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Como funciona o Google Drive [Tutorial completo]

Como funciona o Google Drive [Tutorial completo]

Aprenda a usar o Google Drive, ferramenta de armazenamento na nuvem com uma série de aplicativos de produtividade.

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento na nuvem desenvolvida pelo Google que oferece uma série de aplicativos de produtividade, como editor de textos, planilha, apresentação e agenda.

Quem trabalha com produção de conteúdo precisa de ferramentas que ajudem não só na criação, mas também no armazenamento e acesso aos arquivos.

Quantas vezes não perdemos todo o trabalho por falta de atenção ou recursos inteligentes que permitam o salvamento e backup automáticos?

Existem dezenas de ferramentas no mercado que ajudam na criação e gestão de conteúdo. E entre eles, o Google Drive se destaca por oferecer várias funcionalidades em um mesmo pacote. E tudo de graça.

Além de permitir a produção e armazenamento de conteúdos, o Google Drive também conta com a função de sincronização entre dispositivos. Assim, é possível criar um arquivo em um computador e continuar a edição em um smartphone ou tablet, por exemplo.

Mas essas são apenas algumas das vantagens dessa poderosa ferramenta. E, neste post, você vai aprender tudo sobre o Google Drive, como ele funciona, quais os seus principais recursos e como começar a explorar essa plataforma em seu negócio.

Vamos lá?

O que é o Google Drive?

O Google Drive é um conjunto de ferramentas disponibilizado pelo Google com o objetivo de facilitar o dia a dia de quem precisa produzir, armazenar e acessar conteúdos na internet.

Ela permite o compartilhamento de arquivos com outros usuários, com colaboração em tempo real, além da troca de mensagens e comentários de forma simples e intuitiva entre os colaboradores.

Outro ponto forte do Google Drive é a sincronização.

Quando trabalhamos em um software offline, como o Microsoft Word, somos obrigados a salvar o material sempre que utilizamos uma nova máquina. Para dar continuidade no mesmo arquivo, é necessário que seja feita sua transferência entre os computadores.

Com a sincronização do Google Drive, todo o conteúdo é armazenado e salvo nos servidores do Google, de forma automática. Isso significa que é possível continuar um trabalho em máquinas ou até mesmo redes de internet distintas, sem medo de perder o conteúdo. Ou, inclusive, abrir em seu dispositivo móvel (caso você tenha o aplicativo do Google Drive baixado).

E não estamos falando de sincronização apenas de arquivos de texto. Imagens, vídeos e fotos podem ser sincronizados de forma automática também.

Todo material é salvo na nuvem, com segurança, e pode ser acessado pelo usuário quando ele quiser.

O que o Google Drive inclui?

O mais interessante do Google Drive não é o serviço de armazenamento de arquivos em si, mas toda a suíte de aplicativos que ele oferece gratuitamente para pessoas físicas ou por um preço baixo para empresas.

Em um mesmo lugar, você poderá acessar as ferramentas abaixo:

  • Gmail: um dos clientes de email mais populares da internet;
  • Drive: armazenamento e sincronização de arquivos em nuvem;
  • Documentos: editor de textos, similar ao Microsoft Word;
  • Planilhas: editor de planilhas, como o Microsoft Excel;
  • Apresentações: editor de slideshows, como o Microsoft PowerPoint;
  • Hangouts: serviço de chat, com suporte à áudio, vídeo e compartilhamento de tela;
  • Agenda: organizador de compromissos pessoais e tarefas;
  • Contatos: organizador de contatos e emails.

O serviço ainda conta com outras ferramentas, como construtor de sites (Google Sites), ferramenta de anotações (Keep), editor e gerenciador de formulários (Formulários), entre outros.

Entretanto, o foco deste artigo será nas ferramentas de produtividade: Documentos, Planilhas e Apresentações.

Como utilizar o Google Drive?

Uma das grandes vantagens do Google Drive é sua facilidade de uso.

Existem planos pagos, que são mais completos, mas é possível explorar inúmeros recursos de forma totalmente gratuita. E mesmo os planos pagos possuem preços acessíveis, principalmente se você pensar nos benefícios que eles oferecem.

