Os métodos ágeis são indicados para quem está cansado de enviar e-mails para todo lado em sua empresa, usar apps de comunicação interna, compartilhar arquivos em drives e, mesmo com tudo isso, ainda não conseguir coordenar sua equipe e seus projetos de forma ágil e produtiva.

 Se você busca qualidade sem perda de tempo e muita objetividade, precisa conhecer a metodologia ágil para gerenciamento de projetos e gestão de equipes.

Neste post, vamos falar de tudo que você precisa saber sobre a metodologia kanban agile e do Scrum, dois dos métodos mais usados.

Confira!

Como usar a metodologia ágil no gerenciamento de seus projetos

Talvez você até já tenha ouvido falar da metodologia ágil e de seu emprego no desenvolvimento de produtos e na gestão de projetos. Contudo, você conhece sua origem?

Tudo começou há certo tempo, no início deste milênio. Na ocasião, um grupo de renomados desenvolvedores de softwares, cansados dos modelos engessados e burocráticos de gestão de projetos em sua área, lançou o manifesto ágil.

Tratava-se de uma reação a um modelo de desenvolvimento de softwares que já não gerava as soluções que atendiam às necessidades do público. Na prática, ele meramente seguia rígidas regras corporativas ultrapassadas de gestão de equipes.

Entre outras diretrizes, o manifesto valorizava quatro pontos principais que revolucionaram essa área, com consequências que chegaram até os dias atuais:

1. Indivíduos e interações, mais que processos e ferramentas;
2. Software em funcionamento, mais que documentação abrangente;
3. Colaboração com o cliente, mais que negociação de contratos;
4. Responder a mudanças, mais que seguir um plano.

Esse foi o só o começo de uma reviravolta na gestão de projetos. Ela foi tão bem-sucedida que logo migrou do desenvolvimento de softwares para diversos outros produtos e serviços, assim como na gestão de equipes e tarefas.

Uma metodologia muito conhecida, o método kanban, na verdade, nasceu quase meio século antes, no Japão. Era tão prático e intuitivo que ele logo teve vários de seus princípios adotados pelo pessoal “ágil”.

É sobre a metodologia ágil kanban que vamos falar agora.

Metodologia ágil kanban: controle visual do processo

Visando gerenciar estoques e administrar o andamento de linhas de produção, a metodologia kanban usa cartões coloridos (muita gente emprega post-its, hoje em dia).

 Uma curiosidade: kanban, em japonês, significa exatamente “cartão” ou “sinalização”.

 Esses cartões são dispostos em listas verticais de tarefas, em uma sequência de colunas dispostas lado a lado em um quadro.

Esse quadro deve ficar à vista de todos, pois um dos princípios da metodologia kanban é, exatamente, o controle visual dos processos e equipes, de forma transparente.

No início, havia apenas três colunas, geralmente estas: to do (para fazer), doing (fazendo) e done (feito).

Dê uma olhada neste modelo de quadro kanban com as 3 colunas tradicionais:

Se sua equipe tem um monte de tarefas pendentes em um determinado projeto, você coloca todas elas (descritas detalhadamente em cartões) na coluna “para fazer”.

Cada cartão pode ter a cor de um colaborador, por exemplo, para ele saber quais são as suas tarefas. Ou ainda, as cores podem indicar outras informações, como clientes, departamentos, grau de urgência, entre tantas possibilidades. Tudo vai depender do que é importante em seu fluxo de trabalho.

Cada trabalhador vai ao quadro e pega uma tarefa da coluna “para fazer”. Ele lê o que tem sob sua responsabilidade e passa o cartão para a coluna “fazendo”.

Quando termina sua tarefa, o trabalhador passa o cartão para a coluna seguinte “feito”, e vai buscar uma nova tarefa na primeira coluna “to do”.

 Esse é um típico kanban workflow. Contudo, você pode acrescentar muitas outras colunas, dependendo da complexidade dos processos de seu negócio.

Cada coluna deve descrever as etapas do passo a passo das tarefas de seu projeto que, aliás, podem ou não ser executadas pela mesma pessoa.

Por exemplo, quem trabalha com gerenciamento ágil de conteúdo para blogs, pode ter as seguintes colunas de tarefas em seu quadro kanban ágil:

• Posts para criar;
• Briefing inicial;
• Criação do texto;
• Anexar imagem;
• Revisar o texto;
• Publicar no blog.

