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Aprenda a priorizar seus problemas com o Diagrama de Pareto

80% dos problemas de sua empresa estão ligados a apenas 20% das possíveis causas. Leia o post e saiba mais!

ilustração de um gráfico de barras com uma curva com pontos utilizada no Diagrama de Pareto

Já ouviu falar em Diagrama de Pareto?

Essa é uma ferramenta que pode te ajudar a superar problemas e aumentar a qualidade de seus processos. Tudo o que um empreendedor deseja, não é mesmo?

Gerenciar um negócio, independentemente do porte ou área de atuação, é um desafio considerável. Em muitos casos, o gestor sabe que existem problemas, mas não consegue identificar suas causas — tampouco, decidir qual deles merece ser priorizado.

Se você está passando pela mesma situação ou deseja aprender a solucionar os gargalos que podem surgir em seu cotidiano, a hora é agora!

Continue a leitura para conhecer melhor o Diagrama de Pareto e descobrir como colocá-lo em prática no seu negócio!

O que é o Diagrama de Pareto? 

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta de gestão de qualidade que pode ser aplicada tanto no cotidiano corporativo, quanto em nossa vida pessoal. Inclusive, no lado corporativo, pode-se aplicar na administração e dentro da linha de produção.

O diagrama também é conhecido como gráfico 80/20 e é capaz de mostrar os erros repetidos durante a rotina do negócio. Todo o sistema se baseia na ideia de que pequenas coisas podem gerar grandes consequências.

Ou seja, a metodologia consiste em identificar as situações que geram mais problemas, estabelecer uma comparação entre a recorrência de falhas e priorizá-las durante as estratégias de intervenção.

Sendo assim, busca-se compreender a relação entre ação e benefício para priorizar a intervenção capaz de trazer bons resultados.

A metodologia é baseada no princípio de que as maiores perdas possuem poucas causas, porém vitais para a saúde de um negócio. Isto é, o Diagrama de Pareto pode ser caracterizado como uma versão gráfica da Lei de Pareto, vindo do mesmo autor. A regra dos 80/20 aplica-se a ambos, mas explicaremos essa relação nos próximos tópicos.

Ainda sobre o diagrama, vamos usar o exemplo de um empreendedor enfrentando diversas dificuldades para gerir suas finanças e aumentar suas vendas. Ele pode se concentrar em corrigir aquilo que mais gera impactos negativos em sua vida profissional.

Em vez de tentar ser multitarefas, o que pode aumentar ainda mais o contratempo, ele passa a agir de maneira estratégica e focada na raiz de seus problemas.

Contudo, saiba que a ferramenta não procura determinar as causas dos erros enfrentados pelo profissional. Essa parte é feita quando as causas do problema já foram definidas.

Portanto, o Diagrama de Pareto é usado para classificar os erros com a frequência com que aparecem. Assim, permite-se estabelecer intervenções para eliminar tais erros e desperdício de recursos decorrentes deles.

Essa metodologia faz parte das sete ferramentas de qualidade que permitem visualizar, de maneira simples, os problemas mais relevantes, possibilitando concentrar esforços para eliminá-los.

Qual a relação entre o Diagrama de Pareto com a Lei de Pareto?

Antes de explicarmos do que se trata a Lei de Pareto, é preciso salientar a relação com o diagrama de mesmo nome.

Até esse ponto do post você já conseguiu entender o que é o diagrama, mas você sabia que ele é baseado na Lei de Pareto? Essa é a grande relação entre ambos. Outro ponto em comum é que tanto o diagrama, quanto a lei foram desenvolvidas pelo mesmo sociólogo, cientista político e economista, Vilfredo Pareto.

Porém, a Lei foi modificada ao longo dos anos e a versão mais atualizada é atribuída a Joseph Moses Juran, referência em qualidade, que aplicou as observações de Vilfredo em seus trabalhos de consultoria de negócios.

Juran usou o conceito de um modo expandido, propondo que a Regra 80/20 também poderia ser aplicada em situações que envolvem gestão de qualidade.

Essa adaptação funcionou tão bem que o mundo dos negócios de hoje é fiel adepto da Lei de Pareto, provando que é possível utilizá-la em vários tipos de setores, como o do esporte e até na saúde.

A universalidade do uso da regra continua: é possível utilizá-la também em análises econômicas, sociológicas e computacionais.

No marketing, por exemplo, o princípio pode ajudar o negócio a gerenciar recursos com assertividade. Ou seja, a lei permite concentrar esforços nos 20% das causas que produzem 80% do seu retorno. Para expressar essa informação em dados podemos dizer que:

  • 80% do faturamento de um negócio ocorre devido os 20% dos clientes;
  • 80% dos resultados vêm dos 20% dos investimentos feitos;
  • 80% de todas as vendas vêm de 20% dos produtos.

Porém, tenha em mente: a Lei de Pareto é apenas uma propensão para a criação da relação entre esforço e recompensa.

Lembra quando falamos sobre o Diagrama de Pareto sendo utilizado no contexto administrativo? Bom, como o diagrama é baseado na Lei, é possível inferir que a regra também pode ser aplicada para compreender a produtividade dos colaboradores de um empreendimento.

