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Descubra o que é workshop e como organizar um evento de sucesso

Descubra o que é workshop e como organizar um evento de sucesso

A gente ensina como fazer um evento perfeito do início ao fim!

Uma das melhores opções para quem quer empreender é compartilhar seus conhecimentos com outras pessoas. Existem diversas maneiras de fazer isso, como cursos, treinamentos, palestras, oficinas e workshops.

Com um foco mais prático e de curta duração, os workshops estão conquistando o mercado profissional e são uma excelente alternativa para quem quer ganhar uma renda extra e ainda engajar o seu público.

Se esse é seu caso, mas você ainda tem dúvidas sobre como organizar e promover esse evento, continue lendo este artigo. Vamos explicar o que é workshop, suas características e o que é preciso para fazer um.

Vamos lá?

O que é um workshop?

Um workshop é um tipo de evento que reúne pessoas interessadas em aprender mais sobre um determinado assunto. Trata-se de uma espécie de treinamento para o desenvolvimento de habilidades específicas por meio de atividades práticas.

Os workshops geralmente são apresentados por um ou mais mediadores/instrutores, que ficam responsáveis por orientar os participantes e nortear as discussões, e a sua duração não costuma ser longa, já que o foco é na produtividade dos participantes.

Nesse sentido, o público participa ativamente do evento, seja em discussões sobre casos práticos ou em outras atividades.

Por fim, cada sessão de um workshop costuma apresentar uma breve exposição do tema, seguido da discussão em grupos e das atividades práticas.

Por que fazer um workshop é um bom negócio?

Agora que você já entendeu o que é um workshop, deve estar se perguntando se realmente vale a pena organizar um. Afinal, deve dar trabalho, certo?

A verdade é que produzir um evento desse tipo não é tão difícil quanto parece e, mesmo assim, as vantagens compensam qualquer desafio.

As pessoas querem se aprimorar e aprender coisas novas. Não é à toa que o mercado de cursos e especializações cresce tanto no país. Ou seja, isso representa um enorme contingente de potenciais clientes para os seus produtos e serviços.

E não é só isso. Ao fazer um workshop, você se posiciona como autoridade em um assunto. Afinal, se você conseguiu organizar um evento desses, sabe do que está falando e o público pode confiar em você.

E claro, não podemos esquecer do espaço de divulgação e prospecção de clientes em potencial que os workshops oferecem.

Imagine ensinar ao público como resolver um problema e apresentar as soluções que seu negócio oferece? Com certeza, os participantes estarão mais dispostos a fechar negócio com você agora que sabem do seu produto é capaz.

Qual a diferença entre um workshop e um curso?

Depois de ler a definição que demos acima, talvez você tenha ficado em dúvida sobre a diferença entre um curso e um  workshop. Será que são a mesma coisa?

Não exatamente…

Um curso e um workshop são duas formas diferentes de transmitir conhecimento para outras pessoas. E a diferença mais aparente está na duração de ambos os formatos.

Enquanto o workshop acontece, na maioria das vezes, em apenas um ou dois dias, um curso pode levar várias semanas ou meses para ser concluído.

Por serem mais curtos, a estrutura de um workshop é mais objetiva e focada no aprendizado prático. Em um curso, por outro lado, o tempo maior também permite abordar questões teóricas.

A estrutura de ambos também é diferente. Em um curso, os temas são divididos em diversas disciplinas, cada uma ministrada por um profissional diferente e abordando aspectos diferentes do tema do curso.

Um workshop, por outro lado, é pensado para ser mais objetivo e prático. Na maioria das vezes, um único especialista ministra o evento e os participantes são estimulados a realizarem atividades práticas.

Por exemplo, um workshop de marketing digital pode começar com uma explicação mais técnica sobre o assunto, seguido de uma discussão entre os participantes. Depois, todos são divididos em grupos e realizam alguma tarefa, na qual colocam em prática tudo o que aprenderam, e é finalizado com uma análise dos resultados alcançados.

De qualquer maneira, cursos e workshops são excelentes para transmitir conhecimento e capacitar pessoas.

Como fazer um workshop?

Depois de ler todas essas informações, você decidiu que quer produzir um workshop para compartilhar seu conhecimento com as pessoas. Mas agora vem a grande pergunta: por onde começar?

Muitos empreendedores têm vontade de criar eventos desse tipo, mas não sabem como organizá-los ou o que é preciso para ter sucesso.

Pensando nisso, fizemos um tutorial com todos os passos necessários para tirar o seu workshop do papel. Confira:

1. Escolha o tema

O primeiro passo que você deve dar ao planejar seu workshop é escolher o tema do evento. Somente depois de definir o assunto que será abordado que você será capaz de acertar os próximos detalhes.

A primeira dica é escolher um assunto que você domine. Falar sobre um tema que você não conhece tanto pode te deixar mais propenso a erros, o que prejudica sua imagem junto ao cliente. Além de poder deixar você com mais ansiedade e nervosismo em falar em público.

