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Como evitar o retrabalho em seu negócio?

Medidas simples e de integração podem melhorar a sua produtividade e o relacionamento das equipes. Confira!

Retrabalho

Imagine que você tenha passado dias criando um projeto, alterando e pensando na melhor forma de agradar o cliente e, no final das contas, ele avisa que o planejamento está ótimo, mas deve ser refeito, utilizando outra metodologia. Indignante, não é mesmo?

O retrabalho é uma das situações que mais causam insatisfação nos colaboradores de uma organização, e esse tipo de situação pode ser desgastante, frustrante e prejudicial aos lucros do negócio.

Afinal, tempo é dinheiro, e quando uma equipe precisa realizar a mesma ação por mais de uma vez, ela, consequentemente, diminui sua produtividade.

Mas não se desespere, vamos te mostrar, neste post, algumas dicas para evitar os prejuízos desse problema. Acompanhe!

O que é o retrabalho?

Antes de compartilharmos as nossas dicas para evitar o prejuízo no retrabalho, devemos entender o conceito, não acha?

O retrabalho é caracterizado por refazer uma mesma atividade que não teve o objetivo alcançado ou esperado. Ou seja, será preciso fazer novamente algo que já estava pronto e que deveria ter sido feito apenas uma vez.

Pode ser que o retrabalho tenha que ser começado do zero ou não — tudo dependerá de quem reprovou e o tipo de demanda. Existem até outros nomes para essa situação, como refação e recriação, mas no final, todos querem dizer a mesma coisa.

Engana-se quem pensa que o retrabalho é parte da rotina dos profissionais da comunicação apenas. Negócios que lidam com a tecnologia, por exemplo, podem ter retrabalhos para consertar bugs e aplicativos já prontos.

Inclusive, podemos ver retrabalhos na indústria, com as falhas de novas máquinas — algo que gera prejuízo e desperdício de tempo e materiais.

Quais as causas do retrabalho nas empresas?

Falhas na comunicação

Um dos grandes vilões dessa história é, sem dúvidas, a falha na comunicação. Isto é, quando a comunicação ocorre via oral ou impressa em meios não oficiais.

Sabe por que? Bom, palavras ouvidas, ricas em detalhes ou não, são esquecidas com mais facilidade e os meios não oficiais podem deixar de alcançar todos os profissionais envolvidos.

Além disso, há o famoso telefone sem fio, na qual a mensagem original sofre várias alterações até chegar ao profissional responsável. A partir disso, há o grande risco do trabalho final ser diferente do que foi pedido.

Ou seja, os ruídos e pressuposições na comunicação de um empreendimento só tendem a causar retrabalhos. 

Ausência de objetivos

Quando não existe um objetivo ou não há objetivo claro, o retrabalho pode ocorrer mais vezes. Por isso, entenda: o culpado do retrabalho nem sempre é o profissional responsável pela demanda.

Muitas vezes, os superiores não deixam claro o objetivo que deve ser alcançado com determinado processo. E mais: essa questão pode ocorrer em qualquer departamento. 

Processos internos defasados

Em algumas situações, não há o entendimento dos processos internos do negócio, ou então eles não são registrados da maneira correta e padronizada. O retrabalho pode ocorrer nessas e outras situações, como a saída do único funcionário que sabia como realizar a demanda.

Dessa forma, os processos tendem a parar ou ficarem defasados a ponto de ocorrer refação por parte dos outros profissionais. E assim, o negócio deixa de ser escalável e o seu crescimento é comprometido.

Alocação incorreta de recursos e pessoas

A alocação incorreta de pessoas dentro de um processo pode ser um grande problema — levando em consideração suas competências e qualificações, é claro. Colaboradores sem o treinamento correto para exercer tal função podem causar muitos erros, gerando retrabalho.

Além dos recursos humanos, há também os recursos financeiros e materiais. Quando eles são alocados de maneira incorreta ou insuficiente, o prejuízo gerado pelo retrabalho é certo. 

