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Conheça a matriz de GUT e aprenda a priorizar tarefas e projetos

Conheça a matriz de GUT e aprenda a priorizar tarefas e projetos

Veja como organizar melhor sua rotina de trabalho.

A organização está atrelada à produtividade e à proatividade. Quantas vezes nos perdemos devido às inúmeras tarefas que temos que fazer?

Dentro de um negócio, a situação se torna ainda mais delicada, pois ainda é preciso lidar com os problemas que surgem pelo caminho — o que gera a necessidade de ter uma ferramenta de gestão que nos auxilie, como é o caso da matriz de GUT.

O nosso post é justamente sobre os impactos da utilização dessa matriz e como ela pode nos ensinar sobre priorização de tarefas e projetos.

Quer saber mais sobre o seu funcionamento, benefícios e implementação? Continue a leitura!

O que é a matriz de GUT

A matriz de GUT é uma ferramenta de suporte na priorização de problemas que tem como objetivo solucioná-los.

O acrônimo (GUT) separa as falhas por:

  • G – gravidade,
  • U – urgência.
  • T – tendência.

Para entender melhor, pense na análise SWOT.

Ambas as matrizes analisam os ambientes internos e externos de um negócio. No entanto, a matriz de GUT tem um diferencial, que é a possibilidade de quantificar informações e classificá-las de acordo com seu nível de prioridade.

A técnica surgiu em 1981, graças ao trabalho de dois especialistas em soluções de problemas: Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe. Eles colocaram a matriz em prática devido à necessidade de uma orientação mais detalhada em relação a problemas de origem complexa.

A ideia era escalonar as dificuldades por ordem de prioridade, levando em consideração tanto os impactos positivos quanto os negativos para o negócio.

Elementos da matriz de GUT

Como mostramos, a matriz de GUT é composta por três elementos. A seguir, você conhecerá melhor as especificações de cada um deles.

Gravidade

Sabemos que um pequeno problema pode se tornar algo gigantesco se não for prontamente solucionado. Portanto, o primeiro ponto é a gravidade, no qual é analisado o real tamanho e o potencial do problema de gerar impactos negativos.

Urgência

Está ligado ao tempo, ou seja, à prioridade do problema, levando em consideração os prazos para que a questão seja solucionada. Se algo é urgente, logo, o tempo para resolvê-lo é menor — e vice-versa.

Tendência

Avalia a probabilidade daquele problema se agravar se nenhuma atitude for tomada para resolvê-lo. Para isso, é necessário levar em consideração um padrão de desenvolvimento (tendência).

Todos esses elementos são subdivididos em escalas que vão de 1 a 5. O número 1 representa uma situação amena, enquanto o 5 indica algo complexo.

3 passos para montar uma planilha de priorização

Diante de todas essas informações, você deve estar se perguntando: como montar uma matriz de GUT de boa qualidade? É o que vamos ensinar a seguir!

1. Listagem dos problemas

Você sabe quais são os reais problemas do seu negócio? Não? Então é hora de começar a anotá-los!

Liste todos eles, bem como as atividades relacionadas que você deseja analisar. Levando em consideração a gravidade, a urgência e a tendência, coloque no papel as dificuldades enfrentadas.

Duas maneiras de montar uma lista com eficácia são por meio de uma conversa com a equipe e também de uma pesquisa de mercado entre os clientes.

No primeiro caso, se você não tiver colaboradores, pode fazer um trabalho mais reflexivo, analisando individualmente quais são os seus desafios.

Já os clientes podem ter outra visão, logo, pergunte a eles o que você poderia melhorar no seu produto ou serviço.

2. Pontuação dos problemas

Em uma segunda fase (depois de criar a lista), é necessário pontuar os problemas. Isso significa classificá-los de acordo com o nível de gravidade, de urgência e a tendência de cada um. Como dissemos, a escala vai de 1 a 5.

