de comunicação com clientes.

Sejam aqueles que optam por receber sua newsletter ou os que cadastraram em um dos fluxos de e-mail que sua empresa tenha, você é responsável por fazer uma boa comunicação com eles.

É por isso que queremos te apresentar algumas dicas valiosas na hora de se comunicar através desse canal de comunicação.

Por exemplo, um texto muito longo e confuso pode ser determinante para que cause má interpretações e atrapalhe o dia a dia de seu negócio.

Para tomar os devidos cuidados, vamos listar 13 dicas para você aprender como escrever um e-mail objetivo e que possa ser claro nas mensagens e, quem sabe, ser determinante para a sua primeira venda.

Vamos lá?

Dicas gerais para escrever e-mail

Como quase todo canal de comunicação, o mais importante é entender quem é o seu interlocutor. Para sermos mais didáticos, dividimos o texto em:

  • Dicas gerais;
  • Dicas para e-mails pessoais;
  • Dicas para e-mails profissionais e para vendas.

Agora que explicamos nossa metodologia, enfim podemos apresentar as dicas.

1. Estruture o seu e-mail previamente

Ao criar um e-mail, você deve organizar suas ideias antes de começar efetivamente.

Faça o famoso “começo, meio e fim”: uma introdução do assunto que você quer tratar, o seu desenvolvimento e a conclusão.

Faça isso, primeiramente, distribuindo tópicos do que deseja escrever. Assim, desenvolva um parágrafo – tente ser curto! – para cada tópico.

Ficará mais fácil para você detalhar sua ideia e das pessoas entenderem o que deseja.

E se você estiver aguardando uma resposta para o e-mail, crie uma oportunidade.

Por exemplo:

  • solicitando um retorno;
  • com uma pergunta;
  • afirmando que precisa da resposta para continuar o tema.

Voltando na estruturação de seu texto, verifique sempre como ele está formatado:

  • use apenas uma fonte e um tamanho;
  • marque em negrito somente aquilo que achar que vale o destaque e evite ao máximo usar cores, a não ser que elas façam algum sentido na sua ideia.
  • nunca use um texto todo em caixa alta.

2. Seja sucinto

Lembre-se sempre que as pessoas que vão ler seu texto certamente possuem outras coisas para fazer além de checar a caixa de entrada. Por isso, seja objetivo.

Um texto muito extenso tem maior chance de fugir do assunto central. O destinatário pode não entender bem o propósito do texto e você perde tempo tendo que explicar, mais uma vez, o que deseja.

Caso seja realmente necessário criar um e-mail grande, tente usar tópicos que explorem de maneira sucinta o que tem a dizer cada ponto que você for explorar. Em cada um, faça no máximo dois parágrafos.

Lembrando que quando você estiver respondendo um e-mail: se alguém te perguntou algo, você deve responder.

Nada de colocar informações demais, com a chance de fazer seu interlocutor não entender sua resposta e te achar confuso. Mais uma vez para fixar: seja objetivo!

3. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

Com as caixas de e-mail sempre cheias, um assunto cumpri a difícil missão de se destacar em meio a tantos e chamar o destinatário para sua leitura.

Por isso, faça-o ser direto e que não dê margem para falsos entendimentos.

A caixa de assunto só deve ser preenchida assim que você terminar todo o seu texto. Você deve sintetizar todo o conteúdo em uma frase e isso ser o tema da mensagem.

O fato de você deixá-lo para depois de escrita toda sua mensagem, faz com que você possa mantê-lo em branco, cuidado!

E-mails com assuntos em branco são muitas vezes nem lidos.

E atenção para palavras como “urgente” e “prioridade”: as pessoas já entendem que temas que requerem realmente mais atenção são tratados por meios mais rápidos, como telefones ou reuniões. Por isso, é mais fácil de ignorar mensagens com essas palavras.

4. Seja claro

Antes de enviar seu e-mail, verifique cada palavra. Pesquise se houver dúvida com algum termo. Além de ser objetivo, você precisa ser claro.

É por isso que o cuidado com cada frase é fundamental. Especialmente, com a norma culta da Língua Portuguesa.

A depender do objetivo e do perfil do interlocutor do seu e-mail, as gírias devem ser esquecidas. São usadas apenas para e-mails muito pessoais – e que a gente já vai falar sobre.

Dentro do trabalho, evite! Para clientes, tome cuidado!

5.   Seja educado

Mais uma vez: seja sempre cordial com quem você fala por e-mail. Evite palavras ríspidas ou que podem dar essa interpretação.

Evite – mais um vez – escrever palavras em caixa alta, correndo o risco de acharem que está “gritando”.

Não utilize também assuntos desnecessários que fogem do assunto e do ambiente de trabalho (o famoso: “te vi ontem em lugar tal”).

