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OKR: saiba como gerir os objetivos e resultados-chave do seu projeto

OKR: saiba como gerir os objetivos e resultados-chave do seu projeto

Como aplicar a metodologia de OKRs na prática para obter resultados

Sabe aquela sensação de que você deveria estar medindo melhor os resultados do seu projeto? 

Pois bem, saiba que uma das maneiras de fazer isso é utilizando os OKRs.

O método OKR (Objective and Key Results) foi popularizado a partir de 1999 pelo Google e ficou bastante difundido com o crescimento da startup de buscas. Atualmente, o método é reconhecido pelo mercado, por também ser aplicado por diversas empresas como Twitter, Spotify, LinkedIn, entre outras.

Os OKRs são utilizados para gerir indicadores de negócio de qualquer natureza. O método pode ser aplicado em negócios digitais, agências e empreendedores individuais e, portanto, pode ser bastante útil para o seu dia a dia. 

Se você quer medir seus resultados com eficiência, confira o que preparamos para você acompanhando esse artigo até o fim!

Índice
O que são OKRs? Por que utilizar OKRs? Como definir OKRs? Como priorizar OKRs? Responsabilidades e cerimônias Como medir OKRs? É hora da prática

O que são OKRs?

OKR é um método de definição de metas que tem o intuito de orientar as ações de um projeto com foco em objetivos que visam alcançar resultados que validam se esses objetivos foram alcançados ou não. 

De modo simplificado, seguimos a seguinte fórmula para definir as metas:

OKR: saiba como gerir os objetivos e resultados-chave do seu projeto

Um exemplo…

Eu vou melhorar o engajamento dos meus alunos medido por um aumento de 60% para 90% a taxa de alunos que concluem o meu curso.

Agora que você já sabe do que se trata é importante saber por que você deve utilizar, certo?

Por que utilizar OKRs?

Segundo Marty Cagan, se ele precisasse escolher só uma causa para o fracasso da maioria dos projetos, ele colocaria a culpa no foco em concluir entregas.

“80% das iniciativas com foco em entregas
não impactam nos resultados.”

Planejar a conclusão de tarefas como metas para o seu projeto faz com que o sucesso de uma meta seja resumido a uma entrega. 

Diferente desse modo de pensar, o OKR é uma ferramenta de resultado na qual o fator de sucesso de uma meta está alinhado ao resultado alcançado e não na entrega de uma tarefa em si. 

Porém é importante analisar a maturidade do seu produto e definir se esse é o momento ideal para se orientar apenas por resultados. 

Confira o mapa abaixo que define em qual momento seu negócio deve utilizar a metodologia para guiar seus objetivos e resultados:

OKR: saiba como gerir os objetivos e resultados-chave do seu projeto

Independente do momento em que seu negócio se encontra, ao utilizar OKRs estes serão os principais benefícios que o método proporciona:

  • Os aprendizados serão colhidos em um trimestre
    Torna mais tangível e permite corrigir erros rapidamente.
  • Clareza e simplicidade na definição
    Essa é a base para gerar um alto engajamento do time.
  • Resultados são medidos semanalmente
    Isso faz com que seja possível antecipar erros.
  • Prioriza a transparência dos objetivos
    Todos do time podem ver os OKRs da empresa.
  • Reforçam a cultura data-driven
    Tomada de decisão com base em dados.
  • Mede-se o resultado ao invés do esforço
    Somente dedicação não é o suficiente para os objetivos.

Ficou convencido de que seu projeto está no momento certo para se orientar por resultados? Então vamos para o próximo passo.

Como definir OKRs?

A definição de OKRs é simples e isso facilita muito o entendimento e a praticidade das metas. Porém é preciso ter atenção a pequenos detalhes para não errar e para que o esforço aplicado gere os resultados esperados. 

O primeiro passo é entender claramente qual é a função de um objetivo e de um resultado-chave:

Objetivos

O objetivo é a declaração concisa da direção desejada pelo negócio, de forma que as pessoas possam imaginar o quão importante será alcançá-lo;

Resultados-chave

Os resultados definem as metas que terão impacto direto no alcance do objetivo, caso seja realizado com sucesso.

Exemplo:

O – Oferecer uma experiência que mantenha os alunos engajados

KR1 – Aumentar de 20% para 30% o número de alunos que chegam ao módulo 2 em menos de 7 dias.

