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Metodologia ágil: a melhor maneira de gerenciar equipes e entregar o que o cliente deseja

Metodologia ágil: a melhor maneira de gerenciar equipes e entregar o que o cliente deseja

Tudo sobre o método de cumprir prazos de entrega com qualidade e sem perder tempo.

Cansado de enviar e-mails para todo lado em sua empresa, usar apps de comunicação interna, compartilhar arquivos em drives e, mesmo com tudo isso, ainda não conseguir coordenar sua equipe e seus projetos de forma ágil e produtiva?

Se você busca qualidade sem perda de tempo e com muita objetividade, precisa conhecer a metodologia ágil para gerenciamento de projetos e gestão de equipes.

Neste post, vamos falar de tudo que você precisa saber sobre a metodologia kanban agile e também do scrum, duas das metodologias ágeis mais usadas.

Confira!

Como usar a metodologia ágil no gerenciamento de seus projetos

Talvez você até já tenha ouvido falar da metodologia ágil e de seu emprego no desenvolvimento de produtos e na gestão de projetos, mas você conhece sua origem?

Tudo começou há certo tempo, no início deste milênio, quando um grupo de renomados desenvolvedores de softwares, cansados dos modelos engessados e burocráticos de gestão de projetos em sua área, lançou o manifesto ágil.

Tratava-se de uma reação a um modelo de desenvolvimento de softwares que já não gerava as soluções que atendiam às necessidades do público, mas que meramente seguia rígidas regras corporativas ultrapassadas de gestão de equipes.

Entre outras diretrizes, o manifesto valorizava 4 pontos principais que viriam a revolucionar essa área, com consequências que chegaram até os dias atuais:

  1. Indivíduos e interações, mais que processos e ferramentas;
  2. Software em funcionamento, mais que documentação abrangente;
  3. Colaboração com o cliente, mais que negociação de contratos;
  4. Responder a mudanças, mais que seguir um plano.

Esse foi o só o começo de uma reviravolta na gestão de projetos tão bem-sucedida, que logo migrou do desenvolvimento de softwares para o desenvolvimento de diversos outros produtos e serviços, assim como para a gestão de equipes e de tarefas.

Uma metodologia ágil muito conhecida, o método kanban, na verdade nasceu quase meio século antes, no Japão. Mas era tão prático e intuitivo que essa metodologia logo teve vários de seus princípios adotados pelo pessoal “ágil”.

É sobre a metodologia ágil kanban que vamos falar agora.

Metodologia ágil kanban: controle visual do processo

Com o objetivo de gerenciar estoques e, logo depois, também de administrar o andamento de linhas de produção, a metodologia kanban usa cartões coloridos (muita gente emprega post-its, hoje em dia).

Uma curiosidade: kanban, em japonês, significa exatamente “cartão” ou “sinalização”.

Esses cartões são dispostos em listas verticais de tarefas, em uma sequência de colunas dispostas lado a lado em um quadro.

Esse quadro deve ficar à vista de todos, pois um dos princípios da metodologia kanban é, exatamente, o controle visual dos processos e equipes, de forma transparente.

No início, havia apenas três colunas, geralmente estas: to do (para fazer), doing (fazendo) e done (feito).

Dê uma olhada neste modelo de quadro kanban com as 3 colunas tradicionais:

metodologia ágil - imagem de post its pregados em m flip chart

Essa quado funciona da seguinte maneira:

Se sua equipe tem um monte de tarefas para fazer em um determinado projeto, você coloca todas elas (descritas detalhadamente em cartões) na coluna “para fazer”.

Cada cartão pode ter a cor de um colaborador, por exemplo, para ele saber quais são as suas tarefas. Ou as cores podem indicar outras informações, como clientes, departamentos, grau de urgência, entre tantas possibilidades. Tudo vai depender do que é importante em seu fluxo de trabalho.

Cada trabalhador vai ao quadro e pega uma tarefa da coluna “para fazer”. Ele lê o que tem sob sua responsabilidade e passa o cartão para a coluna “fazendo”.

Quando termina sua tarefa, o trabalhador passa o cartão para a coluna seguinte, “feito”, e vai buscar uma nova tarefa na primeira coluna: “to do”.

Esse é um típico kanban workflow. Mas você pode acrescentar muitas outras colunas, dependendo da complexidade dos processos de seu negócio.

Cada coluna deve descrever as etapas do passo a passo das tarefas de seu projeto que, aliás, podem ou não ser executadas pela mesma pessoa.

