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7 dicas para organizar eventos corporativos

7 dicas para organizar eventos corporativos

Veja como planejar um evento desde a definição de seus objetivos até a escolha dos palestrantes.

Os eventos corporativos são ideais para todos os tipos de marcas, desde aquelas que já estão bem colocadas no mercado até as que ainda não são tão conhecidas e querem atrair mais audiência.

Isso porque muitas empresas aproveitam essas oportunidades para divulgar seu negócio para o mercado, atrair investidores e se colocar como uma referência em sua área de atuação.

Mas não pense que o bom relacionamento da empresa deve ser construído apenas com a sua audiência, investidores e parceiros.

É necessário ser também uma referência para as pessoas que trabalham com você e até mesmo para seus concorrentes.

Por isso, nada melhor do que um evento corporativo. Com ele, você cria oportunidades para mostrar que é uma autoridade em seu mercado, além de conseguir melhorar a comunicação com todos os envolvidos no evento.

Se você nunca pensou em organizar eventos corporativos para encantar o seu mercado, acompanhe este post.

Vamos dar dicas para te ajudar desde a definição do objetivo de seu evento até a seleção dos palestrantes e, ao final, você entenderá como essa estratégia é importante para se posicionar em seu mercado.

O que são eventos corporativos?

eventos corporativos - gif que mostra pessoas aplaudindo

Como o próprio nome já explica muito bem, eventos corporativos são acontecimentos sociais voltados para um público específico e com objetivos bem definidos, por exemplo:

  • Apresentar uma ideia,
  • Atrair investidores,
  • Instruir um público,
  • Se posicionar como referência em seu mercado.
  • Fazer o lançamento de um novo produto.

Ou seja, os eventos são uma estratégia de mercado para que um determinado fim seja atingido.

Porém, erra quem acredita que o objetivo de um evento corporativo é apenas vender. É claro que você pode utilizar o evento como um verdadeiro canal de venda, mas essa é apenas uma das suas funções.

Alguns são realizados para comemoração, por exemplo, e podem ser restritos aos funcionários da empresa, ou serem abertos ao público externo, como investidores e outros empreendedores de seu mercado.

Mas, apesar desse conceito básico ser entendido, há algumas diferenças nos tipos de eventos que podem ser feitos. Isso acaba dificultando a escolha do empreendedor na hora de definir qual é o melhor formato para seu negócio.

Quais são os tipos de eventos corporativos?

A lista de tipos de eventos corporativos é extensa e, por isso, decidimos falar apenas dos principais e mais conhecidos.

Dessa forma, ficará mais fácil saber qual o tipo ideal para cumprir com os objetivos da sua marca.

Congresso

Os congressos são eventos pautados na discussão de temas previamente definidos por grupos que compartilham interesses e saberes relacionados.

Geralmente, eles são restritos e classificados de acordo com a área de conhecimento que será o objeto de discussão.

Trata-se de um dos tipos de eventos corporativos mais complexos, podendo englobar outras modalidades e tipos de eventos, como palestras e mesas redondas.

É mais provável que você veja esse tipo de evento sendo criado por associações, universidades, grupos e categorias profissionais.

Conferência

A conferência é muito parecida com a palestra, sobre a qual falaremos a seguir, mas uma das maiores diferenças é a formalidade.

Geralmente, cada conferência conta com a participação de uma grande autoridade em determinada área, escolhida para fazer uma exposição aprofundada de um assunto previamente definido.

A organização de eventos, no caso da conferência, deve ser bastante cuidadosa já que, nesse formato, apenas a autoridade convidada pode se pronunciar por mais tempo.

Porém, nada impede que seja aberto um espaço para o debate e elaboração de perguntas, quase sempre feitas por escrita.

Mesa redonda

Uma mesa redonda funciona mais ou menos como um debate e é necessário que uma tese tenha sido previamente apresentada.

Durante a mesa redonda, várias pessoas se reúnem e iniciam uma profunda discussão acerca das teses defendidas por um dos participantes que estão ali.

Trata-se de um trabalho de construção do conhecimento através da crítica.

Essa discussão pode acontecer muito antes da elaboração da mesa redonda. Mas é apenas nesse momento que as críticas são expostas e compartilhadas com os participantes da mesa redonda.

Painel

O painel é um dos formatos de eventos corporativos mais questionadores.

Algumas pessoas se reúnem com o propósito de compartilhar com um grande grupo teses defendidas e apresentadas por um grupo menor.

Basta imaginar, por exemplo, uma coletiva de imprensa, em que perguntas são feitas, sobre temas muitas vezes polêmicos.

Palestra

Esse é sem sombra de dúvidas um dos tipos de eventos corporativos mais conhecidos.

Durante uma palestra, uma ou mais pessoas defendem argumentos e compartilham saberes que podem ser objeto de questionamentos ao final da apresentação, no momento indicado para o debate.

Diferente do que ocorre na conferência, aqui, os participantes podem participar de forma mais ativa, dada a informalidade do evento.

É possível, por exemplo, fazer perguntas diretamente para o palestrante.

Convenção

A convenção é um grande encontro entre pessoas que compartilham gostos semelhantes.

Um exemplo são as convenções que reúnem estudantes, engenheiros, geeks e nerds ou cinéfilos.

