Manual de procedimientos de una empresa: descubre la importancia de registrar tus procesos para crecer tu marca

VIDEO: 6 Pasos para crear un excelente manual de marca

En un contexto empresarial donde cada detalle cuenta y, la eficiencia y la organización de los procesos son cada vez más trascendentales para el éxito del negocio especialmente si busca su expansión; entonces, aprender para qué sirve un manual de procedimientos en una empresa y cómo llevarlo a cabo se transforma en un componente esencial para la comunicación en toda la organización.

Importancia de los manuales de procedimientos 

Está de más decir que un flujo de trabajo óptimo es garantía de la eficiencia en cada etapa de una empresa. Por lo que, al tener un manual que ayude a la comunicación de forma efectiva, constante y sistemáticamente entre una plantilla de trabajo además de establecer los pasos a seguir en cada proceso, es asegurar el cumplimiento de los estándares internos.

Gracias a este documento, como marca en expansión, podrás crear tu propia identidad y paradigma de trabajo que autorregule las operaciones propias y garantice que los resultados esperados, serán los resultados obtenidos.

Algunos beneficios puntuales de cumplir con los objetivos de los manuales de procedimientos, son:

• Estandarización: obtener procesos consistentes y uniformes en cada segmento del negocio, proporcionando coherencia a los consumidores.
• Efectividad: tener pasos claros y poder comunicarlos bien, la aparición de cuellos de botella y tiempos muertos se minimizan cada vez más, optimizando los recursos.
• Capacitación: un buen ejemplo del uso de un manual de procedimientos de una empresa, es cuando usamos este documento como instrumento de formación y/o onboarding para nuevos colaboradores, proporcionándoles referencias específicas y procesos a seguir.
• Cumplimiento: de la misma forma, el manual de procedimientos de una empresa es un aliado ideal en el cumplimiento normativo y regulatorio de cualquier negocio, minimizando errores o sanciones.

¿Cómo los manuales de procedimientos pueden mejorar la eficiencia operativa?

Ahora que ya conoces algunos beneficios claves de este elemento, podemos hablar con libertad de para qué sirve un manual de procedimientos de una empresa en términos de eficiencia operativa, sin importar el arquetipo de marca.

Ahorro de tiempo

Uno de los grandes objetivos de los manuales de procedimientos es la optimización del tiempo en tareas como capacitación o resolución de dudas. 

Precisamente, este documento es una herramienta para los gerentes comerciales a la hora de formar nuevos colaboradores, dándoles una ventaja en relación al tiempo necesario para entrenar a nuevos miembros.

Evita interrupciones inesperadas

Un manual de procedimientos de una empresa sirve como guía para identificar irregularidades e inconsistencias que generen fallas o interrupciones en la organización.

En ese sentido, representa una ayuda para mejorar la toma de decisiones y la prevención de obstáculos.

Mejora las operaciones

Sin lugar a dudas, es imposible optimizar lo que no se conoce. Por ello, el manual de procedimientos de una empresa actúa como rayos X para comprender a fondo cada proceso del negocio.

Optimiza la comunicación

Uno de los factores clave es que sirve para generar flujos de trabajo ideales. Esta herramienta de comunicación permite comunicar una perspectiva clara y amplia de lo que se busca con los procesos, generando una cultura laboral común y evitando las confusiones.

Documentación de procesos en la escalabilidad del negocio 

La documentación de procesos es un pilar fundamental en la estructura operativa de cualquier empresa que aspire a crecer de manera sostenible y eficiente. 

Esta documentación no solo establece estándares claros y coherentes para la realización de tareas, sino que también sirve como una guía invaluable para la capacitación de nuevos empleados.

Cuando los procesos están debidamente documentados, se facilita enormemente el proceso de integración de nuevos miembros del equipo, ya que tienen a su disposición recursos tangibles que les permiten comprender rápidamente cómo llevar a cabo sus funciones de manera efectiva y eficiente. 

¿Cómo realizar un manual de procedimientos de una empresa?

Ahora bien, con todo lo dicho anteriormente, tenemos claro que un manual de procedimientos de una empresa es clave para la coherencia y el éxito del negocio. Por ello, aquí te mostramos de forma breve cómo hacer tu propio documento:

1. Traza los objetivos de tu manual de procedimientos

Considerando que todas las empresas tienen procesos continuos y repetitivos, es clave que dentro de tu manual de procedimientos se contemplen todos tus objetivos, especialmente, respondiendo a cuáles son esos procesos que necesitan ser documentados, debido a su importancia en tiempo y forma.

2. Considera el panorama entero

Si tenemos en cuenta que el ejemplo del manual de procedimientos de una empresa más habitual es uno que comunica los objetivos de cada proceso, es esencial que se tengan en cuenta los agentes y departamentos que tienen un rol activo en la ejecución de cada proceso.

Además, se deben considerar los recursos disponibles y en qué momento del flujo de trabajo  influye ese procedimiento. Solo así, es posible analizar los pasos puntuales para estandarizar una tarea.

3. Detalla el proceso y su alcance

El siguiente paso es describir cada proceso que necesita ser documentado y cómo se relaciona con la secuencia lógica de los procedimientos de tu marca.

Aquí es importante incluir a los líderes empresariales de cada área, recibiendo sus conocimientos de la operatividad de cada segmento.

4. Incluye normas y regulaciones

Como herramienta ideal para la expansión o internacionalización de una marca, el manual de procedimientos de una empresa, sí o sí, debe estar alineado con las normativas internas y públicas establecidas.

Por ello, asegúrate de añadir cada una de estas normas y regulaciones, garantizando la calidad de tus procesos y el cumplimiento de políticas.

Por último, señala las responsabilidades y roles de cada departamento, estableciendo el alcance de cada uno de ellos, mencionando a los involucrados y sus obligaciones.

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¡Lo tienes todo para triunfar!

Considerando que ahora ya sabes para qué sirve un manual de procedimientos de una empresa y cómo producirlo, está en tus manos llevar a cabo esta iniciativa con el fin de comunicar claramente a tus colaboradores los estándares a seguir y, así, garantizar la coherencia de cara a tu público.

Ahora bien, esto corresponde a los procesos de tu negocio pero, ¿qué pasa entonces con tus características como marca? 

Recuerda: “El manual de marca es un documento que recopila las normas, reglas y la estructura de diseño y copia relacionadas con el concepto de identidad corporativa.“

Conoce cómo crear tu manual de marca, ¡aprende todo al respecto!