Por exemplo, quem trabalha com gerenciamento ágil de conteúdo para blogs, pode ter as seguintes colunas de tarefas em seu quadro kanban ágil:

  • Posts para criar
  • Briefing inicial
  • Criação do texto
  • Anexar imagem
  • Revisar o texto
  • Publicar no blog

Note que qualquer integrante da equipe e, principalmente, o gestor do processo ou projeto pode, com uma olhada rápida no quadro, saber em que fase se encontra cada tarefa, quantas ainda estão por fazer e quantas já foram concluídas.

Ficou claro para você como funciona a metodologia ágil kanban?

Então, vamos ver agora outra metodologia ágil muito usada, principalmente por empresas de tecnologia e de desenvolvimento de softwares, a metodologia ágil scrum.

Metodologia ágil scrum: sprints e iterações

Scrum é uma metodologia ágil que usa quadros inspirado no kanban. Mas esse é apenas um dos detalhes desse modo ágil de trabalho para gerenciamento de equipes de alta performance.

Na verdade, toda a maneira de gerenciar o desenrolar das atividades no scrum é bem mais complexo que no kanban, contando com uma série de agentes e de atividades pré-determinadas por um conjunto de regras rígidas e muito bem formalizadas.

Existem até certificações scrum exigidas por algumas empresas para quem quer trabalhar nessa área.

O scrum se baseia no conceito de iterações. Isto é, em  fazer pequenos avanços incrementais nos projetos, mas sempre tendo a certeza de que atendem as necessidades dos clientes finais.

Para isso, entre outras práticas, até testes de protótipos e pesquisas com usuários finais são feias.

De certa forma, os passos do scrum poderiam ser assim resumidos:

  • Estude com cuidado o que deve ser feito para atender às necessidades dos usuários finais;
  • De um pequeno passo em direção a esse objetivo e teste com os usuários;
  • Faça os ajustes necessários conforme o feedback recebido;
  • Dê mais um passo adiante rumo ao objetivo de satisfazer o usuário final e retome o ciclo.

Mas isso não é feito assim, informalmente. Existe uma série de regras rígidas a serem seguidas na metodologia scrum.

Veja alguns dos processos e dos agentes usados no scrum:

  • Sprints: são sequências de tarefas que devem ser desenvolvidas pela equipe na busca de atender às necessidades dos usuários finais. Geralmente, duram um mês, mas se o escopo dessa iteração for menor, pode ser de uma semana, por exemplo.
  • Daily scrum: são reuniões diárias (geralmente realizadas pela manhã, antes do início dos trabalhos) em que os membros da equipe reportam as dificuldades que tiverem no dia anterior e contam aos demais o que pretendem fazer naquele dia. Dessa forma, todos sabem as dificuldades enfrentadas pelos colegas, as soluções encontradas e com o que se ocuparão nesse dia.
  • Retrospectivas: ao final de cada sprint, os participantes devem avaliar o quanto conseguiram avançar nessa iteração rumo à satisfação dos usuários finais. É muito importante que identifiquem o que poderiam ter feito melhor e quais foram os aprendizados que vão poder levar para o próximo sprint, para torná-lo mais ágil e produtivo.
  • Dono do produto: o dono do produto é a pessoa responsável por garantir que a entrega de cada sprint e do projeto como um todo atenda às necessidades dos clientes. É ele quem se certifica de que os feedbacks foram compreendidos pela equipe e que os ajustes necessários foram realizados de forma satisfatória. O dono do produto é conhecido como o “guardião dos interesses dos usuários”.
  • Backlog: nada mais é do que a coluna “para fazer” do scrum. Só que ela tem uma particularidade que a diferencia do que é feito na metodologia kanban. É sempre o dono do produto que define quais atividades e tarefas serão incluídas no backlog. Isso acontece para que ele tenha certeza de que as tarefas a serem executadas visam realmente atender às necessidades dos usuários finais do produto ou serviço que está sendo desenvolvido.
  • Scrum master: esse personagem é o grande guardião da metodologia ágil scrum, de suas regras e de seus procedimentos. Ele deve se certificar de que todos os “rituais” e reuniões estão sendo seguidos corretamente e pode também atuar como um coach dos integrantes da equipe que precisam de orientações de como seguir a metodologia ágil scrum de forma correta.

Uma metodologia bem mais complexa do que o kanban, concorda? Mas cada metodologia tem lugar em diferentes tipos de projetos e modelos de negócios.

Na verdade, independentemente da metodologia ágil usada, scrum, kanbam, lean ou outra, o importante é obter resultados em seu projeto e conseguir desenvolver um produto ou serviço que atenda às necessidades dos clientes.

Você usa kanban ou scrum em sua empresa? Conte para a gente, nos comentários, o que acha dessas metodologias ágeis e qual delas é mais efetiva, no caso do seu modelo de negócio.

Guest post produzido pela equipe do HEFLO.

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