Melhor dizendo, 80% do retorno obtido por um negócio vem de 20% de seu time. Por conta disso, para a boa saúde do empreendimento, torna-se importantíssimo identificar tais funcionários e compreender o porquê de tanta produtividade.

Com essas informações em mãos, basta desenvolver estratégias de endomarketing para incentivar o resto do time.

Como surgiu essa metodologia?

Uma das maneiras mais interessantes de se compreender a função de uma metodologia de gestão de tarefas é conhecendo a sua origem.Por isso, vamos voltar um pouco no tempo e entender como Vilfredo Pareto criou seu método.

Tudo começou em 1897, quando o cientista político, sociólogo e economista italiano chegou à conclusão de que 80% da riqueza do mundo estavam concentrados nas mãos de apenas 20% das pessoas.

A constatação foi tão importante que, mais tarde, foi levada para outras áreas da ciência. Assim, começou-se a perceber, por exemplo, que a maior concentração demográfica do mundo estava em alguns países.

Em 1941, Joseph Juran introduziu esse conceito no universo empresarial. Ele afirmou que 80% dos problemas existentes dentro de uma organização estão ligados a apenas 20% das possíveis causas.

Dessa forma, se o gestor focasse sua atuação nesses elementos, conseguiria solucionar uma grande parte das limitações que impedem a empresa de crescer.

Quais são os benefícios do gráfico de Pareto para o seu negócio?

Não há dúvidas de que o gerenciamento de tarefas demanda tempo e dedicação dos gestores e empresários. Afinal, todos os dias, há uma infinidade de processos a serem executados e decisões a serem tomadas.

O gráfico de Pareto é uma ferramenta que pode tornar seu cotidiano mais eficiente e menos estressante. Confira, a seguir, os principais benefícios que ele proporciona ao ambiente empresarial!

Ajuda a identificar os pontos críticos do negócio

Toda empresa enfrenta dificuldades e isso faz parte do processo de crescimento. O que define se ela alcançará o sucesso (ou não) é a maneira com que o gestor atua para superar esses problemas.

O Diagrama de Pareto o ajudará a identificar os pontos críticos de seu negócio, ou seja, as situações que mais geram impactos negativos em seus resultados. Com isso, você pode, por exemplo, encontrar:

  • os 20% de produtos e serviços que mais geram reclamações dos clientes;
  • os 20% dos produtos e serviços que mais geram lucros ao negócio;
  • os 20% de seus parceiros que mais contribuem para seu faturamento.

Melhora a organização dos dados

O gráfico de Pareto precisa de dados concretos para ser colocado em prática. Essa situação acaba contribuindo para que seu negócio se mantenha mais organizado, já que haverá maior controle dos processos.

Na prática, o gestor começa a ver os dados como um patrimônio importante. Nenhuma venda, reclamação ou problema deixa de ser registrado, o que é valioso para a gestão do negócio.

Facilita a tomada de decisão

Pense bem: se o gestor consegue visualizar todo o contexto do seu problema e identifica seus principais gargalos, consegue priorizar as questões que realmente o ajudarão a solucionar suas demandas.

Por esse motivo, podemos dizer que o Diagrama de Pareto facilita a tomada de decisão, tornando muito mais simples a tarefa de elaborar as estratégias adequadas.

Quando você já conhece as atitudes que conduzem a um objetivo, suas ações podem se concentrar no que é relevante para o resultado, não é mesmo?

Aumenta a qualidade dos processos internos

Uma consequência básica da aplicação do gráfico de Pareto no cotidiano corporativo é a melhoria da qualidade dos processos internos.

Diante de uma análise mais estratégica e focada nas falhas operacionais, é muito mais fácil corrigi-las e garantir uma melhoria contínua da atividade, o que contribui para mais vendas e lucros.

Ajuda a empresa a crescer de maneira saudável

Por fim, é interessante destacar que a Análise de Pareto ajuda seu negócio a crescer de maneira mais saudável e duradoura.

Atuar em mercados concorridos exige uma atuação estratégica e focada em qualidade. Quanto mais eficiente é a sua atuação, mais fácil será se destacar e conquistar sua clientela. Pense nisso!

Como construir um Diagrama de Pareto?

Depois de todas as informações apresentadas, é hora de aprender a construir o Diagrama de Pareto e começar a aperfeiçoar sua atuação no mercado.

Para isso, selecionamos dicas infalíveis que o ajudarão a identificar problemas e causas e trabalhar de maneira inteligente para superá-las. Ao final, acredite, seu negócio nunca mais será o mesmo! Acompanhe!

Comece definindo o seu objetivo

O primeiro passo para aplicar o Diagrama de Pareto em seu negócio é a definição do que será analisado e, claro, do tipo de problema a ser combatido.

Observe que ser multitarefas não é uma estratégia inteligente. É preciso se concentrar naquilo que realmente importa. Ainda que existam diversos problemas a serem solucionados, é importante se dedicar a um por vez.