E mesmo que você já seja expert no tema, procure aprender mais sobre ele. Pesquise cases de sucesso na internet, converse com profissionais da área e invista em materiais de apoio, como livros, gráficos, vídeos e imagens. Assim você enriquece seu conteúdo e entrega mais valor para os participantes.

Por fim, o tema também precisa ser relevante para o seu público-alvo, despertar o interesse das pessoas e ser inovador. Tente oferecer algo de valor para as pessoas que se inscreverem no evento. Nessas horas, pensar fora da caixa ajuda.

2. Conheça o público-alvo

Se o tema do seu workshop precisa ser relevante para o público, é lógico imaginar que conhecer essa audiência é essencial durante o planejamento.

Por isso, não deixe de construir sua persona para entender quais são os problemas que o público enfrenta e como seu evento pode ajudá-los.

Além disso, conhecer o público-alvo ajuda a definir detalhes importantes como o tom de voz, estrutura do evento, tipo de material didático, atividades práticas, entre outros.

3. Defina local, data e horário

Depois de definir o tema e pesquisar sobre ele, chegou a vez de definir quando e onde o seu workshop vai acontecer.

Na hora de escolher o local, leve em consideração alguns detalhes, como o tamanho estimado de público e o tipo de estrutura física que será necessária durante o evento.

Busque um ambiente agradável e que favoreça o aprendizado e a interação com os participantes.

4.  Defina a estrutura do evento

Outro detalhe que você precisa considerar é a estrutura do seu evento e o tempo de duração que ele terá. Não existe uma regra exata nesse sentido, já que depende do segmento e da proposta do workshop.

Mas tenha em mente que, em média, o tempo de duração de um workshop é entre 6 e 8 horas, com intervalos para lanche e almoço, além de períodos de interação e networking entre os participantes.

De maneira geral, um workshop pode ser dividido em alguns momentos, como:

  • Abertura inicial, com uma breve apresentação dos mediadores;
  • Explicação do conteúdo proposto;
  • Intervalo para almoço ou coffee break;
  • Atividades práticas e espaço para interação entre os participantes;
  • Intervalo para coffee break;
  • Análise dos resultados conquistados pelos participantes e finalização do evento.

5. Reúna os materiais e equipamentos necessários

Depois de definir a estrutura do workshop, corra atrás dos equipamentos e materiais que serão necessários.

Isso inclui equipamentos eletrônicos, como caixas de som, microfones, projetores, telões e computadores, até materiais didáticos e de anotação.

Tenha tudo preparado com bastante antecedência para que você você não seja pego de surpresa. E, claro, teste todos os equipamentos para que dê tempo de substituir o que não estiver funcionando.

6. Divulgue seu workshop

Com tudo organizado, é hora de divulgar o evento. Para que tudo dê certo, comece a divulgação com, pelo menos, um mês de antecedência.

Pesquise em quais canais seu público-alvo costuma interagir mais e concentre suas ações neles. Você pode criar publicações nas redes sociais, como Facebook, Instagram ou LinkedIn, por exemplo. Ou planejar campanhas de e-mail marketing.

Na hora de criar os conteúdos de divulgação, procure passar todas as informações essenciais para os participantes, como tema, data, hora, local, quem serão os mediadores e/ou convidados, além da duração estimada.

7. Receba bem os participantes no dia do evento

O grande dia chegou! Tudo está pronto para o seu workshop e os participantes estão quase chegando.

Procure receber bem o público no evento, orientando as pessoas sobre a agenda de atividades e para onde devem se dirigir. Oriente também a equipe que ficará responsável pelo check-in dos participantes.

E não se esqueça de ficar de olho no relógio! Respeite os horários marcados para o início e fim de cada atividade. Dessa maneira, você evita erros e problemas que podem prejudicar o evento.

8. Não se esqueça do pós-evento

Não pense que o trabalho termina depois que o último participante for embora. Na verdade, ele está apenas começando.

O pós-evento é tão importante quanto o evento em si, já que é nesse momento que você precisa trabalhar para continuar engajando os participantes.

Logo após o fim do workshop, dispare um e-mail de agradecimento pela presença de todos que compareceram. Informe também em quanto tempo o certificado de participação será disponibilizado.

Caso você tenha gravado o conteúdo do workshop, também é uma ideia interessante oferecer o conteúdo para os participantes. Ou até mesmo para aquelas pessoas que não puderam comparecer.

Só não se esqueça de condicionar o acesso ao vídeo a um cadastro em uma landing page. Desse jeito, você gera alguns leads a mais para o seu negócio.

Que tal produzir um workshop online?

Viu só como organizar um workshop de qualidade não é um bicho de sete cabeças? Com bastante planejamento e seguindo à risca os passos que listamos neste artigo, você pode ter a certeza de que o seu evento dará certo.

Mas você sabia que existe outro modelo de workshop tão ou mais eficiente que um evento presencial?

Os workshops online são a nova tendência entre empreendedores digitais. E existem muitas vantagens em produzir um evento desse tipo. Além de ser muito mais fácil e barato de organizar, ainda é mais cômodo para o público, que não precisa se deslocar.

Se você quer saber mais sobre o assunto, confira nosso guia com tudo o que é necessário para criar um workshop online de sucesso.

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