Os principais prejuízos do retrabalho

O retrabalho — ou seja, a necessidade de executar novamente uma atividade — gera uma série de prejuízos para seu negócio. Confira quais são:

Desgaste na equipe e na relação com os clientes

O retrabalho gera um desconforto para quem está realizando a atividade novamente e também para quem está pedindo a refação.

A equipe responsável pelas alterações se desgasta e fica frustrada ao ter que fazer a mesma coisa mais de uma vez.

Um designer, por exemplo, precisa de tempo e muita criatividade para desenvolver a identidade visual de uma marca.

Agora, imagine o desgaste desse profissional ao ter que repensar essas ideias pela quinta vez. Espera-se que o empenho não seja o mesmo da primeira.

Ao mesmo tempo, o cliente não se sentirá confortável ao pedir pela quinta vez algumas alterações e começará a questionar a capacidade e credibilidade de sua equipe.

Estresse no ambiente de trabalho

O retrabalho gera uma série de efeitos negativos em cascata. O cliente fica frustrado com o resultado, o gestor precisa pedir para que o trabalho seja refeito, a equipe fica sob estresse, pois precisa finalizar essa atividade, mas também todas as outras do dia a dia.

Assim, com os prazos chegando ao final, equipes devem ser remanejadas, funcionários têm de fazer hora extra, o gestor precisa fazer mais cobranças. Em suma, isso acaba gerando muito estresse e correria no ambiente de trabalho.

Custos adicionais

O retrabalho pode tomar proporções tão grandes a ponto de não ser mais viável continuar realizando as alterações.

Quando um orçamento é realizado, o setor comercial faz cálculos e mensura qual é o gasto do negócio para oferecer determinado serviço em um tempo específico.

Assim, será calculado quantas horas a equipe precisará trabalhar para finalizar o projeto, além de gastos fixos que devem ser diluídos, como luz, internet, refeições, entre outros.

Portanto, quando esse tempo de conclusão começa a ultrapassar o tempo determinado inicialmente, o valor pago pelo serviço acaba ficando proporcionalmente menor, e seu negócio começa a ter prejuízos.

Além de todas essas situações, ainda há os questionamentos que surgem à procura de culpados para a responsabilização do retrabalho.

Essas indagações causam insegurança e ansiedade na equipe e no cliente.

Então, depois que o problema já existe, a melhor atitude é procurar alternativas para contorná-lo, e não apontar culpados.

Desperdício de tempo

Uma das únicas certezas do retrabalho é o tempo inicial desperdiçado na tarefa proposta — independente do motivo causador. E pode ser que o retrabalho gaste ainda mais tempo para corrigir o erro.

Quando o retrabalho vira rotina, o tempo gasto gera um acúmulo de dinheiro jogado fora, afetando também a produtividade dos funcionários e a entrega de novos projetos.

Em outras palavras, há o aumento de lead time, você sabe o que esse termo significa? A expressão está diretamente ligada à produção de um produto ou serviço. Há vezes em que os processos sofrem falhas ou atrasos, gerando paralisação ou retrabalho.

Isso causa um impacto negativo na produtividade e, assim, há o aumento de tempo total na produção, ou o aumento de lead time

Queda na produtividade

Até aqui, você viu a produtividade sendo citada algumas vezes no texto, correto? Isso porque esse fator está diretamente ligado com a produção e o tempo. Se gastarmos mais tempo em uma mesma produção, é possível observar uma menor produtividade.

Contudo, há uma outra situação muito importante: quanto mais tempo passarmos realizando o retrabalho, menos tempo vamos dedicar aos outros passos de um processo — incluindo aqueles dedicados às melhorias — possibilitando o aumento da produtividade.

9 formas de evitar o retrabalho em seu negócio

É quase impossível eliminar totalmente as refações da rotina de um negócio, pois nem sempre o trabalho desenvolvido corresponderá exatamente àquilo que o cliente queria.

