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Conheça técnicas e apps para aumentar sua produtividade no trabalho

Conheça técnicas e apps para aumentar sua produtividade no trabalho

Dê adeus à procrastinação! Aumente a sua produtividade com as nossas dicas de hacks e aplicativos para aumentar o foco e se organizar melhor no dia a dia.

Você chega ao fim do dia com a sensação de que não foi capaz de terminar todas as tarefas que tinha? Às vezes perde tempo olhando o feed do Facebook enquanto as tarefas se acumulam na mesa? Talvez você precise aumentar sua produtividade no trabalho!

Mas isso nem sempre é tão fácil assim. Ainda mais com o grande número de distrações que temos ao alcance das mãos, com nossos smartphones. É mensagem no Whatsapp, uma nova selfie do “crush” no Instagram, um vídeo incrível no YouTube

Então, como aumentar a produtividade no trabalho e usar o tempo da melhor maneira possível? Como resistir a todas essas tentações?

Se você sofre com esse problema e quer aumentar seu rendimento, não deixe de ler este post. Reunimos algumas dicas e técnicas que podem ajudar você a gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, incluindo aplicativos de smartphone. Continue lendo e confira!

5 passos para aumentar a produtividade no trabalho

Pode parecer difícil resistir à tentação de parar de trabalhar para conversar com os amigos no Whatsapp ou postar uma foto da última viagem de férias. Mas é perfeitamente possível!

Basta seguir os passos que separamos abaixo:

1. Faça um planejamento diário

Não adianta. Se você quer ser uma pessoa mais produtiva e deixar a procrastinação de lado, precisa ter o hábito de planejar diariamente suas atividades.

O ideal é que você separe um tempo no dia anterior para colocar no papel (ou em uma planilha no computador) quais serão suas principais atividades do dia seguinte e o prazo de conclusão de cada uma.

Estabeleça também as prioridades, definindo quais as tarefas vão precisar de mais atenção e energia para serem cumpridas.

Você pode se planejar usando uma agenda física, adesivos do tipo post-it, planilhas de excel, um documento de texto… Não importa o meio, desde que você liste tudo o que precisa ser feito durante o dia. E, claro, cumpra tudo o que foi planejado!

2. Organize as atividades de acordo com o contexto

Sabe qual é uma das coisas que mais detona a produtividade de alguém? Fazer atividades que não têm nenhuma relação entre si. Para quem trabalha em casa como freelancer, esse é um grande desafio.

Procure organizar tarefas e projetos correlacionados juntos em um mesmo horário ou dia da semana. Sua mente estará mais focada naquele contexto específico, fazendo o trabalho fluir com muito mais facilidade.

Se você trabalha com marketing digital, por exemplo, pode ser interessante reunir, em um mesmo período, atividades similares. Como analisar palavras-chave, elaborar um pitch de pauta ou acompanhar métricas de desempenho de seu blog.

3. Mantenha o foco em uma atividade por vez

Parece que vivemos na época do multitasking. Todo mundo precisa fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo, caso contrário não está sendo produtivo. Afinal, temos na palma das mãos aparelhos capazes de fazer mil e uma coisas simultaneamente. Logo, temos que ser tão eficientes quanto os celulares.

Porém, esse é outro problema que suga a produtividade de qualquer pessoa. A verdade é que tentar focar em um milhão de coisas ao mesmo tempo não faz ninguém trabalhar mais e melhor.

Acontece justamente o contrário. Tentar focar em mais de uma coisa é bastante prejudicial, causando, entre outras coisas:

  • mais dificuldade em filtrar informações, já que o nosso cérebro acaba ignorando estímulos externos quando estamos fazendo algo, necessitando de um esforço maior para processar informações diferentes;
  • queda da produtividade graças à perda de foco ao trocar de tarefas e contextos;
  • aumento do número de erros causados pela distração e confusão mental;
  • aumento da ansiedade e queda da autoestima.

4. Fuja de distrações

O próximo passo é dar adeus a tudo que tira sua concentração. Por isso, pare e pense nos gatilhos que levam você a procrastinar.