KR2 – Aumentar de 10% para 30% o número de alunos que concluem o curso em até 3 meses.

Em resumo, o objetivo trata-se do onde queremos chegar e o resultado-chave de como iremos medir se o objetivo foi alcançado.

A imagem abaixo explica essa organização de forma visual:

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Agora que você já entendeu a estrutura do método, vamos entrar nos detalhes que fazem a diferença!

Como definir Objetivos (O)

Definindo objetivos da empresa

Os OKRs da empresa são definidos pelas lideranças e geralmente têm a duração de um ano. 

É importante ressaltar que OKRs são ótimas ferramentas de aprendizado. Bônus e performance não devem ser avaliados através do cumprimento de KRs.

Nem todos os objetivos vão atender a metas financeiras como receita e lucro exclusivamente. Por isso os objetivos devem ser tratados em paralelo ao crescimento financeiro. 

Isso permite que mais objetivos sejam estabelecidos em paralelo, sem que todos os envolvidos se sintam intimidados a não conseguir alcançá-los.

O objetivo é um guia que direciona o futuro do negócio. Com base nesse alinhamento, os objetivos de cada time devem ser definidos.

Definindo objetivos do time

Baseados nas prioridades da empresa, os líderes de cada time devem refinar os objetivos que irão contribuir para o objetivo global.

Esse alinhamento deve caminhar na mesma direção dos objetivos globais.

É nessa etapa que muitas equipes cometem erros…

Caso 1

A equipe comercial de uma empresa possui duas divisões: marketing e vendas.

A empresa define que o objetivo do time de marketing é aumentar o número de leads gerados. Enquanto para o time de vendas o objetivo é aumentar o percentual de conversão.

Impacto

O problema é que os membros dessas equipes trabalham no mesmo time – Comercial – o que vai gerar conflitos sobre o que a equipe deve focar de fato, pois uma meta pode influenciar negativamente a outra.

Por isso é essencial que os OKRs não sejam definidos nas diferentes organizações de pequenos times ou produtos, mas sim na visão de equipe como um todo.

Caso 2

Outra falha na qual muitas empresas cometem é o de delegar para os próprios times a responsabilidade de definir seus objetivos.

Impacto

Isso parece positivo em termos de autonomia, mas é um ponto prejudicial com relação ao direcionamento do negócio. É necessário que as lideranças definam os objetivos que cada time deve perseguir.

(Atenção: os objetivos, não os resultados-chave.)

Afinal, os líderes estão em uma posição privilegiada para avaliar quais objetivos geram mais valor para o negócio.

Pronto

Após ter os objetivos bem definidos, é hora de definir os KRs…

Como definir resultados-chave (KRs)

A definição dos resultados-chave deve ser baseada nos objetivos definidos para cada time. Cada equipe deve definir como vai medir se seus objetivos foram alcançados.

Para isso, o KR não pode ser difícil de mensurar durante o seu acompanhamento. 

Se for preciso acessar um banco de dados, extrair arquivos, importar e criar várias tabelas ou executar fórmulas complexas para chegar aos números é sinal de que você deve melhorar a definição do seu KR. 

Por isso a importância da simplicidade. Inclusive para que o acompanhamento seja fácil e claro para toda equipe. Falando em acompanhamento…

O acompanhamento deve ser feito semanalmente e, como falei, você deve repensar os indicadores caso suas métricas estejam complexas demais.

Uma dica para evitar frustrações da equipe é não ter um único KR para o objetivo no modo “tudo ou nada”. 

Nesse sentido, adicionar outros KRs para alimentar o aprendizado do time diante do desafio pode ser uma oportunidade de refinar o processo.

Parece fácil, não é? E de fato é, mas é importante ficar atentos aos deslizes…

Caso 1

Definir KRs baseados em entregas, não em resultados.

Exemplo: entregar a funcionalidade XYZ para todos os clientes.

Impacto

Quando definimos OKRs, é comum que ainda precisamos descobrir qual é a solução para alcançar o objetivo. É preciso pesquisa e testes, juntamente com o acompanhamento do resultado.

Pesquisar e testar significa que ainda não sabemos a resposta do problema. 

Portanto, nunca foque no que será entregue, mas sim nos objetivos de negócio.

Caso 2

KRs podem ser responsáveis pela desmotivação do time.

É comum definirmos KRs no estilo “tudo ou nada”, com metas inalcançáveis e muito ousadas.