A intenção deve ser transformar grandes pedidos de mudanças em pequenas alterações, e existem algumas ações simples que podem ser colocadas em prática para tanto. Veja as dicas!

1. Alinhe bem os objetivos e expectativas

A primeira etapa essencial para evitar o retrabalho é alinhar objetivos e expectativas para o projeto. É importante ter um briefing completo que descreva detalhes sobre o negócio, o projeto, os objetivos e qualquer outra informação relevante.

É preciso também que exista um acordo formal, descrito no contrato com o cliente, sobre as regras para pedidos de alteração, além de uma quantidade limite de pedidos e do prazo para solicitações.

Por exemplo, estabeleça que, após a entrega final do projeto, o cliente terá três dias para enviar todas as alterações necessárias de uma só vez. Para alterações que ultrapassem essa data, haverá um custo extra.

2. Foque em ações de planejamento

Para evitar o retrabalho, o primeiro passo é construir um planejamento eficiente.

É importante que se obtenha todas as informações possíveis sobre o trabalho a ser feito e que o processo seja previamente todo planejado, assim, já se evita surpresas no meio da produção.

Muitos gestores erram, justamente, na tentativa de acelerar a fase de planejamento e acabam ficando presos na execução por falta de ideias para solucionar o que estava sendo pedido.

A criação de um planejamento eficiente deixa claro quais são as necessidades do cliente e como o gestor poderá oferecer um serviço para supri-las.

Por isso, também é preciso que os dados sejam documentados, que haja uma periodicidade de reuniões e que existam fases bem definidas e ações delegadas para cada colaborador.

3. Estabeleça fases no processo

Depois de planejar, é preciso estabelecer fases no processo. Será com essa organização que o gestor poderá identificar processos que demandam mais tempo e mais pessoas e quais processos podem ser eliminados ou reorganizados.

Além disso, é neste momento que as ações precisam ser delegadas para as pessoas com prazos de entrega bem claros. Isso evitará o tipo de desculpa: “eu atrasei a minha entrega, pois o responsável pela fase anterior não me mandou tudo que era necessário”.

4. Realize treinamentos periódicos

Muitas vezes, o retrabalho surge da forma incorreta ou obsoleta de realizar alguma ação. Com os avanços tecnológicos, o modo de trabalho de muitos segmentos foi afetado.

Para evitar essa defasagem, a melhor forma é realizar treinamentos periódicos para você e sua equipe.

Os treinamentos são capazes de motivar as equipes e abrir a mente dos colaboradores para novas formas de chegar ao mesmo resultado, gastando menos tempo.

Esses alinhamentos também contribuem para que os envolvidos entendam todas as partes do processo e possam atuar de modo colaborativo, e não individual.

5. Automatize algumas ações

O retrabalho também pode ocorrer quando há desorganização na distribuição e delegação de tarefas. Por isso, é importante utilizar plataformas e sistemas que automatizem e padronizem algumas ações.

Dessa maneira, toda a equipe poderá buscar a informação em um só lugar e centralizar o andamento dos processos.

Essa automação de processos é necessária, principalmente, em negócios em que vários colaboradores desempenham as mesmas funções.

Além disso, estes sistemas disponibilizam relatórios e análises de dados de forma automática, evitando erros de cálculo e inserções erradas de dados por parte dos colaboradores.

Outra vantagem é que essa tecnologia reduz custos, redirecionando os recursos humanos para a execução de atividades mais importantes.

6. Mantenha a comunicação aberta e clara

A verdade é que muito retrabalho poderia ser evitado com foco em uma parte muito importante de todo trabalho: a comunicação.

Na hora de pegar as informações do projeto com um cliente ou na vontade de resolver logo as pendências ou finalizar um trabalho rapidamente, as pessoas acabam negligenciando a comunicação eficiente.

