Erros de controle financeiro podem comprometer seriamente o futuro do seu negócio. Por isso, quando o assunto é o dinheiro destinado a movimentar a empresa, não há meio termo: a gestão tem que ser minuciosa.

Para empreendedores iniciantes, que estão dando seus primeiros passos, os valores baixos podem provocar uma confusão entre contas pessoais e da empresa. Esse é um exemplo de engano básico e que precisa ser evitado independentemente das quantias envolvidas.

Mas, muitos empresários experientes também cometem erros no controle financeiro. Um deles é usar métodos antigos e negar a utilidade da tecnologia.

Com a conectividade do ambiente digital e o poder de computação dos dispositivos, é impossível não reconhecer que a gestão do dinheiro pode se tornar muito mais eficiente e fácil do que anos atrás.

Só que, para aproveitar ao máximo os recursos e ferramentas de gestão, é preciso antes evitar alguns erros que atrapalham (muito) a jornada do empreendedor.

Descubra, abaixo, 7 práticas que são garantia de desastre financeiro para sua empresa:

1. Não registrar tudo

O controle minucioso das finanças é muito importante. Mas, alguns gestores, na correria do dia a dia e das operações, acabam negligenciando entradas e saídas de recursos.

O fluxo de caixa é a base de todas as operações de uma empresa. Toda e qualquer movimentação precisa ser assinalada.

Aqueles pequenos gastos, aparentemente irrelevantes, podem ser o gargalo do seu orçamento no final do mês. Os R$ 15,00 do café não fazem diferença em um dia, mas podem se transformar em centenas de reais ao longo do ano.

Nesse aspecto, é importante pensar o negócio em períodos de tempo maiores. Só assim o registro do que sai e do que entra, não importa o montante, passa a fazer sentido e mostrar efeitos práticos.

Por exemplo: é possível que aquele investimento que precisa ser feito possa ser viabilizado apenas eliminando ou reduzindo despesas desconsideradas do orçamento.

Muitas vezes, a simples medida de rever as próprias finanças será suficiente para impedir a solicitação de empréstimos bancários.

2. Deixar de formar uma reserva financeira

Outro equívoco grave e habitual cometido por empresários é não criar uma reserva financeira. Até mesmo em negócios digitais, ou para quem trabalha em casa, não contar com recursos extras é uma temeridade. Nunca se sabe quando algum imprevisto vai gerar um desfalque nas finanças.

Assim, contar com uma “caixinha” é fundamental para que o capital de giro não seja comprometido no pagamento de despesas de última hora.

Para ajudar a entender melhor como é perigoso não contar com uma reserva de segurança, imagine que, por um descuido, a cobrança do valor anual do servidor de hospedagem não estava nos planos. Você descobre a conta em cima da hora e, se não tiver recursos sobrando, corre o risco de ver seu site fora do ar.

Um prejuízo financeiro nem precisa ser motivado por um acidente ou um fato isolado. A própria inflação, as taxas de juros e a depreciação do patrimônio são elementos que, por si só, contribuem para a corrosão do valor dos ativos.

Manter uma reserva que renda juros é, portanto, uma forma de se resguardar da desvalorização do dinheiro.

Sua empresa poderá investir em algumas carteiras, desde que os riscos estejam dentro de uma margem calculada.

As principais são:

• Renda fixa e variável: fundos de investimentos
• Renda fixa: CDB (Certificado de Depósito Bancário) e LCI/LCA (sem isenção de Imposto de Renda para pessoas jurídicas).

3. Misturar as contas

Até agora, estávamos tratando de erros de controle financeiro que são omissões.

Misturar contas de pessoa física e pessoa jurídica, porém, é uma prática destrutiva para o negócio. Em pequenas e médias empresas, poucas medidas podem ser tão nocivas à saúde financeira quanto essa.

Muito comum em empresas familiares, a prática de retiradas do caixa tal como se fosse um banco 24 horas é prejudicial por diversos motivos:

• Torna o controle das entradas e saídas impraticável;
• Dificulta o trabalho do contador;
• Desequilibra o fluxo de caixa;
• Desorganiza as contas da empresa;
• Prejudica o controle financeiro pessoal.

Empresários que tiram dinheiro do caixa da empresa aleatoriamente podem nem perceber, mas estão, na verdade, se sabotando. Isso porque, ao fazer uma “retirada” e ver que as finanças não são seriamente abaladas, surge um entendimento deturpado de que isso pode ser feito a toda hora.

Um saque aqui e outro ali, e quando se vê, o rombo está formado.

O que o empreendedor imprudente faz?

Incorre no próximo erro do qual iremos tratar.

4. Tomar empréstimos sem planejamento

Pode não parecer, mas a oferta de crédito para as empresas, no Brasil, está em franco crescimento.

Diante das facilidades, muitos micro e pequenos empresários acabam aderindo às linhas de crédito, achando que estão garantindo dinheiro rápido e sem complicação.

Deve-se atentar para o fato de que tomar empréstimos não é errado, desde que haja o devido planejamento antes da contratação. Essa é uma forma bastante comum que empresas têm para financiar novos projetos, expandir os negócios e desenvolver produtos e serviços melhores.

O grande erro está em levantar dinheiro em instituições financeiras de maneira precipitada, em um impulso.

Como dissemos no primeiro tópico, ao tomar dinheiro emprestado, a empresa contrai na verdade duas obrigações. A primeira é de devolver aquele valor inicial. A segunda é arcar com os juros e taxas cobrados.

