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Seja mais produtivo utilizando o método GTD

Seja mais produtivo utilizando o método GTD

Veja como utilizar essa ferramenta para controlar seu fluxo de trabalho e ser mais produtivo!

Conhecer ferramentas para otimizar a produtividade e fazer uma boa gestão do tempo são parte da construção de uma carreira de sucesso. O método GTD, por exemplo, é uma dessas ferramentas e pode ser a peça que faltava para o seu crescimento profissional.

O motivo é que, hoje, conciliamos uma rotina bastante pesada. Além de uma atividade profissional, muitos de nós dedicam-se a projetos pessoais ou têm demandas familiares — tudo isso em um contexto no qual a criatividade e a aprendizagem contínua se tornaram pré-requisitos em diversas áreas.

Então, como encontrar espaço para retirar tudo o que precisa ser feito do papel?

A seguir, aprenda a utilizar o método GTD para gerir o fluxo de tarefas e dê os primeiros passos para ser mais produtivo!

O que é GTD?

O método GTD é uma ferramenta que foi criada pelo especialista em produtividade David Allen, no best-seller “Getting Things Done” (2001), que recebeu o título em português de “A Arte de Fazer Acontecer”.

O livro recebeu uma versão revisada e atualizada em 2015, sendo traduzido pela Editora Sextante. Na página 24, que pode ser lida na amostra grátis, o autor define claramente os três objetivos da metodologia.

O método GTD se baseia em três objetivos: [1] capturar todas as coisas que devem ser feitas ou que sejam úteis para você num sistema lógico e confiável; [2] educar-se para tomar as decisões de todos os seus projetos para que você possa implementar ou renegociar as “próximas ações” e [3] organizar e coordenar todo esse conteúdo, reconhecendo seus vários níveis de compromissos consigo mesmo e com os outros, a qualquer momento.

A ideia é que a pessoa execute as tarefas com a mente livre de distrações.

Em vez de deixarmos o estresse e a ansiedade atrapalharem o que precisamos fazer, colocamos tudo em anotações confiáveis e focamos apenas no que está previsto para agora.

No livro, Allen associa esse momento a deixarmos a mente clara como a água. Isso é o que nos permite dar a atenção devida às tarefas de momento, concluindo, de fato, as atividades que se colocam no nosso caminho.

Como utilizar o método GTD?

Embora a leitura do livro possa fornecer uma visão mais aprofundada, podemos conhecer os elementos essenciais da ferramenta de imediato e colher os benefícios de sua aplicação.

Basicamente, você deve seguir 5 passos para organizar suas tarefas.

1. Coletar

Criar listas físicas ou eletrônicas para anotar todas as coisas que chamam a sua atenção durante o dia, como ideias, demandas e desejos.

Tais itens ficarão aguardando uma decisão, em vez de serem distrações para o que se está executando.

2. Processar

Entender o que precisa ser feito em relação aos itens colocados na lista que você criou.

Nesse momento, as demandas, ideias e os desejos são transferidos para listas que correspondem ao seu status. Veja as opções abaixo.

Lixeira

Correspondem aos itens que não demandam ação, tampouco constituem informação relevante ou desejo a ser concretizado no futuro.

Algum dia, talvez

Consistem em projetos para o futuro, ou seja, que não terão andamento agora, mas que podem ser reconsiderados mais à frente.

Próximas ações

Contém os itens que exigem ação e que devem ser realizados assim que possível.

Agenda

Traz os compromissos com data e hora para realização.

Aguardando terceiros

Representa os itens que demandam ação e que nós precisamos delegar. Logo, elas ficam aguardando até que o terceiro faça sua parte ou seja preciso cobrá-lo.

Referências de projetos

Reúne as informações relevantes coletadas durante o dia, logo, conteúdos importantes que não demandam ação.

3. Organizar

Definir a melhor maneira de executar as tarefas colocadas em próximas ações e os compromissos na agenda.

Isso normalmente passa pelo uso de duas classificações: projetos e contextos.

Projetos

As tarefas que demandam mais de uma ação são transformadas em projetos.

Por exemplo: “limpar a cozinha” não seria colocada diretamente como próxima ação, mas decomposta em várias ações mais simples, como “lavar a louça”, “varrer o chão”, “limpar a geladeira”, “limpar o fogão” etc.

Além disso, as referências são vinculadas aos projetos.

Diante de uma ideia genial para uma aula, por exemplo, você anotará as informações em “referências” e indicará que ela pertence ao projeto “aulas”. Assim, na hora certa, tudo estará lá para ser usado.

Contexto

Uma segunda classificação importante é inserir o local em que a tarefa será executada.

O ideal é que “próximas ações” seja uma pasta física ou digital, em que são incluídas diversas listas com tarefas agrupadas por contexto.

Por exemplo: você terá uma lista com todas as ações para serem realizadas no computador, no centro da cidade, no escritório de um fornecedor etc.

Sendo assim, as tarefas estarão agrupadas de modo que você possa destinar horários do seu dia para realizá-las, quer seja dando andamento a um projeto, quer seja executando o que disser respeito a um contexto.

4. Revisar

Retornar as listas para realizar ajustes conforme as mudanças de cenário ou o surgimento de novas demandas.

O mais indicado é destinar um horário do dia para processar as informações das listas de entrada e um dia na semana para revisitar as demais categorias.

5. Fazer

Seguir o planejamento e concluir as próximas ações, os compromissos e as revisões nos horários em que foram destinados, evitando a procrastinação.

Você só precisará se preocupar com os itens específicos de um projeto ou contexto, porque o restante estará seguro nas listas de tarefas.

Para facilitar a execução, você pode utilizar aplicativos de produtividade.

Além disso, hoje em dia basta digitar “GTD” nos campos de busca da Playstore ou da AppleStore para encontrar uma série de apps para uso do método — ou ainda procurar uma das ferramentas de listas como Google Keep, OneNote e Evernote.

Quais são as 4 principais vantagens do método GTD?

Ao aplicar o modelo de organização descrito acima, você logo perceberá os benefícios dele. Veja 4 vantagens de aplicar o método GTD.

Saber se planejar

Definir claramente o que, quando e onde precisamos realizar nossas tarefas e conectar as ações diárias com os projetos de longo prazo é a primeira das vantagens de adotar o método GTD.

Ser mais organizado

Controlar adequadamente o fluxo de trabalho, acompanhando o andamento de cada projeto e gerindo a entrada de novas demandas.

Evitar distrações

Poder se concentrar exclusivamente nas tarefas para agora, bloqueando elementos externos que prejudicam a produtividade.

Cumprir metas

Melhorar a capacidade de concretizar as pequenas ações cotidianas, que em conjunto permitem o alcance de metas.

Como fazer acontecer?

Como somos fortemente demandados, a ferramenta criada por David Allen é uma aliada para conquistar mais qualidade de vida, objetivos pessoais e profissionais. Todas as demandas estarão em sistema lógico, que facilita o fazer.

Então, ainda que existam dificuldades nos primeiros dias, faça um esforço para manter as atividades. Assim que os comportamentos estiverem automatizados, o uso será tão natural quanto amarrar os sapatos ou escovar os dentes.

Com isso, o método GTD melhorará o planejamento, a organização e a execução das suas atividades de maneira significativa, ajudando a combater a falta de disciplina e a procrastinação.

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