Para acessar o pacote de recursos do Google Drive, basta que o usuário tenha uma conta de e-mail do Gmail. Este é, na verdade, o único requisito para que qualquer pessoa seja capaz de começar a usufruir das vantagens oferecidas pelo Drive.

O acesso pode ser realizado tanto via computador quanto via dispositivos móveis, desde que você tenha o aplicativo do Drive baixado nesses dispositivos.

Isso significa que não é necessário utilizar sempre a mesma máquina para continuar um trabalho, já que a sincronização dessa ferramenta faz com que todo o material seja armazenado em um mesmo local, independentemente de onde ele for produzido.

Na hora de acessar os arquivos, basta fazer login com o e-mail e senha do Gmail e pronto, tudo estará disponível para o usuário (mas mostraremos isso mais a frente neste post).

Vantagens e desvantagens do Google Drive

Assim como qualquer ferramenta, há vantagens e desvantagens na hora de utilizar o Google Drive, mas os benefícios são, de longe, muito maiores do que as desvantagens demonstradas pela ferramenta.

Vantagens

Em primeiro lugar, é preciso lembrar a função básica do Drive, o armazenamento de dados. Esse armazenamento é realizado na nuvem, o que significa que todo o material sincronizado é direcionado para um servidor exclusivo do Google. O conteúdo fica disponível para acesso, visualização e download pelo usuário, quando e onde ele quiser.

A segurança de salvar arquivos na nuvem é gigante. Caso exista perda do equipamento físico, como o computador ou celular em que o material estava originalmente, é fácil recuperar tudo com o acesso ao Google Drive.

Outro ponto que faz do Google Drive um ótimo editor em nuvem é o fato dele ser uma plataforma intuitiva. Mesmo usuários com conhecimento básico podem aproveitar os recursos oferecidos.

Sem falar que o Google Drive pode ser utilizado de forma gratuita, sem a necessidade de comprar nenhum dos serviços. Os planos pagos existem, como dissemos, mas é possível fazer muita coisa sem pagar absolutamente nada.

Desvantagens

Mas, como nem tudo são flores, existem algumas desvantagens que devem ser consideradas pelos usuários.

Uma delas é que, boa parte dos serviços só pode ser realizada de forma virtual, ou seja, no ambiente online. Caso exista interrupção na conexão com a internet, fica difícil prosseguir com seu trabalho. Porém, existe a opção de ativar a edição offline, o que resolve parte do problema.

Outra desvantagem do Google Drive, mas que tem uma certa vantagem, é a edição conjunta do material.

Ter uma segunda ou terceira pessoa ajudando na criação de planilhas, arquivos de texto ou apresentações pode ser uma mão na roda. No entanto, caso os pensamentos não sejam coordenados, o trabalho pode acabar se tornando confuso e complicado.

O compartilhamento de conteúdo pode e deve ser considerado uma vantagem e desvantagem, a depender do grau de interação existente entre os usuários, da responsabilidade de cada um e da coordenação na hora de realizar o trabalho.

Ferramentas disponíveis no Google Drive

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o funcionamento do Google Drive, vamos falar sobre algumas funcionalidades que ele tem para a criação de conteúdos.

Google Docs

O Google Docs é um editor de textos que funciona de forma similar ao Microsoft Word. Ele

permite aos usuários digitar textos e realizar trabalhos dos mais diversos. Seja para um projeto da faculdade, um contrato ou a redação de um artigo publicitário, o Google Docs é ideal.

Mesmo materiais de maior complexidade, como um ebook, podem ser criados a partir dd editor do Google Docs. Isso porque é muito fácil digitar, acrescentar elementos, incluir imagens, formatar a fonte, cor e qualquer outro detalhe do texto.

Assim como o Word, ele funciona de forma intuitiva. Mas existem vantagens proporcionadas pelo Docs que nenhum outro editor consegue apresentar, como o armazenamento na nuvem e a sincronização automática, que, como você viu, são as principais características do Google Drive.

Essa é uma das funcionalidades mais utilizadas por quem precisa constantemente produzir conteúdo para seus canais de comunicação, como sites, blogs e redes sociais.