Imagine que você analisou um problema e viu que ele é bem grave. Logo, ele precisa ser resolvido o mais rapidamente possível, do contrário, a situação pode piorar e afetar o seu negócio de maneira negativa.

No entanto, é preciso lembrar que podem existir outros problemas na mesma situação. Diante disso, multiplique as notas de cada um dos aspectos. Isso o ajudará a ter uma comparação mais clara do que precisa ser resolvido primeiro e o que pode ficar para depois.

3. Classificação dos problemas

Na última fase, é necessário fazer um ranking dos problemas, ou seja, classificá-los por ordem de priorização.

Depois de multiplicar G x U x T, você terá um valor entre 1 e 125. A ordem de prioridade deve ficar com o maior valor em 1º lugar e assim sucessivamente, até o último valor — que é o mais baixo.

A partir dessa classificação, você terá uma ideia do que precisa ser feito. Para isso, faça uma última análise e defina um plano de ação. Nesse documento, especifique quem será responsável por cada etapa e também defina um prazo para a conclusão de cada ação.

Principais motivos para utilizar o sistema GUT

O sistema de GUT facilita toda a organização do negócio, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Apoio ao planejamento estratégico

O planejamento estratégico é a ferramenta que vai aproximar você dos seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento tem grande importância para o negócio.

Ao fazer a matriz de GUT, fica mais fácil entender quais são os pontos fortes e fracos da gestão e o que precisa ser melhorado e resolvido para que o negócio não seja prejudicado.

O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar o planejamento da melhor forma possível às suas necessidades. Com isso, você vai gerir o seu empreendimento com eficiência, independentemente da complexidade do negócio.

Além disso, a matriz será uma fonte de informação para que você possa agir diante de falhas constantes, a fim de atenuá-las.

Auxílio na priorização de problemas

Quantas vezes você resolveu um problema e logo depois surgiu um muito maior?

Isso é bastante comum quando não há uma organização do que precisa ser feito e a definição de qual é o melhor momento para tal tarefa. É aí que entra a matriz de GUT.

Ela é a responsável por ajudar na priorização de problemas. Por meio de sua classificação, é possível ter clareza a respeito do que fazer primeiro e do que pode ser feito posteriormente, evitando que os problemas aumentem.

Direcionamento de esforços

Já percebeu que quando direcionamos os nossos esforços para a resolução de um problema, ele costuma ser resolvido rapidamente?

Isso também funciona quando falamos de um empreendimento. Alguns problemas podem ter um efeito ruim para o negócio, enquanto outros não terão graves consequências.

Quando usamos a matriz de GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços — que podem ser estratégicos ou econômicos.

Por exemplo: uma situação pode exigir o investimento de recursos e atenção, enquanto outra pode ficar na lista de espera.

Implementação simplificada

Um dos diferenciais — considerado também um benefício — é que a matriz de GUT pode ser implementada com facilidade. Logo, não importa o tamanho ou o segmento do seu negócio, de alguma maneira o sistema poderá ajudá-lo.

Além disso, a matriz de GUT pode ser associada a outras ferramentas como análise SWOT e ciclo PDCA.

Imagine que você esteja com dificuldades para saber qual estratégia de marketing digital colocar em prática primeiro. Por meio da matriz, você consegue analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e também as consequências de deixá-la passar.

Por que adotar a matriz de GUT?

A matriz de GUT é uma ferramenta que pode ser usada por qualquer pessoa, pois além de eficaz, permite uma avaliação qualitativa e quantitativa de qualquer situação.

Como vimos, a classificação de gravidade, urgência e tendência é um dos seus diferenciais, o que permite uma análise aprofundada dos problemas para que você consiga resolvê-los com agilidade e precisão.

Esperamos que você tenha gostado de aprender mais sobre essa técnica e que tenha sucesso ao aplicá-la! Para continuar lendo conteúdos como este, assine a nossa newsletter e receba nossos textos diretamente na sua caixa de emails!

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