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Como evitar o retrabalho em seu negócio?

Como evitar o retrabalho em seu negócio?

Medidas simples e de integração podem melhorar a sua produtividade e o relacionamento das equipes. Confira!

Imagine que você tenha passado dias criando um projeto, alterando e pensando na melhor forma de agradar o cliente e, no final das contas, ele avisa que o planejamento está ótimo, mas deve ser refeito, utilizando outra metodologia. Indignante, não é mesmo?

O retrabalho é uma das situações que mais causam insatisfação nos colaboradores de uma organização, e esse tipo de situação pode ser desgastante, frustrante e prejudicial aos lucros do negócio.

Afinal, tempo é dinheiro, e quando uma equipe precisa realizar a mesma ação por mais de uma vez, ela, consequentemente, diminui sua produtividade.

Mas não se desespere, vamos te mostrar, neste post, algumas dicas para evitar os prejuízos desse problema. Acompanhe!

Os principais prejuízos do retrabalho

O retrabalho — ou seja, a necessidade de executar novamente uma atividade — gera uma série de prejuízos para seu negócio. Confira quais são:

Desgaste na equipe e na relação com os clientes

O retrabalho gera um desconforto para quem está realizando a atividade novamente e também para quem está pedindo a refação.

A equipe responsável pelas alterações se desgasta e fica frustrada ao ter que fazer a mesma coisa mais de uma vez.

Um designer, por exemplo, precisa de tempo e muita criatividade para desenvolver a identidade visual de uma marca.

Agora, imagine o desgaste desse profissional ao ter que repensar essas ideias pela quinta vez. Espera-se que o empenho não será o mesmo da primeira.

Ao mesmo tempo, o cliente não se sentirá confortável ao pedir pela quinta vez algumas alterações e começará a questionar a capacidade e credibilidade de sua equipe.

Estresse no ambiente de trabalho

O retrabalho gera uma série de efeitos negativos em cascata. O cliente fica frustrado com o resultado, o gestor precisa pedir para que o trabalho seja refeito, a equipe fica sob estresse, pois precisa finalizar essa atividade, mas também todas as outras do dia a dia.

Assim, com os prazos chegando ao final, equipes devem ser remanejadas, funcionários têm de fazer hora extra, o gestor precisa fazer mais cobranças. Em suma, isso acaba gerando muito estresse e correria no ambiente de trabalho.

Custos adicionais

O retrabalho pode tomar proporções tão grandes a ponto de não ser mais viável continuar realizando as alterações.

Quando um orçamento é realizado, o setor comercial faz cálculos e mensura qual é o gasto do negócio para oferecer determinado serviço em um tempo específico.

Assim, será calculado quantas horas a equipe precisará trabalhar para finalizar o projeto, além de gastos fixos que devem ser diluídos, como luz, internet, refeições, entre outros.

Portanto, quando esse tempo de conclusão começa a ultrapassar o tempo determinado inicialmente, o valor pago pelo serviço acaba ficando proporcionalmente menor, e seu negócio começa a ter prejuízos.

Além de todas essas situações, ainda há os questionamentos que surgem à procura de culpados para a responsabilização do retrabalho.

Essas indagações causam insegurança e ansiedade na equipe e no cliente.

Portanto, depois que o problema já existe, a melhor atitude é procurar alternativas para contorná-lo, e não apontar culpados.

5 formas de evitar o retrabalho em seu negócio

É quase impossível eliminar totalmente as refações da rotina de um negócio, pois nem sempre o trabalho desenvolvido corresponderá exatamente àquilo que o cliente queria.

A intenção deve ser transformar grandes pedidos de mudanças em pequenas alterações, e existem algumas ações simples que podem ser colocadas em prática para tanto. Veja as dicas!

1. Foque em ações de planejamento

Para evitar o retrabalho, o primeiro passo é construir um planejamento eficiente.

É importante que se obtenha todas as informações possíveis sobre o trabalho a ser feito e que o processo seja previamente todo planejado, assim, já se evita surpresas no meio da produção.