Não se pode deixar de considerar que, no Brasil, os juros estão entre os mais altos do mundo. Isso significa que o preço do dinheiro aqui é muito mais alto, e acaba por fazer dos empréstimos bancários uma alternativa extrema.

Para PMEs, pagar juros exorbitantes pode comprometer a própria sobrevivência.

O ideal é pesquisar as melhores taxas entre as instituições financeiras e utilizar o dinheiro apenas para o fim planejado.

5. Deixar de investir no negócio

Ter medo de investir também não é um bom negócio e se trata de outro erro de gestão financeira.

Lembre-se nessa hora: o problema de buscar crédito existe apenas quando não há o planejamento adequado.

Assim, o financiamento pode ser a solução para ações estratégicas, que tenham como objetivo o incremento nas operações.

Como exemplo, podemos supor que você estipulou como meta a expansão do sistema de entrega de sua loja virtual.

Se essa expansão representar entrada de receitas que justifiquem a contratação de empréstimo, é indicado e extremamente positivo recorrer às instituições para viabilizar as operações.

Para uma gestão financeira, olhar para o futuro é essencial. E, no futuro, podem se encontrar projetos de expansão que demandem recursos dos quais você não disporá naquele momento.

Com essa visão de longo prazo, contrair empréstimos pode não ser um erro, mas um acerto da gestão.

Sob esse mesmo aspecto do investimento no negócio, há ainda um outro erro que acontece em muitas empresas pequenas: a tentativa de maximização extrema do lucro em detrimento da qualidade. Nesse caso, aquele lucro pontual pode resultar, em pouco tempo, na perda de receita e faturamento.

6. Parar de aprender

Um ponto crítico para muitos empreendedores é manter-se atualizado em meio à pesada rotina de obrigações que seus negócios impõem.

Lidar com funcionários, fornecedores, estoque, inadimplência e outros desafios consomem tempo demais. Nesse cenário, dedicar-se à leitura e ao estudo torna-se um sonho cada vez mais distante.

Em se tratando de finanças e gestão, porém, é preciso estar conectado às melhores práticas. Quem deixa de se atualizar e acompanhar as mudanças do mercado fica para trás, e deixa de aproveitar muitas oportunidades devido à desinformação.

Pode parecer muito complicado, mas, na maioria dos casos, simples medidas de gestão do tempo podem ajudar a abrir espaço em agendas muito apertadas.

Assim como no controle financeiro, o grande salto de qualidade consiste em registrar tudo que se faz e priorizar melhor cada uma de suas ações.

Para facilitar, há ainda aplicativos de gestão do tempo que podem ser muito úteis. Nesse sentido, vale a pena espiar o próximo tópico.

7. Não contar com a tecnologia

A gestão das finanças em empresas é um desafio de elevada complexidade e que exige o apoio de pessoas e dos recursos apropriados.

Considerando a evolução da contabilidade e dos processos escriturários brasileiros, materializada no SPED, não se pode abrir mão da informática.

A era do papel ficou para trás, e empresas que pretendem se posicionar no mercado devem estar equipadas com softwares que permitam automatizar ao máximo suas operações. É nesse ponto que soluções como a ContaAzul surgem como opções.

Na própria gestão operacional de produtos digitais, utilizar todos os recursos da tecnologia não é nem uma opção, mas uma necessidade.

A Hotmart, por exemplo, facilita muito a vida do empresário ao oferecer uma solução completa para o Produtor digital e também para o Afiliado. O primeiro tem à disposição funcionalidades de venda, distribuição, divulgação e armazenamento do produto, entre outros. O segundo ganha uma ferramenta para receber comissões, escalar seu negócio, rentabilizar seu projeto de conteúdo e muito mais.

7 passos para acertar o controle financeiro

Agora que conhecemos os principais erros de controle financeiro, que tal invertermos a perspectiva?

Confira 7 medidas que você deve tomar para controlar as contas e manter o dinheiro em ordem:

1. Registre toda entrada e saída de recursos. Para isso, utilize soluções online que facilitem o fluxo de caixa.
2. Crie uma reserva financeira. Para isso, aperte o cinto e invista com consciência. A renda fixa é uma possibilidade interessante. Tome cuidado, porém, com a liquidez da aplicação, para que você possa resgatar os valores diante de uma emergência.
3. Organize suas finanças pessoais. Separar devidamente as contas da pessoa jurídica das contas da pessoa física requer olhar para seu bolso e para seus hábitos. Para isso, você precisa ter um pró-labore adequado para que não recorra ao caixa da empresa.
4. Toda tomada de crédito deve ser muito bem planejada. Quando você recorrer a um empréstimo ou financiamento, precisa ter em mente um plano muito bem definido do que fará com o dinheiro. E depois, deve utilizar a soma apenas para atingir aquele objetivo.
5. Mire a longo prazo para a expansão. Se você encarar apenas o momento atual e o curto prazo, pode perder valiosas oportunidades de crescimento.
6. Gerencie melhor seu tempo. Com a tecnologia e a automatização de tarefas, você conta com mais espaço na agenda para evoluir em seu conhecimento de gestão e finanças.
7. Pare de olhar para o passado. Velhos métodos de administração devem ser revisados com as lentes atuais. Não deixe de aprender sobre softwares de gestão e ferramentas de automatização apenas porque está acostumado a práticas antigas.

Com esses acertos e contando com empresas de credibilidade e tecnologia projetadas para PMEs, fica mais fácil dar conta do controle financeiro em suas diversas frentes.

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Guest post produzido pela equipe da Conta Azul.