Essa pode ser a causa do retrabalho, a falta de comunicação clara e aberta tem poder de prejudicar todo o processo.

Por isso, é importante valorizar as perguntas, por mais simples que sejam, descrever ao máximo o planejamento e as tarefas. Mas também, é essencial que a equipe esteja em sintonia e trocando informações sobre o projeto.

Além disso, o canal de comunicação com o cliente precisa ser direto e eficiente. É preciso que ele esteja disponível para responder aos questionamentos da equipe e dar feedbacks mais rápidos, quando for necessário.

7. Otimize sempre que possível

Seguindo as etapas anteriores, ao final do projeto, a equipe poderá contar com a documentação completa e os relatórios de produtividade que fornecerão dados importantes para analisar o processo.

A partir disso, a equipe poderá identificar as falhas e o que pode ser otimizado para futuros projetos, como o planejamento, a distribuição de tarefas e até as perguntas a serem incluídas no briefing.

Dessa forma, a equipe cria ferramentas de desenvolvimento que tornarão o processo cada vez mais eficiente, diminuindo, assim, o retrabalho.

8. Use ferramentas de gestão 

As ferramentas de gestão serão grandes aliadas para evitar o retrabalho em seu negócio. Existem opções capazes de tornar a rotina dos funcionários mais controlada, para executar atividade de maneira simples e produtiva.

Um bom exemplo é o Canvas — também chamado de Business Model Canvas — sendo esse uma solução capaz de ajudar o empreendedor a visualizar as questões estratégicas do negócio. O principal objetivo aqui é estruturar um modelo de plano de negócios para trazer praticidade e dinamicidade para análises de empreendimentos.

Trata-se de um mapa visual para entender cada um dos pilares para o funcionamento de um negócio, observando se estão ganhando a devida atenção. Os nove componentes do Canvas são:

  1. Segmento de clientes
  2. Oferta de valor 
  3. Canais
  4. Relacionamento
  5. Fontes de renda 
  6. Recursos-chave
  7. Atividades-chave
  8. Parcerias-chave
  9. Estrutura de custos

Outra ferramenta capaz de ajudar é a análise SWOT — ou FOFA, em português. Essa é a sigla para descrever Strengths (Forças), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Esta análise pode ser muito utilizada nos planejamentos de curto, médio e longo prazo, assim como para criar novos projetos. A SWOT consiste em analisar e gerar um diagnóstico do negócio no mercado no qual ele está inserido.

Por isso, ela ajuda no processo de tomada de decisões, oferecendo mais assertividade ao proporcionar uma visão ampla do que se passa no empreendimento e com os concorrentes.

Mais uma ferramenta de gestão é o PDCA e consiste num método muito usado para o controle e melhoria dos processos organizacionais. Aqui, buscamos identificar e analisar os resultados não satisfatórios, assim como as novas ideias como soluções, além de monitorar os processos produtivos.

9. Monitore as métricas e KPIs certos

Além das oito últimas dicas dadas ao longo do texto, não se esqueça de incluir o monitoramento das métricas e KPIs relevantes para o seu empreendimento. Para isso, defina  as métricas e mantenha um monitoramento padronizado, evitando estimativas.

Dessa maneira, será possível identificar com mais rapidez os pontos de ocorrência de retrabalho e desperdício de recursos nos processos de produção.

Mudanças na rotina do seu negócio

Podemos perceber que um sistema de gestão e organização de equipes eficiente pode eliminar grande parte do retrabalho.

Portanto, ao planejar adequadamente um projeto, angariar informações completas e manter canais de comunicação abertos, a chance de ter retrabalho no processo é muito menor.

Depois dessas dicas de como evitar o retrabalho, é importante continuar aprofundando os conhecimentos para melhorar a gestão do seu negócio!

Que tal ler o nosso post sobre gerenciamento de tarefas?


Este post foi originalmente escrito em dezembro de 2020 e atualizado para conter informações mais completas e precisas.