O compartilhamento e colaboração online permitem que várias pessoas participem do processo de criação. É possível, por exemplo, que um profissional cuide da criação do conteúdo e outro faça alterações e correções pontuais ao longo do texto, seja sugerindo ou modificando o conteúdo.

Confira o passo a passo para criar documentos no Google Docs:

  1. Faça login com sua conta Google (Gmail) no Google Drive:

google drive - imagem da tela de login

  1. Na página inicial de recursos do Google Drive,  clique em Novo e, depois, em Documentos Google:

google drive - imagem indicando o botão de "documentos google"

  1. Prontinho! Você perceberá que, automaticamente, abrirá um novo documento para você começar a editar:

google drive - imagem indicando o botão de um documento em branco

Você perceberá que é possível compartilhar esse documento com outras pessoas. Para isso, basta clicar em Compartilhar, no canto direito da tela, e acrescentar o e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar seus documentos.

Google Sheets

Outra ferramenta que faz parte do pacote de recursos do Google Drive é o Google Sheets. Trata-se de um poderoso aplicativo de planilhas, surgido para competir de frente com o Excel, da Microsoft.

As planilhas são ótimas para a gestão de dados dos mais diversos.

Assim como ocorre no programa Microsoft Excel, é possível aplicar fórmulas para simplificar o preenchimento das planilhas.

A grande diferença é que o Google Sheets pode ser acessado diretamente pelo navegador, sem a necessidade de instalação de programas no computador.

Além disso, ele conta com todas as demais funções inerentes ao Google Drive, como o compartilhamento de conteúdo, colaboração em tempo real e sincronização automática.

Ele pode ser muito útil para a realização das mais variadas tarefas, como o controle financeiro da empresa, cálculo do ROI (Retorno sobre Investimento) e outros. Contar com uma ferramenta de gestão é fundamental para quem precisa manter suas atividades organizadas.

Da mesma maneira que você abriu um documento para criar um novo texto, para fazer uma planilha, basta ir em Novo > Planilhas Google.

google drive - imagem indicando o botão de uma nova planilha

Google Slides

O Google Slides é uma poderosa ferramenta para a criação de apresentações.

Diferente dos programas de slides disponíveis no mercado, que necessitam de instalação, o Google Slides pode ser acessado diretamente pela internet.

Entre os principais recursos dessa ferramenta, podemos listar:

Interação online com o público: é possível transmitir a apresentação de slides em tempo real com o público, passando os slides e fazendo a apresentação. Ao mesmo tempo, os telespectadores podem enviar perguntas para quem está fazendo a transmissão ao vivo.

Pesquisa integrada ao Google: todo o conteúdo que for utilizado na confecção da apresentação pode ser pesquisado diretamente no Google. Esse recurso é importante, pois permite checar fontes e conferir as informações utilizadas no material.

Colaboração online: é possível contar com o suporte de outras pessoas durante a realização do trabalho. A ferramenta de compartilhamento e colaboração estimula o trabalho em equipe.

Modo offline: permite a edição e alteração do conteúdo mesmo quando o computador estiver sem acesso à internet. Pode ser útil para momentos de instabilidade na conexão, por exemplo.

O Google Slides também é acessado em Novo > Apresentações Google.

google drive - imagem indicando o botão de uma nova apresentação em slides

Além desses recurso, há outros que também podem ser explorados, como Formulários Google, Desenhos Google, Google My Maps e Google Sites. Porém, para começar, os três recursos anteriores já são suficientes.

google drive - imagem do menu do Drive

Google Drive: uma ferramenta poderosa para o dia a dia

Como você deve ter percebido, o Google Drive é uma ferramenta muito interessante para quem produz conteúdo e não pode perder tempo.

Vale a pena fazer um tour por cada uma das funcionalidades dessa ferramenta para você analisar seus diferenciais em comparação com os demais recursos existentes no mercado e ver se elas são realmente interessantes para você.

E você sabia que, além do Google Drive, o Google disponibiliza outra ferramenta gratuita que ajuda quem produz conteúdos a ficar por dentro dos assuntos mais populares? Então aproveite para conhecer o Google Trends e como utilizá-lo em suas estratégias de produção de conteúdo.


Este conteúdo foi originalmente publicado em abril de 2018 e atualizado para conter informações mais completas e precisas.

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