Note que qualquer integrante da equipe e, principalmente, o gestor do processo ou projeto pode, com uma olhada rápida no quadro, saber em que fase se encontra cada tarefa. Também é possível saber quantas ainda estão por fazer e o número de demandas concluídas.

Ficou claro para você como funciona a metodologia ágil kanban?

Então, vamos ver agora outra metodologia muito usada, principalmente por empresas de tecnologia e de desenvolvimento de softwares, o Scrum.

Metodologia ágil Scrum: sprints e iterações

Scrum é uma metodologia que usa quadros inspirados no kanban. No entanto, este é apenas um dos detalhes desse modo ágil de trabalho para gerenciamento de equipes de alta performance.

Na verdade, toda a maneira de gerenciar o desenrolar das atividades no Scrum é bem mais complexo que no kanban. Na prática, existe uma série de agentes e atividades pré-determinadas por um conjunto de regras rígidas e muito bem formalizadas.

 Existem até certificações Scrum exigidas por algumas empresas para quem quer trabalhar nessa área.

 O Scrum se baseia no conceito de iterações. Isto é, em fazer pequenos avanços incrementais nos projetos, mas sempre tendo a certeza de que atendem às necessidades dos clientes finais.

 Para isso, entre outras práticas, até testes de protótipos e pesquisas com usuários finais são feitas.

De certa forma, os passos do Scrum poderiam ser assim resumidos:

• Estude com cuidado o que deve ser feito para atender às necessidades dos usuários finais;
• Dê um pequeno passo em direção a esse objetivo e teste com os usuários;
• Faça os ajustes necessários conforme o feedback recebido;
• Dê mais um passo adiante rumo ao objetivo de satisfazer o usuário final e retome o ciclo.

Vale salientar que isso não é feito assim, informalmente. Existe uma série de regras rígidas a serem seguidas na metodologia Scrum.

Veja alguns dos processos e dos agentes usados no Scrum:

Sprints

São sequências de tarefas que devem ser desenvolvidas pela equipe, na busca de atender às necessidades dos usuários finais. Geralmente, duram um mês, mas, se o escopo dessa iteração for menor, pode ser de uma semana, por exemplo.

Daily Scrum

Consistem em reuniões diárias (geralmente realizadas pela manhã, antes do início dos trabalhos). Nelas, os membros da equipe reportam as dificuldades que tiverem no dia anterior e contam aos demais o que pretendem fazer naquele dia. Dessa forma, todos sabem as dificuldades enfrentadas pelos colegas, as soluções encontradas e com o que se ocuparão nesse dia.

Retrospectivas

Ao final de cada sprint, os participantes devem avaliar o quanto conseguiram avançar nessa iteração rumo à satisfação dos usuários finais. É muito importante identificar o que poderiam ter feito melhor e quais foram os aprendizados que podem levar para o próximo sprint, visando torná-lo mais ágil e produtivo.

Dono do produto

O dono do produto é o responsável por garantir que a entrega de cada sprint e do projeto na sua totalidade atenda às necessidades dos clientes. É ele quem se certifica de que os feedbacks foram compreendidos pela equipe e que os ajustes necessários foram realizados de forma satisfatória. O dono do produto é conhecido como o “guardião dos interesses dos usuários”.

Backlog

Nada mais é do que a coluna “para fazer” do Scrum. Só que ela tem uma particularidade que a torna diferente da metodologia kanban. É sempre o dono do produto quem define quais atividades e tarefas serão incluídas no backlog. Isso acontece para que ele tenha certeza de que as tarefas a serem executadas visam realmente atender às necessidades dos usuários finais do produto ou serviço que está sendo desenvolvido.

Scrum Master

Este personagem é o grande guardião da metodologia, bem como suas regras e procedimentos. Ele deve se certificar de que todos os “rituais” e reuniões estão sendo seguidos corretamente, podendo também atuar como um coach dos integrantes da equipe, que precisam de orientações a respeito do uso correto do Scrum.

Uma metodologia bem mais complexa do que o kanban, concorda? No entanto, cada uma tem lugar em diferentes tipos de projetos e modelos de negócios.

Na verdade, independentemente da metodologia ágil usada, Scrum, Kanban, lean ou outra, o importante é obter resultados em seu projeto e conseguir desenvolver um produto ou serviço que atenda às necessidades dos clientes.

Você usa kanban ou Scrum em sua empresa? Então, certamente vai gostar de conhecer aplicativos e ferramentas que podem ajudar a melhorar o foco e a produtividade da sua equipe e fazer com que suas metodologias ágeis sejam ainda mais eficientes.