Muitos gestores erram, justamente, na tentativa de acelerar a fase de planejamento e acabam ficando presos na execução por falta de ideias para solucionar o que estava sendo pedido.

A criação de um planejamento eficiente deixa claro quais são as necessidades do cliente e como o gestor poderá oferecer um serviço para supri-las.

Por isso, também é preciso que os dados sejam documentados, que haja uma periodicidade de reuniões e que existam fases bem definidas e ações delegadas para cada colaborador.

2. Estabeleça fases no processo

Depois de planejar, é preciso estabelecer fases no processo. Será com essa organização que o gestor poderá identificar processos que demandam mais tempo e mais pessoas e quais processos podem ser eliminados ou reorganizados.

Além disso, é neste momento que as ações precisam ser delegadas para as pessoas com prazos de entrega bem claros. Isso evitará o tipo de desculpa: “eu atrasei a minha entrega, pois o responsável pela fase anterior não me mandou tudo que era necessário”.

É preciso, também, que exista um acordo formal, descrito no contrato com o cliente, sobre as regras para pedidos de alteração, além de quantidade limite de pedidos e do prazo para pedir.

Por exemplo, estabeleça que, após a entrega final do projeto, o cliente terá três dias para enviar todas as alterações necessárias de uma só vez. Para alterações que ultrapassem essa data, haverá um custo extra.

3. Realize treinamentos periódicos

Muitas vezes, o retrabalho surge da forma incorreta ou obsoleta de realizar alguma ação. Com os avanços tecnológicos, o modo de trabalho de muitos segmentos foi afetado.

Para evitar essa defasagem, a melhor forma é realizar treinamentos periódicos para você e sua equipe.

Os treinamentos são capazes de motivar as equipes e abrir a mente dos colaboradores para novas formas de chegar ao mesmo resultado, gastando menos tempo.

Esses alinhamentos também contribuem para que os envolvidos entendam todas as partes do processo e possam atuar de modo colaborativo, e não individual.

4. Automatize algumas ações

O retrabalho também pode ocorrer quando há desorganização na distribuição e delegação de tarefas. Por isso, é importante utilizar plataformas e sistemas que automatizem e padronizem algumas ações.

Dessa maneira, toda a equipe poderá buscar a informação em um só lugar e centralizar o andamento dos processos.

Essa automação de processos é necessária, principalmente, em negócios em que vários colaboradores desempenham as mesmas funções.

Além disso, esses sistemas disponibilizam relatórios e análises de dados de forma automática, evitando erros de cálculo e inserções erradas de dados por parte dos colaboradores.

Outra vantagem é que essa tecnologia reduz custos, redirecionando os recursos humanos para a execução de atividades mais importantes.

5. Mantenha a comunicação aberta e clara

A verdade é que muito retrabalho poderia ser evitado com foco em uma parte muito importante de todo trabalho: a comunicação.

Na hora de pegar as informações do projeto com um cliente ou na vontade de resolver logo as pendências ou finalizar um trabalho rapidamente, as pessoas acabam negligenciando a comunicação eficiente.

02 pode ser a causa do retrabalho, a falta de comunicação clara e aberta tem poder de prejudicar todo o processo.

Por isso, é importante valorizar as perguntas, por mais simples que sejam, descrever ao máximo o planejamento e as tarefas. Mas também, é essencial que a equipe esteja em sintonia e trocando informações sobre o projeto.

Além disso, o canal de comunicação com o cliente precisa ser direto e eficiente. É preciso que ele esteja disponível para responder a questionamentos da equipe e dar feedbacks mais rápidos, quando for necessário.

Mudanças na rotina do seu negócio

Portanto, podemos perceber que um sistema de gestão e organização de equipes eficiente pode eliminar grande parte do retrabalho.

Ao planejar adequadamente um projeto, angariar informações completas e manter canais de comunicação abertos, a chance de ter retrabalho no processo é muito menor.

Depois dessas dicas de como evitar o retrabalho, é importante continuar aprofundando os conhecimentos para melhorar a gestão do seu negócio!

Que tal ler o nosso post sobre gerenciamento de tarefas?

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