Um grande exemplo é o celular. As notificações constantes são um convite à perda de tempo. Por isso, procure deixá-lo no modo avião ou até mesmo fisicamente distante de você durante as tarefas mais importantes.

Mas e quando o problema é o próprio ambiente de trabalho? Hoje em dia, é muito comum que empresas apostem em escritórios com conceito aberto (o famoso open space), sem divisórias e salas, com os funcionários trabalhando juntos em grandes mesas compartilhadas.

É incrível ter toda a equipe por perto, trocando energia e informações. O problema começa quando todos resolvem falar ao mesmo tempo, algo que pode atrapalhar a concentração de algumas pessoas.

Se esse é seu caso, não hesite em comunicar seus gestores e procurar um lugar mais reservado e silencioso para fazer aquela tarefa urgente e complexa. Com certeza eles vão entender.

5. Não tenha medo de ter momentos de descanso

Não adianta tentar manter a concentração no trabalho por 8 horas seguidas todos os dias. Acredite, foco infinito é humanamente impossível.

Não somos nós que estamos dizendo. É a Ciência!

O cérebro humano adora trabalhar em ciclos e o nosso foco funciona assim. De fato, nossa mente é capaz de manter a atenção por apenas 8 segundos! Isso é menos que o ciclo de atenção de um peixinho-dourado, que dura 9 segundos.

Por isso, nada mais natural que fazer algumas pausas de vez em quando. Procure descansar de 15 a 20 minutos depois de trabalhar por 60 ou 90 minutos em uma tarefa. Esse é o tempo médio que o cérebro humano consegue permanecer focado em uma só atividade.

E não se esqueça de usar esse tempo de maneira inteligente. Caminhe pelo escritório, beba água, tome um pouco de sol, veja um vídeo divertido para se distrair ou converse com algum colega. Quando voltar para o trabalho, verá como estará com mais disposição e motivação.

Chega de procrastinar: 3 hacks para aumentar a produtividade

Se o passo a passo que colocamos ali em cima não te ajudar a dar adeus às distrações, não entre em pânico!

Existem alguns métodos bastante famosos que ajudam a manter o foco e produzir mais e melhor ao longo do dia.

Separamos os três melhores hacks para você testar:

1. Técnica Pomodoro

O primeiro hack da lista é até bastante famoso e você já deve ter ouvido falar dele.

A técnica Pomodoro (não confundir com o molho) foi criada por Franceso Cirillo, um jovem que resolveu utilizar um timer em formato de tomate (pomodoro em italiano) para marcar o tempo em que ele deveria estudar sem interrupções. Depois de um determinado período, ele estava liberado para descansar.

Funciona da seguinte forma:

  1. Liste as atividades que serão executadas;
  2. Escolha aquela que será a primeira a ser feita, de acordo com a urgência;
  3. Ajuste o cronômetro para o tempo desejado, geralmente 25 minutos;
  4. Durante esse tempo, trabalhe na atividade escolhida até que alarme toque. Sempre que se distrair por um momento, tente voltar o foco para a tarefa;
  5. Quando o alarme tocar, marque um “x” em sua lista de atividades;
  6. Faça uma pausa curta, de 5 minutos, e tire esse tempo para relaxar e fazer outras atividades (vale até olhar o Facebook!);
  7. Volte de onde parou a tarefa ou inicie outra;
  8. Depois de um ciclo de quatro pomodoros, faça uma pausa maior, de 15 a 20 minutos.

O objetivo dessa técnica é eliminar, ainda que provisoriamente, todas as distrações e ajudar a manter o foco naquilo que realmente importa.

2. Matriz de Eisenhower

Você tem a sensação de que tem 1001 coisas para resolver todos os dias e simplesmente não consegue eleger quais delas são realmente prioritárias?

Se a resposta foi sim, saiba que a Matriz de Eisenhower pode te ajudar a filtrar as tarefas que merecem sua atenção imediata.

A ideia dessa ferramenta de gestão, criada pelo Dr Stephen R. Covey, é que suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: Importância e Urgência. Cada quadrante recebe valores de 1 a 4 de acordo com a prioridade.