Impacto

A motivação de um time que precisa entregar uma melhoria de 1% será bem diferente de um time que precisa buscar 40%.

Se durante o acompanhamento semanal esse cenário for percebido, é importante deixar claro para a equipe que um alcance parcial será muito comemorado. Em seguida, esses valores devem ser refinados para a próxima meta. 

Esse é o motivo pelo qual OKRs não devem ser usados como métrica de desempenho de pessoas. Caso isso aconteça, os times só aceitarão definir KRs conservadores e que têm certeza que serão atingidos.

Caso 3

Já queríamos fazer a entrega X, então podemos definir uma métrica que vai ser impactada por essa entrega e assim definimos esse indicador como uma KR.

Impacto

A primeira análise que você precisa fazer é se realmente essa entrega está de acordo com o objetivo definido. Lembre-se de que a descoberta da solução pode acontecer durante a busca pelo resultado.

Uma forma de avaliar se você está no caminho certo é pensar em soluções diferentes para alcançar o mesmo KR e então avaliar qual é a forma mais simples e eficiente.

O foco, como disse, é sempre buscar pelos resultados, então não se apegue a suas ideias e entregas! ;)

Pronto

Agora que você sabe como definir objetivos e resultados-chave, muitas metas surgirão para levar seu projeto direto para o sucesso, correto? Nesse momento, é preciso priorizar o que deve ser feito e é disso que vamos falar a seguir.

Como priorizar OKRs?

A partir do momento em que o seu projeto e a sua equipe cresce, cresce também o número de objetivos e resultados que podem ser buscados em paralelo. Porém a velha estratégia de “dividir para conquistar” sempre deve ser respeitada. 

Assim, é importante definir critérios de priorização que vão ajudar a selecionar quais KRs serão buscados pelo time primeiramente.

Abaixo você pode ver três fatores importantes no momento dessa definição:

Impacto

Qual é o impacto que será gerado no objetivo? Mesmo que a meta tenha sido atingida, o objetivo é a linha de chegada.

Apuração

Qual é o grau de simplicidade de apurar esse resultado? Quanto maior o grau de dificuldade, maiores são as chances de um indicador ser apurado de forma errada, ou de nem ser apurado.

Influência

Qual é a capacidade de criar soluções ou entregas que de fato influenciaram nesse resultado? Em alguns casos, o objetivo e os resultados podem estar bem definidos, porém o time responsável não tem influência suficiente para gerar impacto.

Importante!

Veja que esforço não é um critério de priorização, pois como mencionei anteriormente, a solução que irá trazer o resultado ainda não foi definida ou descoberta, portanto, não se consegue medir qual esforço será “gasto”.

Para que toda essas ações em função do resultado funcionem de forma sincronizada e simples você precisa definir as responsabilidades e alguns ritos, e é sobre isso que falarei agora.

Responsabilidades e cerimônias

Apesar de ser um método simples, que preza pela clareza das definições, para manter OKRs em pleno funcionamento dentro de um negócio é preciso definir de quem são as responsabilidades. Vamos lá!

Responsabilidades

Objetivos Top Down

Na definição dos objetivos, a liderança está dizendo para o time que este deve ser o seu foco para o próximo trimestre.

Resultados-chave Bottom Up

Na definição dos resultados-chave a equipe informa para a liderança que é “dessa forma” que comprovará que vai atingir os objetivos propostos.

O quadro abaixo define o papel de cada membro do time e também qual a periodicidade das definições.

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Objetivos da empresa: responsabilidade da liderança e normalmente é definida anualmente.

Objetivos do time: responsabilidade das lideranças e normalmente é definido trimestralmente.

KRs baseados nos objetivos: responsabilidade do time e devem ser definidos trimestralmente.

Negociação: responsabilidade de toda equipe e deve ocorrer trimestralmente.

Definidas as responsabilidades, vamos às cerimônias.

Cerimônias

Para um bom andamento e controle dos objetivos e resultados durante o ano é importante que algumas cerimônias sejam definidas, mantendo o alinhamento de toda equipe e do projeto.

São elas:

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Kickoff

A reunião de Kickoff acontece anualmente e é o momento onde as lideranças comunicam para toda equipe quais são os objetivos do negócio para o próximo ano. É uma reunião muito importante para deixar claro para a equipe os motivos pelos quais tais objetivos estão sendo definidos.