No campo empresarial, as convenções são utilizadas principalmente para promover vendas e anunciar novidades no mercado.

Brainstorming

Esse tipo de evento social é ótimo para estimular o desenvolvimento de ideias.

Várias pessoas se reúnem para pensar soluções e alternativas para problemas evidentes e apontados com antecedência.

Não há formação de juízo de valor durante o evento, o que permite que os participantes argumentem e compartilhem suas ideias sem medo.

Seminário

O seminário é, basicamente, um conjunto de palestras. Pode durar um dia ou até mesmo várias semanas.

Nele, várias atividades acontecem, todas de caráter informativo ou educativo com o objetivo de capacitar ou ajudar no amadurecimento cultural e científico dos participantes.

Qual a importância dos eventos para as empresas?

Como já dissemos, os eventos corporativos são fundamentais para ajudar no crescimento da empresa e, principalmente, para se posicionar em seu mercado.

Além disso, eles também contribuem para melhorar a relação existente entre a marca, clientes, fornecedores, investidores e até mesmo com seus colaboradores, já que é um momento em que todos estão em contato presencialmente.

É por esse motivo que os eventos corporativos são utilizados para fazer networking, ou seja, conhecer pessoas novas e criar uma rede de contados da empresa, o que ajuda na divulgação de produtos e serviços.

Como organizar um evento corporativo?

A organização de eventos corporativos demanda um planejamento completo que vai desde estabelecer um objetivo até os arranjos finais, como aqueles relativos à estrutura, pessoal envolvido e divulgação.

Separamos uma lista com o passo a passo para organizar o seu evento.

Confira:

Índice
  1. Estabeleça um objetivo
  2. Defina seu orçamento
  3. Escolha data, local e horário
  4. Encontre os palestrantes perfeitos
  5. Crie materiais de divulgação
  6. Teste tudo antes
  7. Mantenha o relacionamento com seus clientes

1. Estabeleça um objetivo

Não é possível começar a organizar um evento corporativo sem ter um objetivo em mente. Afinal de contas, realizar um evento é também uma estratégia de mercado e, por isso, precisa ter uma finalidade.

O objetivo pode variar:

  • Aproximar a marca dos clientes,
  • Divulgar um novo produto,
  • Conseguir parceiros de mercado,
  • Colocar a marca em uma posição de destaque,
  • Educar sua audiência.

2. Defina seu orçamento

O segundo passo é definir o orçamento, ou seja, quanto a empresa está disposta a pagar para a realização do evento.

Isso é fundamental porque o custo varia de acordo com o tipo de evento, a duração, o local, o número de convidados e palestrantes contratados, entre outros detalhes que você precisa definir se terá, como alimentação a atrações culturais.

3. Escolha data, local e horário

A data, local e horário do evento devem ser pensados com antecedência e principalmente para proporcionar o melhor resultado tanto para você quanto para quem participará de seu evento.

Se o evento for em ambiente aberto, por exemplo, a data deve estar alinhada com a previsão do tempo. Afinal, todos querem evitar dias chuvosos.

Ao mesmo tempo, é importante pensar no público, para que ele possa se preparar caso tenha que viajar ou mudar o horário de um dia de trabalho para participar de seu evento.

4. Encontre os palestrantes perfeitos

O que vai definir o número de palestrantes de seus eventos corporativos é o orçamento disponível, já que a qualidade não pode ser questionável aqui.

É claro que é importante colocar pessoas conhecidas em seu mercado para palestrar. Afinal, isso chama a atenção do público principalmente quando planejamos eventos corporativos para nossa audiência.

Mas não se preocupe em chamar apenas pessoas famosas.

Seus palestrantes podem ser até mesmo pessoas que já trabalharam na sua empresa, têm conhecimento avançado na área que atuam e desejam compartilhar seus conhecimentos.

5. Crie materiais de divulgação

Sabe aquele velho ditado que diz que a propaganda é a alma do negócio?

Ele também se aplica aos eventos corporativos, principalmente quando são voltados para o público externo.

É preciso colocar em prática várias estratégias de divulgação, como postagens em mídias sociais, envios de e-mail e outras que você já sabe que chegará ao seu público.

6. Teste tudo antes

Não pense que a organização do seu evento terminou assim que você vendeu todos os ingressos.

Para fazer bonito, tudo deve ser verificado antes do grande dia. Isso vale para as apresentações, microfones, iluminação, som e demais aspectos da infraestrutura.

Não é nada legal perceber que as coisas não estão funcionando só no dia do evento.

7. Mantenha o relacionamento com seus clientes

Um dos principais objetivos de um evento corporativo é criar e aumentar a comunicação com clientes. Por isso é importante pegar os contatos de todos os participantes e manter uma interação pós-evento. É o chamado marketing de relacionamento.

Além disso, não deixe de pegar também o feedback de quem participou. Assim, você consegue entender o que deu certo e o que ainda pode ser melhorado.

Todos aqueles que participam de um evento corporativo estão demonstrando, de certa forma, algum interesse por sua marca.

Por isso, esse é um público que merece atenção, já que é provável que essas pessoas adquiram seus produtos e serviços.

Mas os eventos corporativos são apenas uma maneira de atrair clientes.

Se você não pode investir nesse tipo de estratégia agora, não desanime. Leia nosso post que mostra como encantar clientes com materiais gratuitos.

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