Assim, tarefas “importantes” e “urgentes” recebem o nível 1 de prioridade e necessitam de prioridade. Do outro lado da escala, tarefas que são “não importantes” e “não urgentes” podem ser deixadas de lado. No meio, estão tarefas que podem ser feitas mais tarde ou delegadas para outras pessoas.

Veja o exemplo de uma pessoa que trabalha com conteúdo para blog:

  • Fazer (importante e urgente): planejar o calendário editorial, otimizar os conteúdos.
  • Decidir (importante e não urgente): estratégias de parcerias e divulgação nas redes sociais.
  • Delegar (não importante e urgente): escrever textos extras, organizar pastas.
  • Deletar (não importante e não urgente): acessar as redes sociais, ler emails promocionais.

3. Metodologia GTD: Getting Things Done

E a última técnica para ajudar você a ter mais produtividade é a Metodologia GTD, ou Get Things Done (fazer as coisas acontecerem, na sigla em inglês).

Desenvolvida por David Allem, essa técnica consiste nos seguintes passos:

  • Coletar e todas as tarefas que precisam ser feitas em um período;
  • Processar e classificar essas tarefas em 7 categorias:
    • Fazer imediatamente
    • Projeto
    • Compromiso;
    • Aguardando
    • Próximas Ações
    • Fazer Algum Dia
    • Deletar
  • Organizar as tarefas na ordem Próximas tarefas, Aguardando, Algum Dia e Projetos;
  • Executar as tarefas na ordem em que foram classificadas;
  • Revisar e reclassificar as tarefas, além de verificar se novas surgiram.

A tecnologia a seu favor: 3 apps para ser mais produtivo

Espera um pouco… Mas o smartphone não era um dos maiores inimigos da produtividade no trabalho?

Pois ele ainda é. Mas isso não significa que não dê para utilizá-lo de um jeito mais inteligente, aproveitando seus recursos para aumentar a eficiência na hora de executar as tarefas do dia a dia.

Existem alguns aplicativos e serviços para celular que podem ajudar você a organizar melhor suas atividades e até automatizar alguns processos.

Separamos os melhores para você baixar e experimentar. Olha só:

1. Trello

O Trello não podia ficar de fora desta lista. Afinal, é uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos mais utilizadas

Baseado na metodologia ágil, o serviço permite ao usuário interagir com membros da equipe, designar responsáveis, determinar prazos, compartilhar briefings e criar suas próprias estratégias de produtividade.

E tudo com um layout bastante intuitivo e simplificado.

2. Spark

É muito comum que uma caixa de emails desorganizada se transforme em um problema para a produtividade. Mensagens fora de ordem e sem classificação podem deixar qualquer um confuso.

Nesse sentido, o Spark, disponível para Mac e iOS, ajuda a categorizar e-mails por prioridade, agendar o envio de e-mails, responder automaticamente e sincronizar compromissos e reuniões com diversos apps de calendário.

3. Forest

O último app da lista aposta na gamificação para fazer você esquecer das notificações do celular.

O Forest funciona assim: você ajusta um período de tempo específico para focar em alguma atividade e deixa o smartphone de lado.

Durante esse tempo, você não poderá usar o aparelho. E o incentivo do app para isso é mostrar uma pequena árvore que cresce conforme você deixa de mexer no celular. Se você falhar, ela morre!

Hora de deixar as distrações de lado e focar no que importa

É muito importante manter o foco nas atividades do dia a dia e procurar sempre aumentar a produtividade. Afinal, o tempo é um recurso tão escasso, e precisamos aprender a utilizá-lo da melhor maneira possível.

O problema é que, com cada vez mais distrações nos cercando, é muito fácil deixar as atividades importantes de lado. Ou pior, achar que basta trabalhar até a exaustão para ser alguém mais produtivo.

O segredo para aumentar a produtividade está em definir prioridades, permanecer focado e separar um tempo para o lazer e descanso. E com as técnicas e aplicativos deste texto, você não terá dificuldade em alcançar esse objetivo.

E se quiser conferir outras dicas e truques para deixar sua rotina mais produtiva, confira nosso artigo com ferramentas para gerenciar tarefas com mais eficiência.

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