Alinhamento de líderes

Como os objetivos da empresa em mãos, os líderes de cada equipe estão prontos para estabelecer os objetivos do time. Essa cerimônia deve acontecer trimestralmente, antes do fim de cada trimestre, para que assim o time tenha tempo para definição e apresentação das KRs para o próximo período.

Reunião de negociação

A reunião de negociação é um encontro entre o time e as lideranças para que todos os KRs sejam apresentados. Nesse momento é aberta uma discussão que tem o intuito de validar se todos os KRs estão de acordo com os objetivos, se os números que estão sendo buscados estão de acordo com o potencial do negócio, entre outros detalhes . Após essa reunião, toda equipe deve estar de acordo e comprometida com a busca dos objetivos.

Alinhamento do time

O alinhamento do time acontece semanalmente e tem o objetivo de acompanhar o andamento de todos os KRs. Esse alinhamento é o momento de se discutir se as ações que estão sendo executadas estão surtindo efeito desejado nos resultados. A periodicidade desse alinhamento é menor que os demais, pois qualquer desvio no progresso da equipe deve ser percebido o quanto antes para que ações sejam tomadas.

Cronograma anual

Dessa forma, a imagem abaixo ilustra como seria o cronograma anual de cerimônias relacionadas ao controle de OKRs.

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Agora que você já tem um ótimo planejamento, vamos falar sobre como medir se os resultados estão sendo alcançados.

Como medir OKRs?

Na utilização de OKRs, nada fará sentido se você não acompanhar os resultados obtidos com o esforço do time. Para isso, o acompanhamento deve ser simples, porém assertivo.

Existem softwares específicos para o acompanhamento de metas que facilitam o gerenciamento, porém uma planilha simples pode atender às suas necessidades. Abaixo um exemplo de acompanhamento:

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Definir um ponto de saída e um ponto de chegada para cada KR é uma excelente forma de deixar claro os resultados. Em vários momentos trabalhamos com valores percentuais ou relativos que podem gerar confusão ou até mesmo uma sensação equivocada de que os resultados estão bons ou ruins.

Outro ponto interessante é manter um status de previsto, realizado e o percentual alcançado até o momento. Com esses indicadores você poderá acompanhar facilmente se o andamento está abaixo ou acima do esperado. Assim é possível tomar decisões de direcionamento o quanto antes para que os objetivos possam ser alcançados.

Para você que gosta de um acompanhamento visual, esse modelo também permite definir gráficos para o acompanhamento do andamento de cada KR.

OKR: Saiba como gerir os objetivos e resultados chave do seu projeto

Esses gráficos são conhecidos como Brundown e Brunup e mostram se o andamento da KR está acima ou abaixo do previsto para o momento. É uma forma simples de visualizar o planejamento e também deixar claro para equipe como estão os resultados.

O ponto final da jornada é a mensuração. Após cada ciclo, é de extrema importância revisitar o processo e verificar o que, de fato, faz sentido para você, seu projeto e sua equipe.

Agora que você já está pronto para implantar os OKRs, vamos revisitar os principais tópicos antes de partir para prática.

É hora da prática

Chegou a hora de você colocar a mão na massa. Criar uma cultura orientada a resultados exige prática e persistência. Os erros vão acontecer, pois são inevitáveis, mas em resumo, estes são os principais pontos que você deve ficar de olho:

  • Não defina KRs por semestre, ano ou sem periodicidade
    Os resultados devem ser medidos com frequência para o acompanhamento.
  • Seus objetivos não devem ser orientados por métricas
    Objetivos devem ser inspiradores e não devem ditar as métricas de seus KRs.
  • Não defina KRs como entregas e sim como resultado
    Todo KR deve ser obrigatoriamente um resultado e não uma tarefa.
  • Não perca o controle sobre o andamento
    Medir, acompanhar e comunicar é extremamente importante para o processo.
  • KRs não devem ser critérios de bônus e desempenho
    KRs são ótimos instrumentos de aprendizagem e crescimento do produto.

Mas o aprendizado vem junto, certo? E você pode ter a certeza de que aplicar de forma eficiente a metodologia de OKR é um desafio para todo empreendedor. Mas o objetivo geral desse post foi fazer você refletir que se guiar pelos resultados é sua melhor chance de saber se o seu negócio está no caminho certo.

Até a próxima!

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