Não perca o foco do que deseja tratar e dê respostas claras quando for necessário.

A linguagem que você está utilizando precisa ser adequada. As boas e velhas palavras mágicas nunca devem ser esquecidas como “desculpe”, “por favor” e “obrigado”.

6. Deixe os destinatários por último

Mandar e-mails sem terminar de escrever, em branco, para pessoas erradas… tudo isso pode ser evitado se você preencher o campo “destinatário” por último.

Revise tudo o que você escreveu, veja se atendeu todas as dicas que demos até aqui e aí sim coloque os endereços das pessoas.

Isso evita ter que mandar aquele velho “desconsidere o e-mail anterior” e passar por um embaraço desnecessário.

Dicas para escrever e-mails pessoais

Como já dissemos, devemos dividir o jeito de escrever nossos e-mails para quem está recebendo.

Na hora de comunicar com amigos ou familiares, uma linguagem mais extrovertida é válida. Veja nossas dicas para estes casos:

7. Evite muita formalidade

Você pode enviar um e-mail para qualquer pessoa hoje em dia. E a formalidade que você deve utilizar em seu texto deve estar de acordo com o grau de liberdade que você tem com seu destinatário.

Ainda que você tome certos cuidados com o jeito de tratar a pessoa a quem se escreve, não force muito uma formalidade. Isso pode fazer seu texto parecer muito impessoal e a pessoa pode não entender muito bem a sua mensagem.

Se achar necessário, brinque com emojis, abreviações e gírias, desde que não atrapalhem o que você quer falar.

8. Seja natural no jeito de escrever

Um e-mail mais pessoal não pode fugir muito de seu jeito de se comunicar. Não se preocupe em usar palavras que façam parte de seu dia a dia, ainda que fujam um pouco das normas da escrita formal.

Nem tente impressionar quando estiver escrevendo um e-mail para um amigo ou um parente. Use o vocabulário que usa normalmente em sua rotina.

Para e-mails profissionais e de vendas

Agora são as dicas mais importantes para aqueles que utilizam o e-mail para assuntos profissionais ou até para as vendas.

Além de todas que já citamos, existem algumas mais específicas para o tema.

Veja quais são:

9. Demonstre formalidade

Aqui, já é o oposto da dica que demos lá no tópico 6. Você precisa estar atento à linguagem formal e ser cordial.

Na hora de cumprimentar, certifique-se da melhor maneira de tratar seu destinatário.

Esteja atento ao grau hierárquico envolvido entre você e as pessoas envolvidas no e-mail. Demonstre respeito e evite abreviações e gírias.

Na despedida, a liberdade de mandar “beijos” ou “abraços fortes” a alguém que não seja próximo deve ser evitada.

Na dúvida do que mandar, utilize o “cordialmente” ou “atenciosamente” (esqueça o “att”!).

10. Formalize decisões de reuniões

Um e-mail é um documento importante para tomadas de decisões. Por isso, após uma reunião, certifique que tudo o que foi acordado seja relatado.

Envie para quem participou do encontro e peça, com gentileza, que todos confirmem o recebimento.

Isso vale para conversas informais, marcações de reuniões ou o cumprimento de algum compromisso que você acertou com alguém.

11. Crie um gancho para prender seu leitor logo no início do texto

Aqui, pense um problema que pode ser aplicado ao público em geral. Desenvolva a introdução demonstrando que seu produto pode ajudar a solucionar ou ser A solução.

Outras maneiras interessantes pode ser realizar perguntas ou instigar a curiosidade do leitor, usando palavras como “Como assim você…?” ou “Saiba como…” e “Sabia que…”.

12. Utilize o nome do destinatário

Você deve parecer próximo de seu cliente, por isso, chame-o pelo nome quantas vezes achar necessário. O nome faz seu alvo se sentir mais próximo de você e criará mais afeição a sua marca.

Quando for utilizar disparos automáticos, certifique que a ferramenta que você for utilizar, como o MailChimp, preencha a saudação com o nome da pessoa. Esse recurso já é muito adotado e popular. Por isso, nada de esquecer fazer cumprimentos genéricos.

13. Explicite qual a ação que você espera do leitor

Seu e-mail deve ter um propósito. E no final de seu texto é o local onde você vai deixar isso claro: o chamado CTA – Call To Action ou o “chame para a ação” em português.

É nesse momento que você deve levar seu leitor a seguir acompanhando seu conteúdo, a clicar numa oferta, a compartilhar aquela mensagem… enfim.

Seja criativo nessa chamada e mostre como aquela ação pode ser importante para o seu leitor. Um bom CTA é o gatilho ideal para aumentar seu tráfego ou mesmo determinar uma venda.

E se você quer criar e-mails mais persuasivos, veja as nossas dicas de copywriting.

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