Observe os dados à sua disposição

A coleta de dados é o próximo passo do processo. Afinal, você precisa ter informações seguras e atualizadas sobre aquilo que está pesquisando.

Nessa fase, também é essencial definir o período em que esses dados serão coletados — dias, semanas ou meses, por exemplo. Feito isso, é hora de reunir as informações e observar com atenção o que elas revelam.

Quer um exemplo?

Imagine que você esteja em busca dos produtos que mais trazem faturamento ao negócio. Nesse caso, poderá analisar os registros de vendas durante 30 dias.

Separe os problemas encontrados por categorias

Depois de cumprir as etapas anteriores, você precisa separar seus problemas por categorias. Lembrando que o problema em análise não é, necessariamente, algo negativo, mas sim a situação que está sendo analisada.

Esse procedimento o ajudará a fazer um estudo mais aprofundado da situação e visualizar aquilo que tem maior importância para os resultados de seu negócio.

Monte mapas mentais e tabelas com os dados coletados

A próxima estratégia consiste em usar mapas mentais e tabelas para facilitar suas análises. Em síntese, essa representação pode ajudá-lo a ligar uma causa a um problema com mais rapidez e segurança.

Suponha que você quer descobrir quais são as estratégias de divulgação que mais trazem retorno ao seu caixa. Por meio de uma tabela ou mapa mental, é possível registrar todos os canais utilizados e mapear de onde vêm as suas vendas.

Encontre os 20% das causas que geram os resultados

Depois de tudo isso feito, chegou o momento de encontrar os 20% das causas que geram os 80% dos resultados. Para isso, será necessário organizar as ocorrências em ordem decrescente.

Aquilo que se repete com mais intensidade tem maior relevância para a situação estudada. Assim, se você identificou que a divulgação do produto Instagram foi o que mais gerou vendas, é sinal de que encontrou uma causa importante.

Use as informações para melhorar seus processos

Conforme dissemos, o objetivo do Diagrama de Pareto é melhorar a atuação do negócio. Por essa razão, as informações coletadas e as conclusões a que você chegou devem ser aproveitadas corretamente.

O ideal é usar esses insights para fundamentar suas decisões. Afinal, ao descobrir a melhor plataforma digital ou o produto que mais gera receitas ao negócio, por exemplo, você consegue investir em ações segmentadas e efetivas.

Quando usar o Diagrama de Pareto em um negócio?

O Diagrama de Pareto é uma ótima ferramenta para tomada de decisões, porém deve ser utilizado com moderação. Isso porque, em alguns casos, os resultados não vão de acordo com a regra.

Por isso, nem sempre o 80/20 será capaz de mostrar a assertividade necessária para tomar decisões dentro do negócio. Apesar de ser uma metodologia simples, o diagrama só se torna eficaz quando sustentado por dados e intervenções aplicáveis.

Além disso, não se deve basear nenhuma decisão do seu negócio no diagrama de outros negócios — mesmo com demandas parecidas, empreendimentos apresentam problemas e objetivos diferentes.

É preciso basear a tomada de decisões em sua realidade, com análises e testes utilizando dados como embasamento.

Sabendo disso, a pergunta agora é: quando devo usar o Diagrama de Pareto no meu negócio? Para identificar as principais prioridades de um negócio, o diagrama é indicado nas seguintes situações:

  • apurar a frequência da ocorrência de falhas na linha de produção, produtividade do time, administração de processos, e outros;
  • assimilar a causa de cada erro;
  • definir os problemas a serem priorizados;
  • melhorar processos;
  • saber onde investir recursos.

Além disso, existe uma variabilidade de fatos, mesmo em qualquer situação citada anteriormente. O que queremos dizer é que mesmo com 20% gerando os 80% de resultado, os fatores variam.

Por isso, não se prenda aos fatores geradores de grandes retornos momentâneos, pois isso dificulta a assertividade na tomada de decisões a longo prazo e não é bom para a saúde do negócio.

Procure sempre ajustar a estratégia no uso de dados para uma boa evolução de resultados, já que o Diagrama de Pareto não passa de uma tendência baseada em dados em constante mudança.

Entendeu por que o Diagrama de Pareto é importante para os seus resultados?

Este post mostrou que a Análise de Pareto é uma excelente estratégia para empresários e profissionais liberais que se preocupam com a melhoria contínua de seu trabalho, produto ou serviço.

A alta concorrência é uma realidade de mercado, então, como superá-la?

Encontrar o seu diferencial é a chave para conquistar clientes e se tornar referência em sua área de atuação.

Para isso, é claro, você precisa conhecer suas limitações, corrigir os processos que geram problemas e investir naqueles que o favorecem.

O Diagrama de Pareto o ajudará com essa tarefa. Ele mostra as causas que mais interferem em seus resultados. Com isso, tomar decisões e agir de maneira assertiva se torna muito mais simples e rápido.

Tem dificuldades para gerenciar seu dia a dia e organizar suas prioridades?

Então, não deixe de conferir quais são as 7 ferramentas de gestão essenciais para o seu crescimento profissional!


Este post foi originalmente escrito em julho de 2019 e atualizado para conter informações mais completas e precisas.