Método Kanban: para que serve e como colocar em prática na sua rotina?

O método Kanban é muito usado em equipes que buscam mais transparência e controle sobre as tarefas em andamento, mas também pode ser bastante útil para organizar a sua rotina.

Se você e/ou a sua equipe costumam ter que gerenciar muitas tarefas ao mesmo tempo, usar uma metodologia como essa, ajuda a visualizar melhor o que deve ser feito e a cumprir prazos.

Saiba mais sobre o Kanban e veja como aplicá-lo no seu dia a dia!

O que é o Método Kanban?

O Kanban é um método visual de gerenciamento de tarefas, feito por meio de um quadro dividido em colunas e com cartões móveis representando cada atividade.

Apesar de o seu uso estar em alta hoje, o método não é nenhuma novidade. Ele foi criado em 1940 pela Toyota, seguindo uma inspiração no sistema de gestão do fluxo de estoque usado em supermercados.

O quadro do Kanban pode ser físico ou online e, apesar de ser comum em equipes de desenvolvimento de software, pode ser aplicado em times diversos, como de vendas, marketing e até mesmo para as pessoas controlarem suas próprias demandas — profissionais e/ou pessoais.

Para que serve o método?

Por ser uma metodologia simples e visual, o Kanban é usado para gerenciar tarefas, maximizar a eficiência da equipe, reduzir o tempo de trabalho e, assim, aumentar a produtividade.

Ao usá-lo, todas as pessoas incluídas conseguem acompanhar as tarefas e saber quem está responsável por cada etapa, o que tem várias vantagens, como:

• garante um alinhamento maior entre a equipe;
• diminui o risco de atrasos;
• facilita a delegação de atividades;
• possibilita a priorização de tarefas;
• incentiva o trabalho em equipe;
• melhora a comunicação.

Caso a sua intenção não seja usá-lo em uma equipe, mas sim para fins pessoais ou para gerenciar o seu trabalho individualmente, veja algumas formas interessantes:

• planejamento de viagens;
• gestão do tempo e das demandas diárias no seu negócio;
• produção de conteúdo para redes sociais;
• gestão da carreira e das tarefas de casa, do dia a dia e da família;
• aprendizado de um novo idioma ou habilidade;
• organização de leituras e estudos.

Como começar a utilizá-lo?

Primeiro, você deve decidir se usará o método Kanban online ou fisicamente. 

Nos dois formatos, geralmente a estrutura é a mesma: seis colunas, uma para cada parte do processo, preenchidas com cartões coloridos para facilitar a visualização e divisão das tarefas.

Se você é uma pessoa fã de organização pessoal e adora tudo o que envolve papelaria, organizar as suas tarefas em um quadro físico pode ser uma ótima ideia. 

Já se você é uma pessoa mais digital e que adora contar com o apoio da tecnologia, vale a pena usar uma das ferramentas virtuais de gerenciamento de projetos. No próximo tópico vamos apresentar algumas opções, ok?

No entanto, o que menos importa aqui é o local em que o Kanban será aplicado. Use a ferramenta que preferir, afinal, o objetivo é facilitar a sua rotina, e não gerar mais trabalho.

Conheça as principais colunas do método!

Backlog

A primeira coluna é a backlog, onde todas as tarefas são registradas em cartões (no modelo físico, estes cartões costumam ser post-its).

Aqui, você pode colocar não só as tarefas que já pretende iniciar, mas também aquelas que ainda estão sendo estudadas e aprimoradas.

Elaboração

Na elaboração, os cartões devem conter mais informações sobre a tarefa, pois esse é o último passo antes de a tarefa ser iniciada.

Este é o momento de se aprofundar no que precisa ser feito para, ao passar para a próxima etapa, ter clareza sobre as atividades, as pessoas responsáveis por cada uma delas e as datas de entrega. 

A Fazer

Ao passar o cartão para essa coluna, a tarefa está pronta para ser iniciada! 

Nesta etapa, é necessário designar a pessoa responsável pela execução e estabelecer os prazos.

Em andamento

Os cartões devem ser movidos para a coluna “Em andamento” quando a tarefa começar a ser executada. 

Com essa coluna devidamente preenchida, todas as pessoas da equipe podem acompanhar o desenvolvimento, conversar sobre a tarefa e trocar ideias sobre o projeto em andamento.

A ser revisado

As tarefas feitas devem ser movidas para esta coluna, onde ficam disponíveis para a revisão. Essa etapa pode não ser necessária, principalmente se você for a única pessoa a acompanhar o projeto.

No entanto, é importante usá-la sempre que alguém precisar conferir o que foi feito antes de completar o ciclo e finalizar a tarefa.

Finalizado

Esse é o tão esperado momento final do método Kanban!

As tarefas já realizadas e revisadas devem ser adicionadas à última coluna, nomeada geralmente como “Finalizado” ou “Feito”, para que todas as partes envolvidas saibam que elas foram concluídas.

Como começar a praticar o Método Kanban

Você pode incluir o método Kanban na rotina usando um quadro, post-its e uma caneta. Desenhe as colunas, escreva os títulos e use os papéis adesivos para delimitar cada tarefa. Depois, é só movimentar os papéis conforme o avanço da tarefa.

Lembre-se de usar papéis de diferentes cores para cada tipo de tarefa, assim você facilita a visualização e consegue acompanhar melhor o andamento das atividades.

Caso prefira gerenciar as suas tarefas online, existem várias ferramentas que podem ser usadas com o método Kanban, como:

• Asana;
• Trello;
• Monday.com;
• Jira;
• Evernote.

Cada uma dessas plataformas tem as suas especificidades, como recursos adicionais, possibilidades de personalização, aplicativo disponível para celulares, planos pagos com mais funcionalidades, entre outras. 

No entanto, o que importa é que, em todas, o método Kanban pode ser usado para você (ou a sua equipe de trabalho) gerenciar projetos e ter uma rotina mais organizada e produtiva.

Como continuar investindo na sua carreira

Usar o método Kanban ou outra forma de gerenciamento de projetos na vida pessoal é uma ótima forma de manter a rotina organizada. Contudo, aplicá-lo no âmbito profissional pode ser ainda melhor!

Assim você terá mais organização, produtividade e até mesmo motivação para trabalhar. Em um mercado tão competitivo, a busca por ferramentas e metodologias que otimizem o trabalho deve ser constante, assim como a capacitação profissional.

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